DEJAR DE COMUNICAR NO ES UNA OPCIÓN.  Escoge lo que quieras: presencial (extremando precauciones y medidas de seguridad), virtual o híbrido, y ten en cuenta algunas consideraciones generales y nuestros deberes como agencias

• Imponer la necesidad imperiosa de añadir valor, aportar y cuidar más que nunca el diseño de experiencias en vivo para poner en valor el formato presencial, con especial hincapié en emocionar, cambiar comportamientos, motivar, crear experiencia de marca, escuchar y conectar personas, ETC. ¿Cómo conseguir estos objetivos vía pantalla? Definitivamente, el evento virtual no tiene el ADN de un evento presencial.
• Estar actualizado sobre la normativa vigente e informar al cliente sobre cómo organizar eventos presenciales, con prudencia, sentido común y de manera responsable de acuerdo a los protocolos higiénico-sanitarios. Desde distancia social, mascarilla, cero aglomeraciones o gel hidroalcohólico hasta túnel de desinfección, ozono o safewatches; sin olvidar otras soluciones como contar con personal encargado de vigilar que se cumplen las normas, alquilar espacios más grandes, garantizar sistemas de ventilación e intercambio de aire regular, dividir el evento en dos días, optar por eventos más pequeños u organizar eventos multisede.
• Mostrar y explicar un Plan de Contingencia con medidas concretas para reducir los riesgos de contagio.
• Explicar a los clientes las grandes posibilidades del formato híbrido, aunando las virtudes del evento virtual y presencial. Recuerda que la organización de un pequeño evento en vivo publicado online no es un evento híbrido.

De la noche a la mañana se ha acelerado e impuesto una transformación digital en todos los ámbitos. ¿Consideraremos lo digital (que se acelera y viene para quedarse) como un complemento o como un sustituto? En definitiva, ¿por qué discutir si nos quedamos con un formato virtual o uno presencial? ¡Qué mejor que una combinación de ambos! Los profesionales de la industria de los eventos auguran que los eventos híbridos serán la elección preferida de cara al futuro. La mezcla de ambos formatos supondrá una profesionalización de la industria que nos atreveríamos a decir, sin precedentes. 

«En los momentos de crisis, sólo la imaginación es más importante que el conocimiento». – Albert Einstein

P.D.: Para reflexionar: «¿qué acciones deberían apostar por el formato presencial y cuáles por el  digital?»¿Es Zoom (y similares, claro) un reemplazo excelente de eventos presenciales? Algunos gurús lo tienen claro y  responden que SÍ, pero solo de «eventos malos» y mediocres:

No al gluten, ojo con la lactosa, ni una sola traza de frutos secos, ¡los huevos! Y por qué no vegano; mejor vegetariano, venga no, flexiteriano… Esta temporada sigo la dieta pescetariana, aunque como pollo pero, por favor, no carne roja, aunque el jamón serrano mmm… Pero estoy embarazada… ¡Ah! Y el  pescado solo azul ¡y congelado! Yo solo productos exclusivamente ecológicos, hoy dieta blanda, mañana detox, mejor pensado, sólo proteína.

Amigos, las necesidades médicas, las tendencias saludables, las decisiones personales y las costumbres culturales  revolucionan los eventos. A lo largo de los últimos años, los profesionales de la industria de los eventos hemos normalizado y nos hemos involucrado activamente con la creciente cantidad de asistentes con necesidades y requerimientos dietéticos que además no se saltan el cuidado durante la asistencia a eventos. Tanto es así que incluso la propia IACC (International Association of Conference Centres – Asociación Internacional de Centros de Convenciones) ha creado una guía informativa incluyendo consejos prácticos para facilitar la labor los Event Planners. Puedes consultarla aquí: “Guide to Managing Conference Delegate Dietary Requirements”.

LA NORMATIVA

Reto del sector hostelero: aplicación de la  normativa. Existe obviamente una generalizada preocupación por garantizar la seguridad y la confianza del consumidor. La incorporación de la normativa  aumenta considerablemente la competitividad  y contribuye además  a afianzar esa deseada confianza.

