¿Qué sería de la industria de los eventos si no existiesen hoteles? Si te dedicas a la organización de eventos profesional, es muy probable que te interese el siguiente post que desde Attentive hemos preparado para ti. Cualquier organizador que se precie debe estar al tanto de lo que se cuece en el dinámico sector hotelero… Precios, rankings, curiosidades, tendencias… ¡No te pierdas los siguientes datos sobre hoteles!

• La inversión hotelera en España bate récord en 2018 con 4.810 millones. Es el mejor registro hasta la fecha, un 23,1% más que en 2017; se compraron 273 hoteles (36.189 habitaciones). A nivel mundial, la cifra de inversión hotelera asciende a 59.300 M €. Fuente: Colliers International Spain.
• El precio medio por noche en los hoteles españoles se mantuvo en 2018 en 99 €, la misma cifra registrada un año antes. Bilbao y Granada fueron las ciudades que experimentaron los mayores crecimientos. El precio medio más alto corresponde a Barcelona, con 120 € (descendió en 10 € respecto a 2017), después Madrid, con un precio medio de 109 € (1,8% más que en 2017). Le sigue Bilbao, con 99 € (aumentó más del 12%). Alicante muestra una caída del 13,6%. Fuente: Hotel Price Radar, por HRS.

• Respecto a precios a nivel Europa, destacan las fluctuaciones de destinos como Barcelona, que se registró la mayor caída en los precios y Moscú, que experimentó la mayor subida anual (9,5% más, debido al Mundial de Fútbol). Zúrich es la ciudad europea más cara (177 € por noche); le siguen Londres (176 €) y Copenhague (160 €). El hotel más caro del mundo es el President Wilson, en Ginebra. Fuente: Hotel Price Radar, por HRS.
• Precios más allá. Nueva York, con un promedio de 249 € (+0,4%), mantiene el liderazgo de pernoctaciones de hotel más caras; Washington permanece en el segundo lugar de esta clasificación. En Pekín los precios de los hoteles aumentan un 23,5%, a 100 € de media. La ciudad con precios más bajos sigue siendo Kuala Lumpur con 56 €  (aumentó 9,8%). Fuente: Hotel Price Radar, por HRS.
• Respecto a precios de hoteles previstos para el invierno 2019 en las capitales europeas, Berlín será la que ofrezca precios más económicos y Londres la más cara . (Precio medio por noche:  1º) Berlín: 112 €, 2º) Lisboa: 118 €, 3º) Roma: 124 €, 4º) Madrid: 140 €, 5º) Barcelona:146 €, 6º) Amsterdam: 185 €, 7º) París: 189 €, 8º) Londres: 209 €.) Fuente: Trabber.es.

Infografía: «Todos los hoteles de Europa (por países y estrellas) en una infografía».

Para que os hagáis una idea de su dimensión, Marriott opera más habitaciones que las existentes en España. Según datos del INE, el número máximo de habitaciones de hotel disponibles en España en julio de 2018 fue de 816.147 habitaciones – 16.966 hoteles. La cadena hotelera española líder -Meliá Hotels International- (con 390 hoteles) gestiona casi 100.000 habitaciones en todo el mundo; Marriott 1,3 millones. Y es que solo en 2018 incorporó 816 alojamientos con 125.000 habitaciones y abrió casi 500 hoteles con más de 80.000 habitaciones.

Le siguen, pero a gran distancia, Hilton Worldwide (895.000 habitaciones, 5.500 hoteles), InterContinental Hotels Group (IHG) (826.000 habitaciones, 5.500 hoteles) y Wyndham Hotels Group (798.000, 9.000 hoteles). Según datos de la consultora STR, Marriott en el segmento de lujo (The Ritz-Carlton, St. Regis, JW Marriott o Edition) es más grande que la combinación de los tres competidores que le siguen en el ranking; solo en 2018 incoporó 29 hoteles de lujo con 6.200 habitaciones. 

Según Anthony Capuano, Global Chief Development Officer enMarriott International, “Con la mayor cartera de hoteles del mundo, una creciente base de clientes fieles de 120 millones de miembros y una convincente propuesta de valor para nuestros socios, Marriott está posicionada para impulsar su expansión aún más en 2019”.

