1. COSTE. Son más económicos dado el evidente ahorro en costes logísticos y de tiempo tanto para organizadores como para asistentes.
2. AUDIENCIA E INCLUSIVIDAD. Tienen la capacidad de atraer a un mayor número de asistentes a un evento y expandir así el área geográfica. Se refuerza por tanto la red de contactos al permitir formar e informar a un potencial público objetivo más amplio que de otra manera no habría participado en el encuentro.
3. HIPERPERSONALIZACIÓN. Se trabaja más que nunca en sustituir esa falta de interacción del mundo presencial a cambio de un plus de valor añadido  ofreciendo acciones extrapersonalizadas y únicas.
4. RUIDO Y PARTICIPACIÓN. Se tiende a generar más contenido en redes sociales, lo que se traduce en beneficios tales como una mayor virilización o un incremento de la visibilidad. Además, se ha demostrado que la audiencia, además de poder interactuar continuamente y a la vez (con la tecnología adecuada), lo hace en mayor medida que en un encuentro puramente presencial, donde podría estar más cohibida y limitada.
5. IMPACTO MEDIOAMBIENTAL. El formato virtual es infinitamente más respetuoso con el medioambiente.
6. ROI. Se aumenta la recopilación de datos sobre los participantes, facilitando la medición de parámetros al permitir evaluar y medir resultados de manera más precisa gracias a la obtención más  de datos cuantificables.
7. SIMPLICIDAD. Se tiende a simplificar el evento, el mensaje y el contenido  dada esa naturaleza del entorno virtual, haciéndolo más  concentrado y trabajando duro para que resulte lo más impactante posible.

–   Seamos realistas: si una determinada tecnología permitiera conseguir su objetivo,

por ejemplo, networking, sin necesidad de que el asistente se mueva de su casa, ¿por qué la

marca iba a decantarse por un más costoso evento presencial?

–  Sigamos siendo realistas: si necesitamos proactividad total por parte del asistente, fomento de la interactuación o vivencia de toda una experiencia de marca, ¿cómo las marcas, en su sano juicio, podrían eludir el formato presencial?

Los eventos son el gran catalizador para la consecución de objetivos de las organizaciones. Al margen del formato escogido, tienen como objetivos principales generar leads, generar ingresos, concienciar o transmitir contenido. ¿Presencial, virtual o híbrido? Lo primordial es que los objetivos estén alineados con la estrategia de la organización.

No obstante, la experiencia que aporta la presencialidad es inigualable, indispensable, irrenunciable, imprescindible, incomparable, imperativa, i-,  y… ¡Da igual cuando leas esto!

Eventos híbridos, una opción llena de posibilidades

Como casi todo en la vida, “ni negro del todo, ni del todo blanco. Entre los extremos, siempre hay más espacio». ¡Experiencia phygital (físico + digital)! Un evento híbrido no es más ni menos que un formato que incorpora un componente virtual al evento presencial, bueno, y viceversa: cada marca decide cuánto será físico y cuánto digital.  Lo presencial y la digitalización no son para nada incompatibles, más bien complementarios. Eso sí, tened en cuenta que son dos experiencias distintas que es necesario conectar de alguna manera. Además, al contrario de lo que se suele pensar, también el evento virtual requiere  de un arduo trabajo previo. 

El ejemplo por antonomasia son los grandes eventos de la Liga Nacional de Fútbol Americano, donde miles de asistentes acuden  en persona, pero que a la vez se transmite a millones de personas en todo el mundo. El deporte viene celebrando eventos híbridos desde tiempos inmemorables, pero ¿acaso no difiere bastante la experiencia de la persona en un estadio a la de alguien que «asiste» desde su casa?

La aceleración de la digitalización en eventos es una bendición para el sector. Y es que ésta no pasa por invitar a clientes a Zoom o similares, sino que tiene que ver con cómo nos vamos a relacionar con asistentes, proveedores y clientes, su aplicación a los procesos de trabajo, la contribución a la eficiencia de la organización, cómo llegar a la audiencia generando contenidos, ETC. Gracias a la digitalización se abre un mundo de oportunidades para nuestro sector. Cómo integrarla, qué tipo de talento tenemos que reclutar o qué   alianzas tenemos que desarrollar, eso ya es cosa nuestra.