Por tanto, es de vital importancia que todo profesional relacionado con la restauración sea conocedor de la legislación e implemente paulatinamente los cambios con naturalidad a su trabajo diario. Información, formación del personal, definición de procesos y por supuesto mucha comunicación.

Desde el 13 de Diciembre del año 2014, el sector alimentario está obligado según (UE) 1169/2011 del Parlamento Europeo y del Consejo de Octubre de 2011 , a informar a todo consumidor de la presencia de elementos alérgenos que pueda contener todo aquello que esté destinado al consumo. El reglamento  incluye  alimentos no envasados, vendidos a granel y a distancia, entregados por colectividades: bares, restaurantes, caterings, hospitales, comedores públicos o máquinas expendedoras.

Hoteles, restaurantes y servicios de catering en eventos tienen el deber de informar sobre los alimentos que ofrecen y que pueden provocar alergias o intolerancias (concretamente, una lista de 14 alérgenos) por escrito y además proactivamente, aunque el consumidor no lo solicite.

«Las alergias a los alimentos afectan a entre un 1 y 3% de la población general.»

Fuente: Sociedad Española de Alergología e Inmunología Clínica (SEAIC).

https://www.instagram.com/p/BxPCEonhMdE/?utm_source=ig_web_copy_link

LO QUE MÁS SE CUECE…

• Alergia a los frutos secos.
• Celiaquía o intolerancia permanente al gluten.
• Paleo, plan alimentario creado sobre la base de la alimentación humana prehistórica.
• Kosher, todos aquellos alimentos que responden a la normativa de la ley judía.
• Halal, acciones y comidasque son permitidas por la religión musulmana. Lo contrario a halal es haram, que significa ilegal, prohibido y dañino.
• Vegetarianismo o vegetarismo, ​  evita el consumo de alimentos de origen animal.
• Dietacetogénica, basada en un alto contenido de grasas , muy baja en carbohidratos.
• Lacto-Vegetariano, vegetariano que permite productos derivados de la leche, especialmente popular en seguidores de religiones como  hinduistas y budistas.
• Ovo-vegetariano, no comen carne ni lácteos, pero comen huevos.
• Lacto-ovo-vegetarianismo, aunque vegetariano, se diferencia del vegetarianismo estricto por incluir en la dieta huevos y productos lácteos
• Pescetariano, que incorpora pescados y mariscos a diferencia de la dieta vegetariana, pero evitan alimentos provenientes de cualquier otro animal.
• Vegano no comen ningún producto de carne, leche, queso, huevos, o miel.
• Crudiveganismo, dieta basada en alimentos crudos de origen vegetal. Excluye productos de origen animal y alimentos que necesiten ser sometidos a cocción previo consumo.
• Frugivorismo, o también llamado frutarianismo, que consumen únicamente  partes de plantas recolectadas sin dañarlas. Incluye frutas, frutos secos y semillas.
• Otras situaciones habituales:
  • Embarazos. No jamón, no alcohol, no pescado crudo.
  • Alcohol. No todos beben alcohol, ya sea por amor, devoción o religión.

Y tres consideraciones súper importantes:

1. Asegúrate de que tu proveedor de catering en eventos es flexible y conocedor de la normativa.
2. Ahórrate comentarios sobre las preferencias, gustos y costumbres dietéticas de los que te rodean.
3. El tema es complejo; a la hora de organizar el deseado catering en eventos, antepón preguntar dos veces a asumir.

Es indudable que con la comida se conquista, pero qué difícil resulta agradar a todos los asistentes cuando se organizan eventos más o menos multitudinarios. Lo que sí afirmamos con rotundidad es que la información es un básico, cuanto más conozcas las preferencias de los asistentes más fácil será preparar, prevenir y curar. Y por supuesto, no olvidemos lo más más importante de todo, el RESPETO, siempre RESPETO. ¡Y que aproveche! 

«Un cocinero se convierte en artista cuando tiene cosas que decir a través de sus plato, como un pintor en un cuadro.» -Joan Miró.

«La cocina es un lenguaje mediante el cual se puede expresar armonía, felicidad, belleza, poesía, complejidad, magia, humor, provocación, cultura.» -Ferran Adrià.

