Adaptación y supervivencia a nuestra manera

¿Impactos medibles del evento? Los datos que se obtienen en un evento jamás pasarán desapercibidos ante cualquier organizador que se precie. El análisis de datos es cada vez más importante; quizás a día de hoy es uno de los valores añadidos más apreciados del evento, ¿O acaso no es todo un must conocer el impacto de la marca en nuestro público gracias a una acción de comunicación en vivo?

En este post queremos hacer hincapié en la importancia de definir y medir los KPIs, los cuales deberán establecerse con suficiente antelación al evento y nos servirán para determinar si se han conseguido los objetivos de este.

Nuestros queridos KPI (Key Performance Indicators), siglas en inglés de “Indicador clave de rendimiento”, son indicadores o medidores que sirven para conocer el grado de éxito de la estrategia en eventos. Son por tanto un aspecto clave para evaluar los resultados obtenidos de la comunicación en vivo. Porque amigos… El proceso de medición (ROI, ROE…) debe comenzar tan pronto como la propia planificación.

¿KPI? Un poco de teoría nunca viene mal. Recuerda sus características SMART (en inglés inteligente):

1.  Specific-Específico. Que sea concreto y conciso. No a KPI amplios.
2.  Measurable-Medible. Que sea cuantificable (cifras, porcentajes, etc.) para ser susceptible de comparar con otros datos y en el tiempo.
3.  Achievable-Alcanzable. Que sea realista y creíble, posible de lograr. No a KPIs extremadamente ambiciosos.
4.  Relevant-Relevante. Que sea importante para la consecución del objetivo y estrategia del evento, si no, ¿qué sentido tiene consideralo?
5.  Timely– Oportuno, medible en el tiempo. Que esté acotado en el tiempo, susceptible de comparativas para ver la evolución.

¿KPI? Mejor contemplemos unos ejemplos de carácter más práctico.

Ruido social. Es vital medir el impactos en redes sociales, el nivel de participación y el engagement conseguido, considerando el número de “me gusta”,  de compartidos, de visualizaciones, de menciones, de nuevos seguidores, etc. Podrás comprobar así aspectos tales como qué ponentes resultaron más interesantes, qué tan impresionante fue la escenografía o la presentación del catering y hasta en cierto modo el grado de interés del público en general.

Y ruido en prensa. Aparecer en prensa es un claro indicador del éxito del evento siempre y cuando uno de los objetivos del evento sea generar confianza y aumentar el conocimiento de la marca. ¿Han aumentado las búsquedas de la marca en Google? La cobertura y nivel de compromiso de los medios de comunicación es pues un excelente indicador de éxito del encuentro.

Money, money! Analicemos siempre la relación coste- ingreso. Esta comparativa nos ayudará a comprobar las ganancias (o “pérdidas”) que el evento ha generado y seguir trabajando sobre cómo continuar mejorando la relación en eventos futuros. Este  KPI  resulta de indudable interés para otras partes interesadas, como patrocinadores e inversores. También comparar es útil comparar el presupuesto estimado con el real, determinando si hubo sobrecostes o no se invirtió lo suficiente en determinados aspectos (catering, señalización, seguridad, etc.).

Leads! Analicemos el número de leads cualificados, número de clientes adquiridos y su coste de adquisición. Cada empresa tiene su manera de determinar cuando un cliente es potencial en base a unos criterios definidos internamente para medir este KPI. Los considerados adquiridos deben ser escrupulosamente conseguidos como resultado del evento. Es necesario también definir otro KPI clave: coste de adquisición de clientes, basado en el tiempo y dinero invertidos para culminar con una venta.

¡Ventas! La estimulación y el volumen de las ventas como resultado de un evento no es especialmente fácil de medir. El quid de la cuestión es determinar si el negocio es generado como consecuencia de un evento concreto o se generó como consecuencia de otra acción de Marketing. ¿La venta es consecuencia del evento corporativo? ¿Provienen la mayoría de las ventas de clientes compraron tras asistir al evento? Medir el número de ventas durante el mismísimo evento e incluso en las semanas posteriores puede ser una solución (ofrece código promocional a los asistentes en el evento). Si coincidiendo con el evento el ritmo de ventas presenta una subida, pues algo se habrá hecho bien. La idea es utilizar siempre el mismo criterio para así poder comparar entre eventos en el tiempo.