 Crisis COVID-19 en la industria de los eventos

Que sí, que estamos viviendo una crisis –en mayúscula-, una crisis que desafortunadamente mata personas, una crisis sanitaria, una crisis social, una crisis económica, una crisis de confianza, una crisis institucional, ¿una crisis sistémica? El impacto es prácticamente generalizado y la incertidumbre es total, además la sobre información y los sobre informados están on fire y básicamente todos los sistemas de pánico están activados.

Que sí, que tenemos que aprovechar para reinventarnos (ad nauseam). Pero, ¿has pasado ya por las 5 fases: negación, ira, negociación, depresión y aceptación? No podemos cambiar la situación, pero tenemos que participar activamente en buscar soluciones y prepararnos para esa nueva “normalidad” (odio máximo a la palabra “normal”) es una obligación.  Y sí, resulta demasiado frío pensar en  términos económicos en medio de tal pandemia (la salud y la vida están por encima de todo, esto no es discutible), pero ha habido frenazo en seco y la oferta está paralizada por Real Decreto. Se avecina una recesión -que también causa muertes- y hay que estar preparados: se desconoce cuándo rebotará la economía y hay sectores (turismo, aviación, comercio minorista, ocio y cultura, hostelería, automoción, textil, mercado inmobiliario, patrocinio deportivos, entre otro muchos más -nuestra querida industria de los eventos, claro está-) que obviamente no rebotarán (lo que se está perdiendo ya no se recuperará), o desaparecerán o experimentarán un cambio a todos los niveles.

Que sí, que determinados sectores tienen ahora la oportunidad de su vida (por citar algunos:   industria alimentaria, atención a domicilio, sanitario, limpieza, tecnológico, marketplaces, AI, plataformas de videoconferencias, industria farmacéutica, logística o streaming) pero la suma de estos grandes afortunados no impedirá la inexorable caída del PIB y la recesión. Por cierto, hay empresas en posición ventajosa que estos días se están retratando: las que facilitan toda la ayuda posible a sus clientes saldrán reforzadas; las que están sacando “provecho pandémico” de sus clientes lo pagarán. Quiero creer que son los valores (no los bursátiles) los que priman en estos momentos complicados sin precedentes.

Que sí, hemos sobrevivido a otras crisis y de esta también saldremos, y además reforzados, o eso dicen. Para la mayoría de seres humanos se trata de una nueva crisis ya que, a diferencia de otras (especialmente la de la burbuja y el “problemilla” interno de la banca que pudrió la economía hace una década), es que en esta todos luchamos en el mismo bando y hemos de pelear unidos mediante la solidaridad, la innovación o la ciencia. Como todas, también nos traerá algo positivo, o eso dicen; las crisis crean puntos de inflexión y debemos aprovechar esas partes positivas. Pero, ojo, jamás comparar estas dos crisis en términos de impacto, craso error: no son crisis de la misma naturaleza.

Estábamos todos “tranquilitos” en el mismo barco, mejor o peor posicionados pero de tal manera que conseguíamos un equilibrio; ahora la embarcación ha chocado contra un impredecible iceberg;  nuestra prioridad es luchar contra viento y marea para conseguir que ningún miembro de la tripulación caiga por la borda,  con el objetivo de que el barco siga a flote. Y sí, debemos lanzar un SOS – mayday, mayday, mayday- y buscar ayuda, pero mientras esta llega evitar a toda costa naufragar en este mar de incertidumbre. Volveremos a navegar, al principio despacito, pero cada vez con más fuerza. En general somos un sector muy unido; ojalá todos (en lo privado y público) lo fueran… Estamos viendo lo mejor de la buena gente; la solidaridad y la unidad nos hace más fuertes.