ATTENTIVE Comunicación y Eventos

P.D. Ya que has llegado hasta aquí, te recomendamos que leas estos artículos relacionados: 

«How Do You Handle Special-Meal Requests?» Fuente: Event Manager Blog

«How to Plan for Attendees with Special Diets.» Fuente: PCMA

¿Impactos medibles del evento? Los datos que se obtienen en un evento jamás pasarán desapercibidos ante cualquier organizador que se precie. El análisis de datos es cada vez más importante; quizás a día de hoy es uno de los valores añadidos más apreciados del evento, ¿O acaso no es todo un must conocer el impacto de la marca en nuestro público gracias a una acción de comunicación en vivo?

En este post queremos hacer hincapié en la importancia de definir y medir los KPIs, los cuales deberán establecerse con suficiente antelación al evento y nos servirán para determinar si se han conseguido los objetivos de este.

Nuestros queridos KPI (Key Performance Indicators), siglas en inglés de “Indicador clave de rendimiento”, son indicadores o medidores que sirven para conocer el grado de éxito de la estrategia en eventos. Son por tanto un aspecto clave para evaluar los resultados obtenidos de la comunicación en vivo. Porque amigos… El proceso de medición (ROI, ROE…) debe comenzar tan pronto como la propia planificación.

¿KPI? Un poco de teoría nunca viene mal. Recuerda sus características SMART (en inglés inteligente):

1.  Specific-Específico. Que sea concreto y conciso. No a KPI amplios.
2.  Measurable-Medible. Que sea cuantificable (cifras, porcentajes, etc.) para ser susceptible de comparar con otros datos y en el tiempo.
3.  Achievable-Alcanzable. Que sea realista y creíble, posible de lograr. No a KPIs extremadamente ambiciosos.
4.  Relevant-Relevante. Que sea importante para la consecución del objetivo y estrategia del evento, si no, ¿qué sentido tiene consideralo?
5.  Timely– Oportuno, medible en el tiempo. Que esté acotado en el tiempo, susceptible de comparativas para ver la evolución.

¿KPI? Mejor contemplemos unos ejemplos de carácter más práctico.

Ruido social. Es vital medir el impactos en redes sociales, el nivel de participación y el engagement conseguido, considerando el número de “me gusta”,  de compartidos, de visualizaciones, de menciones, de nuevos seguidores, etc. Podrás comprobar así aspectos tales como qué ponentes resultaron más interesantes, qué tan impresionante fue la escenografía o la presentación del catering y hasta en cierto modo el grado de interés del público en general.

Y ruido en prensa. Aparecer en prensa es un claro indicador del éxito del evento siempre y cuando uno de los objetivos del evento sea generar confianza y aumentar el conocimiento de la marca. ¿Han aumentado las búsquedas de la marca en Google? La cobertura y nivel de compromiso de los medios de comunicación es pues un excelente indicador de éxito del encuentro.

Money, money! Analicemos siempre la relación coste- ingreso. Esta comparativa nos ayudará a comprobar las ganancias (o “pérdidas”) que el evento ha generado y seguir trabajando sobre cómo continuar mejorando la relación en eventos futuros. Este  KPI  resulta de indudable interés para otras partes interesadas, como patrocinadores e inversores. También comparar es útil comparar el presupuesto estimado con el real, determinando si hubo sobrecostes o no se invirtió lo suficiente en determinados aspectos (catering, señalización, seguridad, etc.).

Leads! Analicemos el número de leads cualificados, número de clientes adquiridos y su coste de adquisición. Cada empresa tiene su manera de determinar cuando un cliente es potencial en base a unos criterios definidos internamente para medir este KPI. Los considerados adquiridos deben ser escrupulosamente conseguidos como resultado del evento. Es necesario también definir otro KPI clave: coste de adquisición de clientes, basado en el tiempo y dinero invertidos para culminar con una venta.