En definitiva, nuestro objetivo como organizadores es demostrar el valor de los eventos. Definir y medir el éxito de un evento es un proceso específico y personalizado y como podéis comprobar, son numerosos los aspectos susceptibles de medición. La correcta elección dependerá no obstante de la naturaleza del acto, es decir, definir qué métricas son más relevantes para un evento depende básicamente de la naturaleza y objetivos de ese congreso, convención, reunión, incentivo, etc. que tengamos entre manos. 

Recuerda que este proceso no consiste únicamente en recoger datos masivamente y guardarlos en un cajón de sastre, sino de analizarlos, estudiarlos y profundizar hasta el punto en que entendamos en mayor medida qué se esconde detrás de la retorcida mente de los asistentes, sus preferencias, sus opiniones, sus gustos, etc. Así obtendremos conclusiones, haremos previsiones con fundamento y en definitiva adaptaremos la comunicación en vivo de acuerdo a esa útil, confiable y oportuna información. El seguimiento, análisis y medición ayudarán a definir una estrategia más eficiente de cara a próximos eventos. ¡Qué importante entonces definir los KPI!

«El conocimiento habla pero la sabiduría escucha.» – Jimi Hendrix.

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P.D. Os recomendamos igualmente echar un vistazo a este artículo “Tu checklist: unos ejemplos de lo que se puede medir“ de Eventoplus, o este “10 Metrics savvy Event Planners should track to maximize Event success” de Bizzabo. Y si tienes tiempo, no dejes de echar un vistazo a este vídeo: 

¿Qué sería de la industria de los eventos si no existiesen hoteles? Si te dedicas a la organización de eventos profesional, es muy probable que te interese el siguiente post que desde Attentive hemos preparado para ti. Cualquier organizador que se precie debe estar al tanto de lo que se cuece en el dinámico sector hotelero… Precios, rankings, curiosidades, tendencias… ¡No te pierdas los siguientes datos sobre hoteles!

• La inversión hotelera en España bate récord en 2018 con 4.810 millones. Es el mejor registro hasta la fecha, un 23,1% más que en 2017; se compraron 273 hoteles (36.189 habitaciones). A nivel mundial, la cifra de inversión hotelera asciende a 59.300 M €. Fuente: Colliers International Spain.
• El precio medio por noche en los hoteles españoles se mantuvo en 2018 en 99 €, la misma cifra registrada un año antes. Bilbao y Granada fueron las ciudades que experimentaron los mayores crecimientos. El precio medio más alto corresponde a Barcelona, con 120 € (descendió en 10 € respecto a 2017), después Madrid, con un precio medio de 109 € (1,8% más que en 2017). Le sigue Bilbao, con 99 € (aumentó más del 12%). Alicante muestra una caída del 13,6%. Fuente: Hotel Price Radar, por HRS.

• Respecto a precios a nivel Europa, destacan las fluctuaciones de destinos como Barcelona, que se registró la mayor caída en los precios y Moscú, que experimentó la mayor subida anual (9,5% más, debido al Mundial de Fútbol). Zúrich es la ciudad europea más cara (177 € por noche); le siguen Londres (176 €) y Copenhague (160 €). El hotel más caro del mundo es el President Wilson, en Ginebra. Fuente: Hotel Price Radar, por HRS.
• Precios más allá. Nueva York, con un promedio de 249 € (+0,4%), mantiene el liderazgo de pernoctaciones de hotel más caras; Washington permanece en el segundo lugar de esta clasificación. En Pekín los precios de los hoteles aumentan un 23,5%, a 100 € de media. La ciudad con precios más bajos sigue siendo Kuala Lumpur con 56 €  (aumentó 9,8%). Fuente: Hotel Price Radar, por HRS.
• Respecto a precios de hoteles previstos para el invierno 2019 en las capitales europeas, Berlín será la que ofrezca precios más económicos y Londres la más cara . (Precio medio por noche:  1º) Berlín: 112 €, 2º) Lisboa: 118 €, 3º) Roma: 124 €, 4º) Madrid: 140 €, 5º) Barcelona:146 €, 6º) Amsterdam: 185 €, 7º) París: 189 €, 8º) Londres: 209 €.) Fuente: Trabber.es.