En Fitur 2019, gracias al Instituto Tecnológico Hotelero (ITH), vimos cómo será el hotel del futuro: camas con sensores, hologramas incorporados, mostradores de auto check-in, espejos con reconocimiento biométrico, cerraduras activadas con pulseras RFID, bicicletas eléctricas, pantallas LED traslúcidas…

La e-commerce china Alibaba ha diseñado y presentado su propio hotel futurista sin personal, solo robots:  FlyZoo,  en Hangzhou. Según la compañía, es 1,5 veces más eficiente que el resto gracias a su mejorado sistema de gestión hotelera.

No obstante, según una encuesta de YouGov, de momento los viajeros españoles rechazan ser atendidos por robots y chatbots; aunque ven con buenos ojos otras tecnologías se muestran reacios a las máquinas inteligentes

Indudablemente, el viajero del nuevo milenio está enganchado a la tecnología. Son también clientes muy activos en redes sociales, lo que  consecuentemente facilita una gran cantidad de datos sobre hábitos que guían a las empresas en el diseño de experiencias y personalización.

• ¿Conoces las cadenas españolas más Top? La oferta de Meliá en España (33.600 habitaciones, gana 140 M € en 2018, un 13% más) dobla la de NH (16.600 habitaciones, triplica beneficios en 2018, 118 M €). En el ranking global destaca el crecimiento de AC Hotels by Marriott (43 nuevos hoteles nuevos, 7.000 habitaciones más) así como Barceló Hotel Group con su nueva estructura de marcas (18 nuevos hoteles, 4.000 habitaciones) e Iberostar Hotels & Resorts (con 100 establecimientos tras incorporar 17, 3.000 habitaciones).

¿Sabías que España es el país de Europa con mayor número de marcas hoteleras (240) por delante de Italia (204) y Alemania (180)?  Fuente: Horwath HTL , 2018.

Fuente: Top 10 del Ranking HOSTELTUR de cadenas hoteleras 2018

“Póngame una habitación más grande.” – Groucho Marx.

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P.D. Quizás te interese «Star struck: half of the world’s star rated hotels located in Europe.»

Gracias por llegar hasta el final del post. A continuación puedes ver diferentes hoteles chulos en los que hemos llevado a cabo eventos: 

Dada la creciente e innegable importancia de la imagen y proyección al exterior de las empresas y organizaciones, nacen valientes empresas capaces de gestionar, de diseñar y de implementar eventos o acciones de comunicación en vivo. La compleja industria de los eventos ha evolucionado notablemente en los últimos años. Consecuentemente, el profesional encargado de eventos debe estar continuamente actualizado, pues las técnicas y teorías pronto quedan obsoletas.

Antes de adentrarnos a describir y delimitar la figura de organizador de eventos, es necesario comprender qué es la organización de eventos. Ésta puede definirse someramente como un proceso de diseño, planificación y producción de congresos, convenciones, ceremonias u otro tipo de reuniones, con unos objetivos determinados. 

Ahora sí, el perfil ideal de un organizador de eventos es el de un profesional con formación universitaria, interdisciplinar, versátil, con alta capacidad de adaptación, flexible y dotado de un marcado perfil multifuncional dispuesto a llevar a cabo tareas de lo más variopinto. ¿Por qué? Porque el organizador de eventos es, nada más y nada menos, quien negocia y coordina los estratégicos eventos, desde el briefing pasando por la elaboración de grandes presupuestos y enfrentándose a arduas negociaciones con clientes de diversos sectores, para luego ejecutar el evento y evaluarlo posteriormente.

Lamentable es el gran «desconocimiento nacional” que existe sobre esta profesión así como especialmente llamativo y notable es el gran respeto que se tiene por la figura del organizador de eventos profesional tanto en EEUU como en Reino Unido, Alemania y Francia también, donde la industria de los eventos no sólo está mucho más desarrollada, sino también más considerada. Los medios de comunicación especializados en Marketing hacen alusión a hechos, formación o casos de éxito de manera mucho más habitual y natural. Además existe una amplia e interesante bibliografía disponible sobre la industria.