¡Ventas! La estimulación y el volumen de las ventas como resultado de un evento no es especialmente fácil de medir. El quid de la cuestión es determinar si el negocio es generado como consecuencia de un evento concreto o se generó como consecuencia de otra acción de Marketing. ¿La venta es consecuencia del evento corporativo? ¿Provienen la mayoría de las ventas de clientes compraron tras asistir al evento? Medir el número de ventas durante el mismísimo evento e incluso en las semanas posteriores puede ser una solución (ofrece código promocional a los asistentes en el evento). Si coincidiendo con el evento el ritmo de ventas presenta una subida, pues algo se habrá hecho bien. La idea es utilizar siempre el mismo criterio para así poder comparar entre eventos en el tiempo.

En definitiva, nuestro objetivo como organizadores es demostrar el valor de los eventos. Definir y medir el éxito de un evento es un proceso específico y personalizado y como podéis comprobar, son numerosos los aspectos susceptibles de medición. La correcta elección dependerá no obstante de la naturaleza del acto, es decir, definir qué métricas son más relevantes para un evento depende básicamente de la naturaleza y objetivos de ese congreso, convención, reunión, incentivo, etc. que tengamos entre manos. 

Recuerda que este proceso no consiste únicamente en recoger datos masivamente y guardarlos en un cajón de sastre, sino de analizarlos, estudiarlos y profundizar hasta el punto en que entendamos en mayor medida qué se esconde detrás de la retorcida mente de los asistentes, sus preferencias, sus opiniones, sus gustos, etc. Así obtendremos conclusiones, haremos previsiones con fundamento y en definitiva adaptaremos la comunicación en vivo de acuerdo a esa útil, confiable y oportuna información. El seguimiento, análisis y medición ayudarán a definir una estrategia más eficiente de cara a próximos eventos. ¡Qué importante entonces definir los KPI!

«El conocimiento habla pero la sabiduría escucha.» – Jimi Hendrix.

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P.D. Os recomendamos igualmente echar un vistazo a este artículo “Tu checklist: unos ejemplos de lo que se puede medir“ de Eventoplus, o este “10 Metrics savvy Event Planners should track to maximize Event success” de Bizzabo. Y si tienes tiempo, no dejes de echar un vistazo a este vídeo: 

¿Qué sería de la industria de los eventos si no existiesen hoteles? Si te dedicas a la organización de eventos profesional, es muy probable que te interese el siguiente post que desde Attentive hemos preparado para ti. Cualquier organizador que se precie debe estar al tanto de lo que se cuece en el dinámico sector hotelero… Precios, rankings, curiosidades, tendencias… ¡No te pierdas los siguientes datos sobre hoteles!

• La inversión hotelera en España bate récord en 2018 con 4.810 millones. Es el mejor registro hasta la fecha, un 23,1% más que en 2017; se compraron 273 hoteles (36.189 habitaciones). A nivel mundial, la cifra de inversión hotelera asciende a 59.300 M €. Fuente: Colliers International Spain.
• El precio medio por noche en los hoteles españoles se mantuvo en 2018 en 99 €, la misma cifra registrada un año antes. Bilbao y Granada fueron las ciudades que experimentaron los mayores crecimientos. El precio medio más alto corresponde a Barcelona, con 120 € (descendió en 10 € respecto a 2017), después Madrid, con un precio medio de 109 € (1,8% más que en 2017). Le sigue Bilbao, con 99 € (aumentó más del 12%). Alicante muestra una caída del 13,6%. Fuente: Hotel Price Radar, por HRS.

• Respecto a precios a nivel Europa, destacan las fluctuaciones de destinos como Barcelona, que se registró la mayor caída en los precios y Moscú, que experimentó la mayor subida anual (9,5% más, debido al Mundial de Fútbol). Zúrich es la ciudad europea más cara (177 € por noche); le siguen Londres (176 €) y Copenhague (160 €). El hotel más caro del mundo es el President Wilson, en Ginebra. Fuente: Hotel Price Radar, por HRS.
• Precios más allá. Nueva York, con un promedio de 249 € (+0,4%), mantiene el liderazgo de pernoctaciones de hotel más caras; Washington permanece en el segundo lugar de esta clasificación. En Pekín los precios de los hoteles aumentan un 23,5%, a 100 € de media. La ciudad con precios más bajos sigue siendo Kuala Lumpur con 56 €  (aumentó 9,8%). Fuente: Hotel Price Radar, por HRS.
• Respecto a precios de hoteles previstos para el invierno 2019 en las capitales europeas, Berlín será la que ofrezca precios más económicos y Londres la más cara . (Precio medio por noche:  1º) Berlín: 112 €, 2º) Lisboa: 118 €, 3º) Roma: 124 €, 4º) Madrid: 140 €, 5º) Barcelona:146 €, 6º) Amsterdam: 185 €, 7º) París: 189 €, 8º) Londres: 209 €.) Fuente: Trabber.es.