Infografía: «Todos los hoteles de Europa (por países y estrellas) en una infografía».

Para que os hagáis una idea de su dimensión, Marriott opera más habitaciones que las existentes en España. Según datos del INE, el número máximo de habitaciones de hotel disponibles en España en julio de 2018 fue de 816.147 habitaciones – 16.966 hoteles. La cadena hotelera española líder -Meliá Hotels International- (con 390 hoteles) gestiona casi 100.000 habitaciones en todo el mundo; Marriott 1,3 millones. Y es que solo en 2018 incorporó 816 alojamientos con 125.000 habitaciones y abrió casi 500 hoteles con más de 80.000 habitaciones.

Le siguen, pero a gran distancia, Hilton Worldwide (895.000 habitaciones, 5.500 hoteles), InterContinental Hotels Group (IHG) (826.000 habitaciones, 5.500 hoteles) y Wyndham Hotels Group (798.000, 9.000 hoteles). Según datos de la consultora STR, Marriott en el segmento de lujo (The Ritz-Carlton, St. Regis, JW Marriott o Edition) es más grande que la combinación de los tres competidores que le siguen en el ranking; solo en 2018 incoporó 29 hoteles de lujo con 6.200 habitaciones. 

Según Anthony Capuano, Global Chief Development Officer enMarriott International, “Con la mayor cartera de hoteles del mundo, una creciente base de clientes fieles de 120 millones de miembros y una convincente propuesta de valor para nuestros socios, Marriott está posicionada para impulsar su expansión aún más en 2019”.

En Fitur 2019, gracias al Instituto Tecnológico Hotelero (ITH), vimos cómo será el hotel del futuro: camas con sensores, hologramas incorporados, mostradores de auto check-in, espejos con reconocimiento biométrico, cerraduras activadas con pulseras RFID, bicicletas eléctricas, pantallas LED traslúcidas…

La e-commerce china Alibaba ha diseñado y presentado su propio hotel futurista sin personal, solo robots:  FlyZoo,  en Hangzhou. Según la compañía, es 1,5 veces más eficiente que el resto gracias a su mejorado sistema de gestión hotelera.

No obstante, según una encuesta de YouGov, de momento los viajeros españoles rechazan ser atendidos por robots y chatbots; aunque ven con buenos ojos otras tecnologías se muestran reacios a las máquinas inteligentes

Indudablemente, el viajero del nuevo milenio está enganchado a la tecnología. Son también clientes muy activos en redes sociales, lo que  consecuentemente facilita una gran cantidad de datos sobre hábitos que guían a las empresas en el diseño de experiencias y personalización.

• ¿Conoces las cadenas españolas más Top? La oferta de Meliá en España (33.600 habitaciones, gana 140 M € en 2018, un 13% más) dobla la de NH (16.600 habitaciones, triplica beneficios en 2018, 118 M €). En el ranking global destaca el crecimiento de AC Hotels by Marriott (43 nuevos hoteles nuevos, 7.000 habitaciones más) así como Barceló Hotel Group con su nueva estructura de marcas (18 nuevos hoteles, 4.000 habitaciones) e Iberostar Hotels & Resorts (con 100 establecimientos tras incorporar 17, 3.000 habitaciones).

¿Sabías que España es el país de Europa con mayor número de marcas hoteleras (240) por delante de Italia (204) y Alemania (180)?  Fuente: Horwath HTL , 2018.

Fuente: Top 10 del Ranking HOSTELTUR de cadenas hoteleras 2018

“Póngame una habitación más grande.” – Groucho Marx.

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P.D. Quizás te interese «Star struck: half of the world’s star rated hotels located in Europe.»

Gracias por llegar hasta el final del post. A continuación puedes ver diferentes hoteles chulos en los que hemos llevado a cabo eventos: 

Innegable es que España ofrece una destacable variedad de destinos bien preparados para organizar eventos, desde congresos, conferencias y convenciones hasta ferias, roadshows o incentivos. Aunque es cierto que Madrid y Barcelona acogen el mayor número de reuniones, otros territorios de nuestra geografía también tienen un gran potencial. En este post, haremos un análisis del que es el destino más solicitado por el turismo nacional y que cada vez es más demandado para reuniones empresariales: Mallorca.