Por otro lado, numerosos estudios auguran un prometedor futuro de esta profesión. Afortunadamente, diversas instituciones y centros de enseñanza acreditados ofrecen cada vez más formación de calidad sobre la materia de organización de eventos. Además, es más y más común que las empresas e instituciones cuenten con sus propios “Event Manager” formados, sin delegar ya el proceso de organización, diseño e implementación al departamento más ocioso del momento. ¡Avanzamos!

Echad un vistazo a la página «The Bureau of Labor Statistics (BLS)», apartado de «Meeting, Convention, and Event Planners», donde podéis comprobar los datos tan positivos que arrojan las estadísticas oficiales en EEUU sobre el empleo en la industria de eventos, sus salarios medios, las tareas, las aptitudes necesarias, o el perfil y formación del organizador. Tan real, tan completo y tan positivo que se nos pone la piel de gallina.

Llegados a este punto, y antes de que esta primera aproximación se extienda demasiado, finalizamos el post. Volveremos pronto con la II parte con muchas ganas de incluir tus percepciones al respecto, ¿te animas? ¡No dudes en dejarnos tu feedback!

“Hay que trabajar ocho horas y dormir ocho horas, pero no las mismas.” – Woody Allen.

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P.D. Por si aún te quedan ganas, te recomendamos este interesante artículo sobre las razones para comenzar tu carrera en Event Management (ver aquí) o este otro que cita las razones por las que decantarte por la profesión de organizador de eventos es una gran elección (ver aquí).

Podemos afirmar categóricamente que el networking es una de las principales razones por las que se organizan y se asiste a eventos. Innegablemente, nos guste o no, los eventos de networking son vitales para el éxito profesional.

Ya no sólo se trata de contar con ponentes de referencia, escoger el espacio más chic u ofrecer la comida más cool, sino también de facilitar algo tan básico como el networking entre los asistentes. En este sentido, la agencia debe trabajar para lograr que el encuentro se recuerde, por qué no, por el gran número de contactos conseguidos y que los asistentes encuentren un retorno de su inversión en base a las oportunidades de networking y contactos conseguidos. 

ATTENTip! Si no estás familiarizado con el concepto de networking, tendrás quizá que echar un vistazo a este artículo de networking para dummies antes de adentrarte en este post.

A continuación, compartimos con vosotros unos sencillos consejos a seguir durante la organización del evento para animar a que se creen esas ansiadas relaciones profesionales de una manera más natural:

• Entrega una breve guía con información sobre perfil de asistentes, temas a tratar, posibles actividades en las que participar, disposición del espacio, etc. Puede parecer obvio, pero en ocasiones se omite.
• Durante el pre-evento, envía a los asistentes una reseña de los temas a tratar de tal manera que tenga la oportunidad de preparar el contenido que van a compartir. Aprovecha este tipo de comunicaciones para preguntar por preferencias y gustos de asistentes que ayuden a predecir posibles situaciones e inspiren en la creación de nuevas ideas.
• Utiliza una plataforma online exclusiva diseñada para el evento y adaptada a las características de éste. Además, ponlo fácil y haz que se integre con Linkedin, a elección del usuario.
• Diseña badges utilizando diferentes colores que distingan a diferentes perfiles como speakers, prensa o asistentes. Es interesante que el nombre se imprima lo suficientemente visible para que se evite forzar la mirada. Puedes utilizar, dependiendo del tono del evento, portanombres con formas y colores originales. 

• Añade pequeños detalles a lo más mundano. Esto alentará a los asistentes a romper el hielo gracias a comentarios que puedan surgir alrededor de lo más llamativo. Puede parecer una simpleza, pero no genera la misma reacción una bandeja de galletas comunes que una de cookies con diferentes smiley faces. Pues así, con todo.

Recuerda, como organizador profesional, realmente es tu obligación facilitar que los asistentes conecten, incluso si el briefing del evento no menciona el networking como objetivo prioritario. Debemos buscar las soluciones que, en función del tipo de evento, terminen con esas situaciones tensas y animen a iniciar conversaciones. En los tiempos que corren, es todo un must! 

Y a ti, ¿qué tal se te dan los eventos de networking?