Infografía: «Todos los hoteles de Europa (por países y estrellas) en una infografía».

Para que os hagáis una idea de su dimensión, Marriott opera más habitaciones que las existentes en España. Según datos del INE, el número máximo de habitaciones de hotel disponibles en España en julio de 2018 fue de 816.147 habitaciones – 16.966 hoteles. La cadena hotelera española líder -Meliá Hotels International- (con 390 hoteles) gestiona casi 100.000 habitaciones en todo el mundo; Marriott 1,3 millones. Y es que solo en 2018 incorporó 816 alojamientos con 125.000 habitaciones y abrió casi 500 hoteles con más de 80.000 habitaciones.

Le siguen, pero a gran distancia, Hilton Worldwide (895.000 habitaciones, 5.500 hoteles), InterContinental Hotels Group (IHG) (826.000 habitaciones, 5.500 hoteles) y Wyndham Hotels Group (798.000, 9.000 hoteles). Según datos de la consultora STR, Marriott en el segmento de lujo (The Ritz-Carlton, St. Regis, JW Marriott o Edition) es más grande que la combinación de los tres competidores que le siguen en el ranking; solo en 2018 incoporó 29 hoteles de lujo con 6.200 habitaciones. 

Según Anthony Capuano, Global Chief Development Officer enMarriott International, “Con la mayor cartera de hoteles del mundo, una creciente base de clientes fieles de 120 millones de miembros y una convincente propuesta de valor para nuestros socios, Marriott está posicionada para impulsar su expansión aún más en 2019”.

En Fitur 2019, gracias al Instituto Tecnológico Hotelero (ITH), vimos cómo será el hotel del futuro: camas con sensores, hologramas incorporados, mostradores de auto check-in, espejos con reconocimiento biométrico, cerraduras activadas con pulseras RFID, bicicletas eléctricas, pantallas LED traslúcidas…

La e-commerce china Alibaba ha diseñado y presentado su propio hotel futurista sin personal, solo robots:  FlyZoo,  en Hangzhou. Según la compañía, es 1,5 veces más eficiente que el resto gracias a su mejorado sistema de gestión hotelera.

No obstante, según una encuesta de YouGov, de momento los viajeros españoles rechazan ser atendidos por robots y chatbots; aunque ven con buenos ojos otras tecnologías se muestran reacios a las máquinas inteligentes

Indudablemente, el viajero del nuevo milenio está enganchado a la tecnología. Son también clientes muy activos en redes sociales, lo que  consecuentemente facilita una gran cantidad de datos sobre hábitos que guían a las empresas en el diseño de experiencias y personalización.

• ¿Conoces las cadenas españolas más Top? La oferta de Meliá en España (33.600 habitaciones, gana 140 M € en 2018, un 13% más) dobla la de NH (16.600 habitaciones, triplica beneficios en 2018, 118 M €). En el ranking global destaca el crecimiento de AC Hotels by Marriott (43 nuevos hoteles nuevos, 7.000 habitaciones más) así como Barceló Hotel Group con su nueva estructura de marcas (18 nuevos hoteles, 4.000 habitaciones) e Iberostar Hotels & Resorts (con 100 establecimientos tras incorporar 17, 3.000 habitaciones).

¿Sabías que España es el país de Europa con mayor número de marcas hoteleras (240) por delante de Italia (204) y Alemania (180)?  Fuente: Horwath HTL , 2018.

Fuente: Top 10 del Ranking HOSTELTUR de cadenas hoteleras 2018

“Póngame una habitación más grande.” – Groucho Marx.