Que sí, que a pesar del maldito virus, las marcas siguen teniendo buenas historias que contar y que deben seguir contando a su confinado target; el público no se ha ido.  Las entidades no pueden prescindir de la comunicación -no decir nada es un error- y deberán transmitir mensajes con especial valor añadido, más emocionales, con mucho tacto, que aporten la correcta información que el cliente demanda, buscando igualmente ese ansiado engagement (que vía online nunca será del 100%). En definitiva, si no comunicas, asumes directamente que tarde o temprano dejarás de existir en la mente de tu target, de tu público objetivo.

Que sí, que la tecnología está siendo la gran aliada en esta batalla; pero la satisfacción evidentemente no es la misma: una videoconferencia, por mucho que la trabajes, no suplirá  la interacción y la emoción que hay en un encuentro presencial. La importancia de la presencia física es indiscutible, pero como herramienta salvadora temporal estamos muy agradecidos con la tecnología y tenemos que explotar al máximo su potencial. Y sí, los eventos que organizamos desde marzo son 100% virtuales pero tienen similitudes varias con los 100% presenciales: los participantes entran en un espacio privado (algunos también se pierden y llegan tarde), previa inscripción; como agencia  de eventos guionizamos, creamos imagen de marca, damos soporte, ensayamos, dinamizamos y creamos acciones para fomentar la interacción máxima con los asistentes.

Que sí, que podemos seguir haciendo  <<cosas>> hasta que llegue el momento de trabajar en los actos pospuestos:

• Las personas, lo primero. ¿A que ya sabes que no son solo los virus lo que se contagia sino que también lo son la positividad y la fuerza? Ayudemos a desarrollar esa capacidad para afrontar esta nueva adversidad   y a transformarnos positivamente. Resiliencia lo llaman;  un inesperado virus nos obliga  a ser resilientes.  Empecemos entonces por cuidarnos física y emocionalmente, por aprender y sacar lo positivo de esta nueva vivencia; fuera miedo, aunque a veces inevitable, éste solo paraliza. ¿O acaso no vamos a tener que implementar nuevas habilidades en un mundo que será más o menos distinto al creíamos conocer?
  • Reforzar relaciones con clientes. Este parón nos está dando la oportunidad de escuchar las dudas de los clientes, de hablar más con ellos y de conocer así su lado más humano.  Cercanía, comunicación y confianza.
  • Colaboración máxima con los stakeholders de nuestra industria. Fomentemos las comunicaciones con agencias, asociaciones, clientes, medios, venues, etc. manteniendo contacto constante y buscando soluciones conjuntas consdierando diferentes escenarios adversos. La colaboración es más necesaria que nunca para sobrellevar este contratiempo.
  • Motivar empleados. Esta incertidumbre produce también ansiedad a los trabajadores.  Es vital la transparencia, el contacto continuo y comunicar abiertamente, lo cual conducirá a una visión más tranquilizadora y realista. Es un momento “interesante” para poner de relieve la importancia del trabajo en equipo, de las personas y de la necesidad del compromiso y sacrificio de ambas partes para seguir con la actividad. Además, parece que ya va siendo hora de hablar seriamente sobre conciliación y flexibilidad de horarios. Esta situación demostrará que se puede teletrabajar felizmente, consiguiendo incluso una mayor productividad, gracias a esa deseada flexibilidad.
• ROI / ROE, medir el impacto de eventos tendrá cada vez más sentido. Demostrar la importancia de la comunicación en vivo será cada vez más importante si queremos salvar el sector.
• Creatividad, base de la innovación. Esta nueva realidad nos desafía a buscar otras oportunidades, a desarrollar nuevas destrezas y nos empuja a ser más creativos. ¿Acaso no es una gran verdad que las adversidades resultan (casi) siempre ser un vector de impulso de ideas y oportunidades?  Es tiempo de buscar oportunidades, identificando nuevas maneras de hacer las cosas, nuevos enfoques de negocio que aporten valor añadido totalmente inmersos, eso sí, en este entorno VUCA (Volatility V, Uncertatinty U, Complexity C y Ambiguity A), como le llaman.
• Fórmate desde casa. ¿Acaso no es el momento idóneo para capacitarse? En general, tenemos más tiempo libre; aprovechemos este parón para dedicar tiempo al aprendizaje: trabaja esas asignaturas pendientes y/o pospuestas: desde el idioma inglés hasta el posicionamiento web, pasando por ensayar delante del espejo cómo hablar en público; no sé, siempre hay algo que mejorar, sembremos ahora y cosechemos en el futuro.
• Digitalizar procesos. Estamos siendo testigos de una digitalización más o menos acelerada en todos los sectores y las empresas han tenido que adoptar nuevas medidas de teletrabajo en tiempo récord. Ahora más que nunca es  necesario adaptarse y apostar por el desarrollo tecnológico; todo un básico en cuanto a conciliación laboral, reducción de costes y aumento de productividad se refiere. Es cierto que las crisis aceleran procesos y en esta ocasión la tecnología será muy protagonista. Esto además es super positivo como complemento ineludible para el futuro de los eventos y la mejora de la experiencia (sin duda, habrá otro post al respecto).
• Al día con la salud. De momento, los eventos no se podrán celebrar como hasta ahora y habrá que aplicar estrictas medidas de seguridad e higiene. Será obligatorio por tanto estar pendiente de las informaciones de las autoridades para así implementar los protocolos oficiales que garanticen la salud y la seguridad de nuestros trabajadores, colaboradores y clientes en cuanto tengamos el OK para arrancar.
• Medio ambiente. Se para el mundo y el aire se resetea. Los expertos dicen que se ha reducido sustancialmente la contaminación atmosférica y la calidad del aire ha experimentado una mejora drástica, que el planeta es el principal beneficiado del nuevo coronavirus y que la naturaleza quiere recuperar el espacio perdido. Parece que estamos en el momento adecuado para repensar los desafíos de movilidad y evolucionar así hacia un modelo de ciudad (más) ecológica.