Leed este artículo por si necesitáis “refrescar” las razones por las que España es un destino MICE muy top: (click aquí). 

“El turismo de reuniones en España sigue mostrando su fortaleza, generando más de 6.000 millones de euros en 2017”. Fuente: SCB, 2018.

Las Islas Baleares se consideran uno de los destinos turísticos líder más completos del mundo. Y sí, en Mallorca  el 70 % de la economía se basa en el turismo, pero también destaca por reunir todo lo que un destino MICE necesita: variedad de infraestructuras, servicios y equipamientos para la organización de eventos empresariales así como una serie de particularidades que la hacen única.

El Palau de Congresos de Palma contribuye de manera muy positiva al turismo MICE en la isla; según Meliá, desde su apertura en abril de 2017,  han tenido lugar  226 eventos en el Palau, atrayendo unos  76.000 asistentes aproximadamente. Sin lugar a dudas, un claro ejemplo de contribución a la ansiada desestacionalización.

• Paisajes y riqueza natural. Destaca su particular orografía, desde la Serra de Tramuntana (Patrimonio Mundial de la UNESCO), con  picos de hasta 1400 metros de altura hasta el mar, contando con 42 puertos,  5 reservas naturales, cuevas naturales, 550 km de costa, playas paradisíacas (208 en total, 42 con bandera azul.) y 24 campos de golf. El 40% del territorio está protegido.

• Vinculación al deporte. Mallorca, que vio nacer y crecer a Rafa Nadal, ofrece infinitas posibilidades para los amantes del deporte  gracias al mar y la montaña: desde trekking, karting, montañismo, senderismo, nordic walking, hípica, golf,  hasta buceo, náutica, vela, kitesurfing o piragüismo.  Rafa Nadal Sports Centre es un ¡must!
• Población “abierta”. Con más de 800,000 habitantes censados, Mallorca tiene su propia historia, su lengua, su acento y una marcada personalidad. La isla está bien acostumbrada al paso de viajeros: es un discreto refugio de lujo de celebridades y la base de la Familia Real de España.
• Artesanía. La isla está marcada por la tradición artesanal. Destaca por el calzado de piel, el vidrio soplado, las perlas de Manacor o la alfarería rústica.

• Gastronomía local. Mallorca destaca por la producción de licores de hierbas, de tomillo, naranja y de aceite y por sus 2 D.O. de vino, 70 bodegas y más de 500 marcas de vino con reconocimientos a nivel mundial, sin olvidar el frito mallorquín, el tumbet, arroz brut,  el pa amb oli, los embutidos (sobrasada, el butifarrón o el camaiot) , el queso y por supuesto las ensaimadas
• Ocio. Cosmopolita donde las haya, Mallorca es tradicionalmente mediterránea. Ofrece una  amplia variedad de restaurantes, cafés y locales de ocio. Destaca por la cantidad de opciones para compras (lujo, principales grandes marcas, boutiques, mercados , mercadillos y artesanía). A destacar también la vida nocturna en Mallorca (Puerto Portals, Porto Petro, Marina de Port Adriano, el Paseo Marítimo, la Bahía de Palma, etc.).

¿Hemos pasado algo por alto? ¡Ayúdanos a completar este artículo! ¿Has encontrado una buena justificación para llevar tu evento a  isla más grande del archipiélago balear? ¿Necesitas alguna razón más para organizar congresos en Mallorca? Entonces, escríbenos aquí. ¡Ya es hora de consolidar Mallorca como destino MICE! Sí, será maravilloso…

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“Me encanta Mallorca porque esta isla ha sido proyectada por la misma energía del amor.” -Dalai Lama.

“Mallorca es el paraíso, si puedes resistirlo”. – Gertrude Stein.

La irrupción de Internet en nuestras vidas ha facilitado la mayoría de los procesos cotidianos. El Marketing, y consecuentemente los eventos, no se escapan de las virtudes de la red de redes. Si bien comunicar eventos online es indiscutiblemente eficiente, no debemos ignorar distintas acciones offline que se han usado desde tiempos inmemorables y que son el complemento perfecto a las estratégicas herramientas online.