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La causa de la mayoría de los problemas de relaciones humanas está en la falta de reconocimiento mutuo.– Cieri Estrada Doménico

y Nuestro TOP-5:

1. Event Manager Blog (Las Vegas-USA). Es el primer blog para profesionales de eventos, sin duda uno de nuestros recursos favoritos. Ofrece educación, innovación e inspiración a través de artículos diarios. Además, publica informes periódicos de la industria de eventos que ya acumulan cientos de miles de descargas. Fundado en 2007, se postula como pionero en contenido sobre tecnología de eventos, startups de eventos y el uso de redes sociales en eventos. Event Manager Blog ha sido ampliamente referenciado como recurso para profesionales de eventos innovadores dispuestos a aprender más sobre las tendencias en la industria de eventos. Además, nos encanta su canal de YouTube.
2. Event Industry News (UK): Esta revista de eventos en línea ofrece las últimas noticias de la industria de eventos. Por su variado contenido, en EIN participan un amplio espectro de organizadores, desde responsables de festivales, hasta promotores, producción, las agencias de eventos puros hasta los responsables corporativos.Con tan sólo un click, podréis comprobar a primera vista la cantidad de recursos que ofrece.
3. Eventbrite (San Francisco-USA). He aquí la mayor plataforma tecnológica de entradas y eventos del mundo. Desarrolla tecnología que permite crear, compartir, encontrar y asistir a eventos de todo tipo, desde congresos científicos a festivales de música o maratones. Ha comprado recientemente la plataforma española de venta de entradas Ticketea. El Blog que puedes encontrar en su Web es absolutamente recomendable.
4. EventoPlus (España). Es la plataforma más conocida a nivel España. Desde el año 2000, informa y conecta a los profesionales, contribuyendo desde entonces muy positivamente a la difusión, desarrollo y educación sobre la amplia industria de los eventos. Es el primer portal de eventos en España, con su  revista de referencia (eventos Magazine). Organizan además los Premios eventoplus, ferias y conferencias innovadoras (Event Innovation Summit, Meeting and Incentive Summit, el Showroom evento Days) y han formado la comunidad de profesionales (Club Eventoplus).
5.  Y por supuesto, Event Industry Council (Washington). Las más de 30 organizaciones miembros del Events Industry Council (EIC) representan a más de 103.500 personas y 19.500 empresas involucradas en la industria de reuniones, convenciones y ferias. EIC facilita el intercambio de información, promueve la adopción de las mejores prácticas de la industria, desarrolla programas para promover el profesionalismo de los organizadores de reuniones y educa al público sobre el profundo impacto económico de la industria de reuniones y eventos. Los programas de EIC incluyen el programa Certified Meeting Professional (CMP), la iniciativa Accepted Practices Exchange (APEX) y otros proyectos y recursos de la industria.

Otros básicos, ordenados por orden alfabético, puesto que ¿quién es Attentive determinar quién es más o menos importante?:

• BBT Online- bbtonline.eu
• Bizbash- www.bizbash.com
• Bizzabo- bizzabo.com
• C&IT- www.citmagazine.com
• CIM – Conference & Incentive Management- www.cimunity.com/en/home
• CMW- www.c-mw.net
• Collaborate Meetings- www.collaboratemeetings.com
• Connect Magazine- www.connectyourmeetings.com
• Convene Magazine- www.pcma.org/convene-content
• Event- www.eventmagazine.co.uk
• Exhibitor – www.exhibitoronline.com
• Facility Manager- magazine.iavm.org
• Ignite Magazine- ignitemag.ca
• International Meetings Review- www.internationalmeetingsreview.com
• Kongres Magazine- kongres-magazine.eu
• Meet In- www.meet-in.es
• MeetingsFocus.com- www.meetingsfocus.com
• Meetings and Conventions magazine- www.meetings-conventions.com
• Meeting and Event Planning + Incentive Travel Programs – www.meetingscanada.com
• Meetings International- www.meetingsinternational.com
• Meeting Media Group- www.meetingmediagroup.com
• MeetingsNet- meetingsnet.com
• MeetMe- www.meetmiddleeast.com
• Meetpie.com- www.meetpie.com
• Micenet magazine- www.mice.net.au
• Midwest Meetings- www.midwestmeetings.com
• Odyssey Media Group- www.odysseymediagroup.com
• Plan your Meetings- planyourmeetings.com 
• Punto MICE- puntomice.com
• Prevue Meetings- prevuemeetings.com
• Rejuvenate Meetings Magazine- www.rejuvenatemeetings.com
• Smart Meetings- www.smartmeetings.com/magazine
• Speaker Magazine- speakermagazine.com
• Spice News- www.spicenews.com.au
• Succesful Meetings- www.successfulmeetings.com
• Themeetingmagazines.com- www.themeetingmagazines.com