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P.D. Quizás te interese «Star struck: half of the world’s star rated hotels located in Europe.»

Gracias por llegar hasta el final del post. A continuación puedes ver diferentes hoteles chulos en los que hemos llevado a cabo eventos: 

De vez en cuando, como bien sabéis, solemos indagar distintas fuentes fidedignas para mostraros un resumen de los básicos de la industria de los eventos, las tendencias, los cambios y otros datos que nunca está de más repasar y conocer. Y es que entendemos perfectamente que de entre nuestras numerosas tareas diarias en ocasiones obviemos la de indagar qué se cuece a nuestro alrededor en esta vasta industria.

En general, seremos testigos de una industria que crece de forma estable mientras aumenta la inversión en eventos corporativos. Ojo porque debemos poner  mayor énfasis aún en la experiencia del asistente y la personalización, sin olvidarnos de seguir al tanto de la continua irrupción de tecnologías. Las políticas de Compliance, tras la introducción de la normativa europea GDPR de protección de datos, también dará más quebraderos de cabeza.

Lo mejor. Se prevé una recuperación de la industria a nivel global, con el incremento de los presupuestos destinados a encuentros y del número de asistentes. El turismo MICE crecerá, y lo hará entre un 5% y 10% en Europa, Oriente Próximo y África (EMEA).

Sabías que… Casi la mitad  de eventos fuera de España tienen menos de 50 participantes; 98% en el caso de viajes de incentivo. España y Alemania experimentarán un mayor crecimiento en el número de eventos corporativos en 2019, 3,5% y 4% respectivamente,

(*) Efecto Brexit: expertos auguran que el panorama puede cambiar radicalmente una vez se consume la salida británica de la Unión Europea.  El control fronterizo en el Reino Unido preocupa: medidas más estrictas desembocan en colas y esperas en los aeropuertos. París podría hacerse con negocios del Reino Unido.

¡Oh no, GDPR! Las políticas de Compliance adquieren mayor relevancia por la introducción de la normativa europea GDPR de protección de datos. Se acelera la adopción de una política formal para la gestión de eventos. El impacto de la normativa de protección de datos y de tecnologías emergentes (realidad virtual, AI, reconocimiento facial) aporta más y más datos de personas, por lo que las políticas de Compliance y privacidad se endurecen y adquieren también una importancia creciente.

Esta no es una lista cerrada; hay más tendencias y aspectos a considerar. Si has indagado un poco, ¡comparte tus opiniones, información y percepciones con nosotros!

Fuentes:

• 2019 Global Meetings and Events Forecast. American Express Global Business Travel’s Meetings & Events. 
• The Pulse Report: 2019 Event Industry Trends. Eventbrite.
• 2019 Meetings & Events Future Trends. CWT Meetings & Events.
• Panorama de la Industria MICE Hispanohablante 2018. Punto Mice.

 “No sabemos lo que nos pasa, y eso es precisamente lo que nos pasa, no saber lo que nos pasa.” – José Ortega y Gasset. 

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Datos de interés relativos al impacto directo de los eventos empresariales a nivel global:

• Número de participantes: más de 1.500  millones de participantes en más de 180 países.
• Gasto directo: los eventos generaron 1,07 billones de $ de gasto directo representado en los gastos de la planificación y producción, viajes relaciones con el turismo de negocio, y otros gastos directos, como el gasto de los expositores.
• PIB: 621,4 mil millones $ de PIB directo.
• Empleo: 10,3 millones de empleos directos a nivel mundial.
• Gasto medio por participante: 704 $ por evento.
• Gasto en los 50 principales países: 1.03 billones de $ de gastos en eventos empresariales (96% del total mundial).
• Impacto indirecto de los eventos empresariales globales: 2.5 trillones de dólares en ventas (producción), 26 millones de empleos, 1,5 millones de $ de PIB (producto interior bruto mundial).
• Por lo tanto, los 1,5 billones de dólares del PIB total clasificarían al sector como la 14ª economía más grande del mundo (más que economías de países como Australia, España o México).

Fuente: “Global Economic Significance of Business Events”. Events Industry Council. Noviembre, 2018.