Ni ancestral, ni inefectivo, ni rancio, ni caducado, ni anticuado. Citamos a continuación ejemplos de comunicacion offline que recomendamos incluyáis, conjuntamente con las bien conocidas y requetecitadas herramientas online, en la promoción de vuestros eventos:

• Correo

¡Postal! CORREOS, el Internet del siglo XVIII. El gran detalle de recibir una carta personalizada es un gesto más que valorado en los tiempos que corren. Tan sólo piensa, ¿a cuántos eventos nos invitan vía emailing y a cuántos vía postal? 

• Flyers

El papel… se dice que la tasa de conversión es baja. su potencial para llamar la atención y visibilidad dependerá del diseño y contenido. Diariamente, más de uno pasa por nuestras manos; pero ¿de verdad lo ignoras cuando se menciona un tema de tu interés o del de tu compañero?

• Objetos promocionales

Visibilidad y recuerdo… Cuando los gadgets cumplen el principio de utilidad, se conservan. ¿Por qué no sublimar un objeto promocional con el nombre y fecha de tu evento? ¿Acaso no conservarías y utilizarías durante un tiempo una taza, un imán, una funda de Ipad o un bolígrafo?

«Try These Clever Swag Ideas For 2018»

“Se ha vuelto terriblemente obvio que nuestra tecnología ha superado nuestra humanidad.”– Albert Einstein.

 

«La tecnología no es nada. Lo importante es que tengas fe en la gente, que sean básicamente buenas e inteligentes, y si les das herramientas, harán cosas maravillosas con ellas.»- Steve Jobs.

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La elección del venue es una de las decisiones más estratégicas, delicadas y determinantes a la hora de organizar un evento. Por ello, los responsables de espacios son cada vez más conscientes de la importancia de diferenciarse de la ardua competencia. Se apuesta por decoraciones asombrosas, soluciones tecnológicas y digitales y también a otros formatos que no requieren de tanto soporte técnico.

La correcta elección del espacio es vital para el éxito del evento. Las opciones son infinitas; no obstante, no hay espacios ni mejores ni peores. Hoteles, recintos feriales, centro de convenciones, palacios de congresos, fincas, la calle…Lo importante es que se adapten a los objetivos del encuentro y a su hilo argumental, así como a sus necesidades particulares y a su presupuesto. En este sentido, no debemos precipitarnos ni eclipsarnos por gustos personales; no siempre las características, el estilo, la estética, la accesibilidad o la capacidad del venue encajan con los objetivos principales del evento.

Como sabéis, la formación y el networking son las principales razones por las que se asiste a un evento, por tanto, los diferentes agentes que intervienen en la organización deberán involucrarse para proporcionar suficientes opciones que promuevan dicho objetivos. Existen por tanto multitud de factores a valorar en la toma de decisión entre las distintas tipologías de espacios para eventos, pero si quieres que el espacio aporte valor al evento, tenemos que ir más allá de los básicos: aforo y presupuesto.

A continuación citamos algunas ideas y ejemplos que hemos considerado a la hora de sugerir al cliente centros de reuniones más “conscientes” y eficientes:

Singularidad

Garajes, cuevas, hangares, parkings, cárceles, viejas fábricas, etc. Prácticamente sólo por tal naturaleza, estos espacios invitan a interactuar y contribuirán a que el encuentro sea memorable. Cierto es que cae la demanda de ballrooms y aumenta la de espacios más “raros”, más industriales, más trendy, más polivalentes, sin duda novedosos, con personal cuyas funciones vayan más allá de lo puramente comercial, más involucrado y con expertise en esta compleja industria, cosa que se agradece. Y es que cada vez es más habitual el uso de lugares poco comunes con el fin de crear más expectación y consecuentemente mayor repercusión de un evento. Si bien es cierto que estos lugares requieren de un presupuesto más holgado que los considerados convencionales, hay que entender que serán de gran utilidad en la generación de interés, incluso publicidad gratuita, que  contribuirá a aumentar al máximo la asistencia a un evento corporativo.

Punto de tabletas ¡y wifi!

Es muy interesante crear un espacio tipo chill out donde los asistentes puedan usar tablets para interactuar, obtener información en general, dejar comentarios sobre el evento, participar en chats, etc.