Mantenerse al día y estar al tanto de las publicaciones sobre la industria de los eventos es esencial. Desde Attentive os recomendamos consultar los medios citados con mayor asiduidad con el fin de estar actualizados, seguir adquiriendo nuevos conocimientos, acceder a los inspiradores consejos y conocer los casos de éxitos más sonados. ¿Cuál es tu favorito? ¿Echas de menos algún medio o recurso que hayamos pasado por alto? Comparte tus recomendaciones con nosotros.

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La elección del venue es una de las decisiones más estratégicas, delicadas y determinantes a la hora de organizar un evento. Por ello, los responsables de espacios son cada vez más conscientes de la importancia de diferenciarse de la ardua competencia. Se apuesta por decoraciones asombrosas, soluciones tecnológicas y digitales y también a otros formatos que no requieren de tanto soporte técnico.

La correcta elección del espacio es vital para el éxito del evento. Las opciones son infinitas; no obstante, no hay espacios ni mejores ni peores. Hoteles, recintos feriales, centro de convenciones, palacios de congresos, fincas, la calle…Lo importante es que se adapten a los objetivos del encuentro y a su hilo argumental, así como a sus necesidades particulares y a su presupuesto. En este sentido, no debemos precipitarnos ni eclipsarnos por gustos personales; no siempre las características, el estilo, la estética, la accesibilidad o la capacidad del venue encajan con los objetivos principales del evento.

Como sabéis, la formación y el networking son las principales razones por las que se asiste a un evento, por tanto, los diferentes agentes que intervienen en la organización deberán involucrarse para proporcionar suficientes opciones que promuevan dicho objetivos. Existen por tanto multitud de factores a valorar en la toma de decisión entre las distintas tipologías de espacios para eventos, pero si quieres que el espacio aporte valor al evento, tenemos que ir más allá de los básicos: aforo y presupuesto.

A continuación citamos algunas ideas y ejemplos que hemos considerado a la hora de sugerir al cliente centros de reuniones más “conscientes” y eficientes:

Singularidad

Garajes, cuevas, hangares, parkings, cárceles, viejas fábricas, etc. Prácticamente sólo por tal naturaleza, estos espacios invitan a interactuar y contribuirán a que el encuentro sea memorable. Cierto es que cae la demanda de ballrooms y aumenta la de espacios más “raros”, más industriales, más trendy, más polivalentes, sin duda novedosos, con personal cuyas funciones vayan más allá de lo puramente comercial, más involucrado y con expertise en esta compleja industria, cosa que se agradece. Y es que cada vez es más habitual el uso de lugares poco comunes con el fin de crear más expectación y consecuentemente mayor repercusión de un evento. Si bien es cierto que estos lugares requieren de un presupuesto más holgado que los considerados convencionales, hay que entender que serán de gran utilidad en la generación de interés, incluso publicidad gratuita, que  contribuirá a aumentar al máximo la asistencia a un evento corporativo.

Punto de tabletas ¡y wifi!

Es muy interesante crear un espacio tipo chill out donde los asistentes puedan usar tablets para interactuar, obtener información en general, dejar comentarios sobre el evento, participar en chats, etc.

Colocar unas pantallas gigantes en las zonas de descanso, inteligentemente repartidas por el venue, son otra solución que facilitará que los asistentes accedan a contenidos, jueguen a un videojuego,  vean la televisión o simplemente se relajen (sin dejar de recibir impactos).