¡A metamorfosearse! Sí, y además en tiempos de gran incertidumbre y escepticismo (casi nada).

Que sí, que estaremos alerta hasta que nos salve la ciencia. La COVID-19 no pasará en vano; preparémonos para el cambio y cocreemos. No dudamos que los eventos van a evolucionar (y será/tendrá que ser una evolución más que positiva que dé aún más valor a este nuestro sector)  y que tenemos que ser flexibles . Cambiará nuestra forma de relacionarnos, encontraremos nuevas oportunidades en este caos y cuando miremos atrás nos daremos cuenta de cuánto hemos aprendido. Dudo que los primeros eventos sean excesivamente multitudinarios, pero sí súper ansiados, de obligado mayor valor añadido y combinados con lo virtual. Y sí, nos estamos adaptando muy rápido a lo digital; el formato híbrido proliferará de manera exponencial   y casi con toda seguridad a partir de ahora se aprovechará al máximo la oportunidad del alcance de un evento presencial explotando al máximo las oportunidades tecnológicas.

Que sí, que nada sustituye la emoción del directo. Volverán los presenciales eventos, como las oscuras golondrinas, porque somos seres sociales por naturaleza y las personas y las marcas lo desean más que nunca. ¡Oh!  volver a juntarse con colegas, clientes, competidores…Además no tengo la menor duda  de que serán encuentros más emocionantes, más seguros, más impactantes, más originales…

Que sí, que nos estamos dando cuenta poco a poco de lo que realmente importa en la vida ¿y de todo lo que tenemos? ¿Y de todo lo que damos por sentado? ¿Nos haremos un poco mejores como seres humanos? ¿Podremos aparcar un momento nuestros intereses particulares en pro del beneficio colectivo? ¿Echaremos de menos momentos vividos mientras estábamos confinados?

Que sí, que no lo sabíamos, pero éramos “felices”; o eso dicen…

ATTENTIVE Comunicación y Eventos

«En los momentos de crisis, sólo la imaginación es más importante que el conocimiento.»- Albert Einstein