Colocar unas pantallas gigantes en las zonas de descanso, inteligentemente repartidas por el venue, son otra solución que facilitará que los asistentes accedan a contenidos, jueguen a un videojuego,  vean la televisión o simplemente se relajen (sin dejar de recibir impactos).

También nos encanta crear rincones de vídeo que permiten a los asistentes entrevistarse entre sí o simplemente mostrar sus observaciones, hacer comentarios y expresar lo que esperan del evento, del nuevo producto o de la marca en general.

Interactividad sí, pero no olvidemos estos 3 básicos: 

• La ubicación. Pónselo fácil y escoge un lugar bien conectado (o pon los medios) y con significado conceptual para el evento.
• El aforo. Descarta grandes espacios para grupos reducido de invitados y evitemos la temida percepción de vacío.
•  ¿Outdoor? Aunque la prioridad sea disfrutar al aire libre, cuenta con una alternativa a cubierto..

 ¡Tampoco olvidemos los extras! A valorar servicios adicionales: ¿Parking? ¿Exclusividad? ¿Catering propio? ¿Multifuncionalidad? ¿Posibilidad de personalización? ¿Carga y descarga? ¿Personal de apoyo competente? ¿Flexibilidad? 

«Hay lugares donde uno se queda y lugares que se quedan en uno.»

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P.D. Compartimos con vosotros este completo artículo que viene a cuento con lo expuesto -“The 7 Steps Event Venue Checklist (2018 edition): A bulletproof guide to find the perfect venue for your event”– y que sin duda te ayudará a entender la gran repercusión que tiene la elección del espacio correcto.  Amigos, ¡muy importante la parte del checklist!

Organizadores profesionales de eventos, ¿a que estamos unánimemente de acuerdo en que la organización de eventos es una profesión cuanto menos gratificante? No obstante, no ha sido, ni es, ni será un camino de rosas, pues como todo en la vida, tiene un lado oscuro y frustrante, que ha hecho que nos sitúe en el TOP 5 de las profesiones más estresantes. La idealizada industria de los eventos no está por tanto exenta de retos, llamémoslos frustraciones, pues dejan sin efecto nuestros propósitos bienintencionados; a continuación las explicamos.

Como veis, algunas de ellas tienen que ver con el tiempo:

• Tic tac…Esperando a que el evento se confirme, pero ¡en firme!

Mientras, tempus fugit; el tiempo, uno de los recursos más preciados en esta profesión, transcurre especialmente rápido. Evidentemente, al margen de tu profesionalidad como organizador, los milagros no existen. Cuanto menos margen de tiempo, menos posibilidad de elección y coste más elevado de los servicios.

• Cambios de última hora.

¡Atención! Acabas de recibir un email “prioridad alta” que contiene unos cambios de último hora. Esto afecta negativamente el presupuesto. Pero no solo las cifras se alteran, sino también la calidad a la hora de implementar la nueva acción.

Esto suele ocurrir cuando una persona de la empresa cliente con poder de decisión y hasta ahora no involucrada, decide unilateralmente incluir o prescindir de un servicio. Esto acaba suponiendo un despilfarro de recursos, tiempo y dinero, que no estaban contemplados cuando se inicia el proceso de organización.

• Procrastinar, esa moda peligrosa.

Esta frustración no sólo tiene que ver con los retos organizativos con los que tienen que lidiar los organizadores a raíz de las demoras a la hora de tomar decisiones, sino también con el efecto negativo sobre el presupuesto por no haber tomado las decisiones con antelación.

Aquí en este punto rompemos una lanza en contra del cliché ibérico; procrastinar no es sólo cosa de los españoles. Es (felizmente) un malogro que comparten organizadores de cualquier parte del mundo.

Como veis, algunas de ellas no tienen que ver con el tiempo:

• El famoso briefing incompleto.

El concurso al briefing más escueto parece no tener parangón. Casi siempre se echa de menos la información más clave. Y es que sin conocer las necesidades exactas del cliente, resulta complicado conseguir esos deseados eventos tailor-made que nos demandan. Necesitamos las respuestas a nuestras queridas W: qué, cuándo, cómo, quién, cuánto, dónde, por qué.

Recuerdo una ocasión (¡una!) en que recibimos un briefing con tanta información que el correspondiente email de vuelta incluía tan solo una felicitación a su autor. El evento tuvo mucho éxito porque la profesionalidad del interlocutor se reflejó en cada etapa del proceso.