También nos encanta crear rincones de vídeo que permiten a los asistentes entrevistarse entre sí o simplemente mostrar sus observaciones, hacer comentarios y expresar lo que esperan del evento, del nuevo producto o de la marca en general.

Interactividad sí, pero no olvidemos estos 3 básicos: 

• La ubicación. Pónselo fácil y escoge un lugar bien conectado (o pon los medios) y con significado conceptual para el evento.
• El aforo. Descarta grandes espacios para grupos reducido de invitados y evitemos la temida percepción de vacío.
•  ¿Outdoor? Aunque la prioridad sea disfrutar al aire libre, cuenta con una alternativa a cubierto..

 ¡Tampoco olvidemos los extras! A valorar servicios adicionales: ¿Parking? ¿Exclusividad? ¿Catering propio? ¿Multifuncionalidad? ¿Posibilidad de personalización? ¿Carga y descarga? ¿Personal de apoyo competente? ¿Flexibilidad? 

«Hay lugares donde uno se queda y lugares que se quedan en uno.»

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P.D. Compartimos con vosotros este completo artículo que viene a cuento con lo expuesto -“The 7 Steps Event Venue Checklist (2018 edition): A bulletproof guide to find the perfect venue for your event”– y que sin duda te ayudará a entender la gran repercusión que tiene la elección del espacio correcto.  Amigos, ¡muy importante la parte del checklist!

Organizadores profesionales de eventos, ¿a que estamos unánimemente de acuerdo en que la organización de eventos es una profesión cuanto menos gratificante? No obstante, no ha sido, ni es, ni será un camino de rosas, pues como todo en la vida, tiene un lado oscuro y frustrante, que ha hecho que nos sitúe en el TOP 5 de las profesiones más estresantes. La idealizada industria de los eventos no está por tanto exenta de retos, llamémoslos frustraciones, pues dejan sin efecto nuestros propósitos bienintencionados; a continuación las explicamos.

Como veis, algunas de ellas tienen que ver con el tiempo:

• Tic tac…Esperando a que el evento se confirme, pero ¡en firme!

Mientras, tempus fugit; el tiempo, uno de los recursos más preciados en esta profesión, transcurre especialmente rápido. Evidentemente, al margen de tu profesionalidad como organizador, los milagros no existen. Cuanto menos margen de tiempo, menos posibilidad de elección y coste más elevado de los servicios.

• Cambios de última hora.

¡Atención! Acabas de recibir un email “prioridad alta” que contiene unos cambios de último hora. Esto afecta negativamente el presupuesto. Pero no solo las cifras se alteran, sino también la calidad a la hora de implementar la nueva acción.

Esto suele ocurrir cuando una persona de la empresa cliente con poder de decisión y hasta ahora no involucrada, decide unilateralmente incluir o prescindir de un servicio. Esto acaba suponiendo un despilfarro de recursos, tiempo y dinero, que no estaban contemplados cuando se inicia el proceso de organización.

• Procrastinar, esa moda peligrosa.

Esta frustración no sólo tiene que ver con los retos organizativos con los que tienen que lidiar los organizadores a raíz de las demoras a la hora de tomar decisiones, sino también con el efecto negativo sobre el presupuesto por no haber tomado las decisiones con antelación.

Aquí en este punto rompemos una lanza en contra del cliché ibérico; procrastinar no es sólo cosa de los españoles. Es (felizmente) un malogro que comparten organizadores de cualquier parte del mundo.

Como veis, algunas de ellas no tienen que ver con el tiempo:

• El famoso briefing incompleto.

El concurso al briefing más escueto parece no tener parangón. Casi siempre se echa de menos la información más clave. Y es que sin conocer las necesidades exactas del cliente, resulta complicado conseguir esos deseados eventos tailor-made que nos demandan. Necesitamos las respuestas a nuestras queridas W: qué, cuándo, cómo, quién, cuánto, dónde, por qué.

Recuerdo una ocasión (¡una!) en que recibimos un briefing con tanta información que el correspondiente email de vuelta incluía tan solo una felicitación a su autor. El evento tuvo mucho éxito porque la profesionalidad del interlocutor se reflejó en cada etapa del proceso.

• Barreras CEOgráficas. 