• Barreras CEOgráficas. 

Aún las agencias son testigo de la errónea costumbre de CEO/responsable de delegar  la logística del evento (como que fuera lo único) al departamento más ocioso. No querer cambiar la manera de hacer las cosas sólo conduce a un estancamiento y falta de consecución de objetivos. Qué necesario es innovar los formatos y qué poco se implementan cambios (¡y cuanto lo deseamos los profesionales de eventos, aún testigos de la infravaloración!). Existe aún un gran gap entre lo que verdaderamente hace un event planner y lo que realmente ve el cliente. Incluso el acto más sencillo requiere un determinado tiempo de organización, gestión, ejecución y medición. Por cierto, qué difícil es a veces demostrar todo lo que un event planner realiza para conseguir los objetivos eficientemente…

• La letra pequeña: fee oculto, un fee por descubrir.

Las negociaciones y comunicaciones iniciales con los proveedores implicados son de vital importancia. Ser cuidadoso con los contratos con cada una de las partes es más que una obligación si no queremos llevarnos sustos con las facturas finales. Debemos analizar y especificar, por ejemplo, todos los extras que conlleva el alquiler de un venue concreto, las dietas de ponentes o qué no incluye el software de inscripciones.

Por ello,  nos toca dedicar tiempo a poner zoom a la letra pequeña de todos y cada uno de los contratos de todos los involucrados en  un evento y así especificarlo correctamente en la propuesta.

• Considera lo inesperado.

Aparte del propio evento en sí, siempre tenemos en mente lo inesperado; sí, lo que no esperas pero que en el fondo sabes que podría pasar. En ese caso, tenemos que evitar al máximo que esas impensadas obligaciones nos bloqueen, nos cieguen y nos frustren. Nunca idealizaremos un evento, tenemos que considerar distintos escenarios, más o menos dramáticos, para salir disimuladamente airosos de situaciones imprevistas. Aquí la experiencia juega un papel clave: cuantos más retos hayas lidiado, más eficazmente superarás los nuevos imprevistos.

• Presupuesto en la horquilla.

Y con todo lo expuesto, mantén el presupuesto al límite. Hemos visto que los inevitables cambios surgen a lo largo del proceso de planificación. Es habitual que el cliente pide más y aún así tengamos que ser fieles a la horquilla previamente definida. Por ello, nos vemos obligados a utilizar y actualizar los presupuestos cada vez que un ítem es añadido. No olvidemos comprobar un par de veces que los sumatorios son los correctos. Y como todo suma, por pequeño que sea, dividamos al máximo el presupuesto en diferentes partidas para así dar prioridad a lo más necesario en caso de esos temidos y obligados ajustes.

Esperamos que este post os haya ayudado a entender algunas de las frustraciones más habituales a las que un organizador de eventos profesional se tiene que enfrentar en su día a día. Es cierto que aquí no hay “mea culpa” que valga, pero es descorazonador que las buenas intenciones no se hagan efectivas por desconocimiento y por causas ajenas.

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1. Militar (72%)
2. Bombero (72%)
3. Piloto (61%)
4. Policía (52%)
5. Coordinador de eventos (51%)
6. Reportero (50%)
7. Presentador (50%)
8. Ejecutivo PR (49%)
9. Alto ejecutivo (49%)
10. Taxista (48%)

¿Qué ven nuestros ojos? ¿La figura del organizador de eventos en la lista? ¿De verdad mantiene la quinta posición?

Si bien este ranking es resultado de un trabajado estudio que no pretendemos poner en duda, es obvio que el nivel de estrés de una persona en un determinado puesto puede variar según sea su personalidad, pues todo depende del grado de compromiso, de cómo un individuo se enfrenta y responde a los retos, así como de otros múltiples factores exógenos y endógenos.

No obstante, consideramos que la 5ª posición asignada al puesto de Coordinador de eventos mucho tiene que ver con esa sensación que tenemos de gran responsabilidad de atender a las necesidades de otras personas y garantizar su bienestar. Sea lo que fuere, si te quejas de estrés, ya puedes demostrarlo con cifras y casos que te avalan.