Aún las agencias son testigo de la errónea costumbre de CEO/responsable de delegar  la logística del evento (como que fuera lo único) al departamento más ocioso. No querer cambiar la manera de hacer las cosas sólo conduce a un estancamiento y falta de consecución de objetivos. Qué necesario es innovar los formatos y qué poco se implementan cambios (¡y cuanto lo deseamos los profesionales de eventos, aún testigos de la infravaloración!). Existe aún un gran gap entre lo que verdaderamente hace un event planner y lo que realmente ve el cliente. Incluso el acto más sencillo requiere un determinado tiempo de organización, gestión, ejecución y medición. Por cierto, qué difícil es a veces demostrar todo lo que un event planner realiza para conseguir los objetivos eficientemente…

• La letra pequeña: fee oculto, un fee por descubrir.

Las negociaciones y comunicaciones iniciales con los proveedores implicados son de vital importancia. Ser cuidadoso con los contratos con cada una de las partes es más que una obligación si no queremos llevarnos sustos con las facturas finales. Debemos analizar y especificar, por ejemplo, todos los extras que conlleva el alquiler de un venue concreto, las dietas de ponentes o qué no incluye el software de inscripciones.

Por ello,  nos toca dedicar tiempo a poner zoom a la letra pequeña de todos y cada uno de los contratos de todos los involucrados en  un evento y así especificarlo correctamente en la propuesta.

• Considera lo inesperado.

Aparte del propio evento en sí, siempre tenemos en mente lo inesperado; sí, lo que no esperas pero que en el fondo sabes que podría pasar. En ese caso, tenemos que evitar al máximo que esas impensadas obligaciones nos bloqueen, nos cieguen y nos frustren. Nunca idealizaremos un evento, tenemos que considerar distintos escenarios, más o menos dramáticos, para salir disimuladamente airosos de situaciones imprevistas. Aquí la experiencia juega un papel clave: cuantos más retos hayas lidiado, más eficazmente superarás los nuevos imprevistos.

• Presupuesto en la horquilla.

Y con todo lo expuesto, mantén el presupuesto al límite. Hemos visto que los inevitables cambios surgen a lo largo del proceso de planificación. Es habitual que el cliente pide más y aún así tengamos que ser fieles a la horquilla previamente definida. Por ello, nos vemos obligados a utilizar y actualizar los presupuestos cada vez que un ítem es añadido. No olvidemos comprobar un par de veces que los sumatorios son los correctos. Y como todo suma, por pequeño que sea, dividamos al máximo el presupuesto en diferentes partidas para así dar prioridad a lo más necesario en caso de esos temidos y obligados ajustes.

Esperamos que este post os haya ayudado a entender algunas de las frustraciones más habituales a las que un organizador de eventos profesional se tiene que enfrentar en su día a día. Es cierto que aquí no hay “mea culpa” que valga, pero es descorazonador que las buenas intenciones no se hagan efectivas por desconocimiento y por causas ajenas.

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• Sé comunicador. Siempre hacemos hincapié en que en un evento “todo comunica”. Sí, y el contenido es el Rey. Céntrate en que todos los elementos con potencial de comunicar sean coherentes.
• Sé creativo. Un mensaje atractivo deja huella, da resultados. Eso sí, es una condición necesaria, pero no suficiente. La creatividad sin control no sirve de nada.
• Sé planificador. Te diría incluso que vayas más allá, que planifiques lo impredecible. Confirmamos que la Ley de Murphy está presente en este sector.
• Sé empático. Siente a tu audiencia, fomenta el face-to-face, ponte en su lugar. Todos somos personas al fin y al cabo, así que debemos identificarnos con los asistentes mental y afectivamente. #Engagement!
• Sé generoso. Dada la intangibilidad de los servicios que ofrecemos, recomendamos siempre informar y asesorar al cliente y potenciales clientes de las acciones para que confíe en tu savoir-faire justificando la ejecución de cada acción en busca objetivos concretos.
• Sé transparente. Ni ocultes información, ni mientas al cliente bajo ningún concepto, especialmente si llevas el control de gastos e ingresos del evento.