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P.D. Por cierto, también el estudio muestra el potencial de crecimiento de las profesiones citadas, ¿os habéis percatado que en 10 años se prevé un incremento del 10% de profesionales de eventos?  😀  

Como viene siendo habitual, el último post del año trata sobre las tendencias de la Industria de reuniones y eventos, esos que dan vida a una marca, esas acciones de comunicación en vivo, esas herramientas de marketing experiencial… Antes de nada, os informamos de que esta entrada está fundamentada tanto en la propia experiencia como organizadores de eventos corporativos como en estudios del sector y en los blogs de líderes de opinión internacionales que seguimos y leemos. Sin más preludio, comenzamos.

Recordatorio tendencias del pasado diciembre de 2016, ¿se cumplieron?

Primero de todo, informaros de que son numerosos los estudios que auguran y demuestran  un crecimiento de la industria: aumento de la inversión, mayor número de eventos y mayor número de asistentes. ¿Qué más se puede pedir? No obstante, se prevén presupuestos sin grandes cambios , perfectamente estructurados, bien definidos y ajustados y con un porqué claro.

Por otro lado, no sorprende que el término “seguridad” sea mencionado en todo blog y encuesta que se considere, que sea la prioridad  indiscutible y que esté en el top-of-mind de agencias y decisores a la hora de elegir localizaciones y de diseñar acciones.

¿Y qué decir de la cantidad de veces que tendremos que seguir escuchando “tailor-made”? Porque la importancia de crear eventos únicos, memorables y la competencia por lograr lo más Wow seguirá siendo el reto de todo profesional involucrado con la causa.

¿Y qué decir la moda del   mindfulness y wellness? Pues eso, que se está consolidando a la velocidad de la luz, que ha venido para quedarse hasta que nos cansemos.  Esa preocupación por la alimentación equilibrada, el ejercicio, la importancia de la reflexión, la meditación y la relajación y lo felices que se ponen los asistentes cuando se les ofrecen tratamientos curativos tienen una gran acogida. No sorprende, a todos nos gusta que nos cuiden y sí además no tienen ocuparse del cómo y sólo disfrutan la experiencia, ¿qué problema hay en ofrecerlo como valor añadido?

La conciencia social también continúa; no es una tendencia, es ya una norma, pero se menciona igualmente. Desde la decoración reutilizable, la implementación de nuevas tecnologías para romper las barreras comunicativas que afectan a personas con discapacidad, el uso de verduras con raíces como centros “florales” hasta la extendida donación de catering sobrante son algunos pequeños detalles en boga sobre los que es importante seguir trabajando.

Todos sabemos que el 2017 ha sido testigo del predicho crecimiento del bleisure: cada vez son más los viajeros de negocios que optan por extender esa estancia en el extranjero aprovechando el viaje de negocio y también cada vez son más los asistentes a eventos que demandan pre- o post- estancias, decisión que sin duda contribuye a una mejora complemento de su experiencia en el evento.

Y para terminar, como sabemos que os gustan los rankings, aquí os dejamos el Top 10 ciudades Europeas según su actividad en Meetings & Events (Fuente: Cvent) :

1. Londres
2. Barcelona
3. Berlín
4. Ámsterdam
5. París
6. Madrid
7. Frankfurt
8. Roma
9. Múnich
10. Praga

*Es muy curioso que resalten que ciudades como Madrid y Barcelona estén a menudo completamente reservadas; no es novedad, ¿verdad? Esperamos que no deje de ser tendencia.

Por último (ahora de verdad), en caso de que seas curioso y te interese conocer más a fondo, con mayor nivel de detalle y con cifras, te invitamos a que consultes el optimista estudio anual de tendencias AMEX  “2018 Global Meetings and Events Forecast” o de CWT “2018 Meetings and Events Future Trends” o  de la Organización Mundial del Turismo «Informe global sobre la industria de reuniones de la OMT» .

Ahora que releemos el post, nos damos cuenta de la amalgama de tendencias citadas. Esta industria es súper dinámica; era necesario hacer una breve alusión de todo lo que está ocurriendo, que bien da para escribir un completísimo post de cada tema. Aunque por el momento te resulte suficiente, que sepas que para hablar del porvenir de una industria tan especial como ésta, realmente se necesita mucha más dedicación.

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 “No esperes al 1 de enero para empezar un cambio” – ATTENTIVE