Como viene siendo habitual, el último post del año trata sobre las tendencias de la Industria de reuniones y eventos, esos que dan vida a una marca, esas acciones de comunicación en vivo, esas herramientas de marketing experiencial… Antes de nada, os informamos de que esta entrada está fundamentada tanto en la propia experiencia como organizadores de eventos corporativos como en estudios del sector y en los blogs de líderes de opinión internacionales que seguimos y leemos. Sin más preludio, comenzamos.

Recordatorio tendencias del pasado diciembre de 2016, ¿se cumplieron?

Primero de todo, informaros de que son numerosos los estudios que auguran y demuestran  un crecimiento de la industria: aumento de la inversión, mayor número de eventos y mayor número de asistentes. ¿Qué más se puede pedir? No obstante, se prevén presupuestos sin grandes cambios , perfectamente estructurados, bien definidos y ajustados y con un porqué claro.

Por otro lado, no sorprende que el término “seguridad” sea mencionado en todo blog y encuesta que se considere, que sea la prioridad  indiscutible y que esté en el top-of-mind de agencias y decisores a la hora de elegir localizaciones y de diseñar acciones.

¿Y qué decir de la cantidad de veces que tendremos que seguir escuchando “tailor-made”? Porque la importancia de crear eventos únicos, memorables y la competencia por lograr lo más Wow seguirá siendo el reto de todo profesional involucrado con la causa.

¿Y qué decir la moda del   mindfulness y wellness? Pues eso, que se está consolidando a la velocidad de la luz, que ha venido para quedarse hasta que nos cansemos.  Esa preocupación por la alimentación equilibrada, el ejercicio, la importancia de la reflexión, la meditación y la relajación y lo felices que se ponen los asistentes cuando se les ofrecen tratamientos curativos tienen una gran acogida. No sorprende, a todos nos gusta que nos cuiden y sí además no tienen ocuparse del cómo y sólo disfrutan la experiencia, ¿qué problema hay en ofrecerlo como valor añadido?

La conciencia social también continúa; no es una tendencia, es ya una norma, pero se menciona igualmente. Desde la decoración reutilizable, la implementación de nuevas tecnologías para romper las barreras comunicativas que afectan a personas con discapacidad, el uso de verduras con raíces como centros “florales” hasta la extendida donación de catering sobrante son algunos pequeños detalles en boga sobre los que es importante seguir trabajando.

Todos sabemos que el 2017 ha sido testigo del predicho crecimiento del bleisure: cada vez son más los viajeros de negocios que optan por extender esa estancia en el extranjero aprovechando el viaje de negocio y también cada vez son más los asistentes a eventos que demandan pre- o post- estancias, decisión que sin duda contribuye a una mejora complemento de su experiencia en el evento.

Y para terminar, como sabemos que os gustan los rankings, aquí os dejamos el Top 10 ciudades Europeas según su actividad en Meetings & Events (Fuente: Cvent) :

1. Londres
2. Barcelona
3. Berlín
4. Ámsterdam
5. París
6. Madrid
7. Frankfurt
8. Roma
9. Múnich
10. Praga

*Es muy curioso que resalten que ciudades como Madrid y Barcelona estén a menudo completamente reservadas; no es novedad, ¿verdad? Esperamos que no deje de ser tendencia.

Por último (ahora de verdad), en caso de que seas curioso y te interese conocer más a fondo, con mayor nivel de detalle y con cifras, te invitamos a que consultes el optimista estudio anual de tendencias AMEX  “2018 Global Meetings and Events Forecast” o de CWT “2018 Meetings and Events Future Trends” o  de la Organización Mundial del Turismo «Informe global sobre la industria de reuniones de la OMT» .

Ahora que releemos el post, nos damos cuenta de la amalgama de tendencias citadas. Esta industria es súper dinámica; era necesario hacer una breve alusión de todo lo que está ocurriendo, que bien da para escribir un completísimo post de cada tema. Aunque por el momento te resulte suficiente, que sepas que para hablar del porvenir de una industria tan especial como ésta, realmente se necesita mucha más dedicación.

ATTENTIVE Comunicación y Eventos

 “No esperes al 1 de enero para empezar un cambio” – ATTENTIVE