event planners archivos - Attentive Agencia de Eventos Madrid https://attentive.es/tag/event-planners/ AGENCIA DE ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y COMUNICACIÓN Thu, 25 Jun 2026 11:26:50 +0000 es hourly 1 https://attentive.es/wp-content/uploads/2023/02/cropped-favicon-32x32.png event planners archivos - Attentive Agencia de Eventos Madrid https://attentive.es/tag/event-planners/ 32 32 A por ese estratégico briefing de eventos https://attentive.es/briefing-de-eventos/ Tue, 04 Feb 2020 13:30:00 +0000 http://attentive.es/?p=4045 La entrada A por ese estratégico briefing de eventos se publicó primero en Attentive Agencia de Eventos Madrid.

]]>

Hace un tiempo, durante una reunión previa a la organización de un evento con un cliente anglosajón, mencionaron más de un par de veces el curioso concepto «Big Hairy Audacious Goal« (algo así como el objetivo con mayor posibilidad de alcanzar el éxito) , por supuesto con su correspondiente acrónimo (BHAG). A raíz de ese término (desconocido para nosotros hasta entonces) y de camino a casa surgieron estas líneas; he aquí una breve alusión a ese estratégico briefing de eventos que cada vez se toma más en serio por los profesionales de esta dinámica industria.

El briefing es el punto de partida. Qué importante son los comienzos,  ese momento de entender las  bases que generarán eventos que comunican,  que buscan la relevancia, que pretenden cambiar comportamientos del target… Sí, los objetivos son cada vez más ambiciosos ( y así debe ser), así que la calidad del briefing debe evolucionar acorde a estos. Pero, ¿de verdad ponemos en práctica esa gran verdad?

La importancia de la calidad del briefing es a veces subestimada, en ocasiones hasta ignorada, malentendida…Bueno, ya me entendéis. A preguntas básicas, respuestas escuetas;  desafortunadamente eso no sirve  de mucho. La organización de un  evento de éxito probado difícilmente será resultado de una simple respuesta a las 6W qué (what), quién (who), dónde (where), cuándo (when) por qué  (why), cómo (how); necesarias sí, pero ya no suficientes. Comunicar exclusivamente en eventos es ya la mitad (por dar una cifra) de lo realmente importante; provocar un cambio de comportamiento y ser relevantes es lo importante y urgente, si me apuras.

Pregunta sin tapujos cuáles son los principales problemas de la marca, sus valores, qué cotilleos conocen sobre la competencia directa, cuáles son los hobbies de los potenciales asistentes, qué desearían si no hubiera límite de tiempo y dinero, por qué no invierten más presupuesto en eventos,  qué tiene que haber cambiado una vez realizado el evento, por qué fulano no quiere asistir, por qué hay mal rollo entre mengano y zutano, por qué perengano de Compras, perencejo de RRHH y Perico el de los palotes de Comunicación no se ponen nunca de acuerdo… Cosas así.

Sería inaceptable que a día de hoy el papel de una agencia en el momento del briefing de eventos sea el de un mero espectador. Dado el carácter cada vez más estratégico del directo, del cara a cara, es necesario dar una vuelta a las preguntas clave a realizar y así obtener esas útiles respuestas que quieres obtener. Recurramos a la analogía. ¿Crees que conoces realmente a una persona preguntando nombre, fecha y lugar de nacimiento, nacionalidad, estudios o lugar de residencia?

En definitiva, los eventos son cada vez más  estratégicos, contienen mensajes emocionales y se buscan resultados  más y más exigentes, por lo tanto, es vital contar con información de valor durante el proceso de organización. Los eventos son una herramienta de comunicación indiscutiblemente potente, también efímera, por lo que hay que diseñar mensajes con capacidad de mantenerse de alguna forma en el tiempo  en la mente de la audiencia. En el “momento brief”, ante este escenario, creedme, ya no es suficiente con dar respuesta a las bien aprendidas 6W; id más allá, preguntad ¡hasta el infinito y más allá!

«Un presentimiento es la creatividad que intenta decirte algo.»- Frank Capra

ATTENTIVE Comunicación y Eventos

La entrada A por ese estratégico briefing de eventos se publicó primero en Attentive Agencia de Eventos Madrid.

]]> Impactos medibles del evento… ¿Eh? https://attentive.es/impactos-medibles-del-evento-eh/ Tue, 19 Mar 2019 10:32:08 +0000 http://attentive.es/?p=3692 La entrada Impactos medibles del evento… ¿Eh? se publicó primero en Attentive Agencia de Eventos Madrid.

]]>

Eventos sector dental¿Impactos medibles del evento? Los datos que se obtienen en un evento jamás pasarán desapercibidos ante cualquier organizador que se precie. El análisis de datos es cada vez más importante; quizás a día de hoy es uno de los valores añadidos más apreciados del evento, ¿O acaso no es todo un must conocer el impacto de la marca en nuestro público gracias a una acción de comunicación en vivo?

En este post queremos hacer hincapié en la importancia de definir y medir los KPIs, los cuales deberán establecerse con suficiente antelación al evento y nos servirán para determinar si se han conseguido los objetivos de este.

Nuestros queridos KPI (Key Performance Indicators), siglas en inglés de “Indicador clave de rendimiento”, son indicadores o medidores que sirven para conocer el grado de éxito de la estrategia en eventos. Son por tanto un aspecto clave para evaluar los resultados obtenidos de la comunicación en vivo. Porque amigos… El proceso de medición (ROI, ROE…) debe comenzar tan pronto como la propia planificación.

¡A por el impacto medible! ¿Cómo afirmar que un evento es el canal más rentable para llegar a nuestras audiencias? Estableciendo objetivos (específicos, medibles, alcanzables, realistas y oportunos), podemos incluso medir la satisfacción, los costes, el ruido en redes sociales, las ventas,incluso el cambio de actitudes, de comportamientos, y así un largo etcétera.

¿KPI? Un poco de teoría nunca viene mal. Recuerda sus características SMART (en inglés inteligente):

  1.  Specific-Específico. Que sea concreto y conciso. No a KPI amplios.
  2.  Measurable-Medible. Que sea cuantificable (cifras, porcentajes, etc.) para ser susceptible de comparar con otros datos y en el tiempo.
  3.  Achievable-Alcanzable. Que sea realista y creíble, posible de lograr. No a KPIs extremadamente ambiciosos.
  4.  Relevant-Relevante. Que sea importante para la consecución del objetivo y estrategia del evento, si no, ¿qué sentido tiene consideralo?
  5.  Timely– Oportuno, medible en el tiempo. Que esté acotado en el tiempo, susceptible de comparativas para ver la evolución.

¿KPI? Mejor contemplemos unos ejemplos de carácter más práctico.

El ineludible: registro en eventos.  Es vital  analizar el proceso de registro  en profundidad, observando aspectos como en qué momento hubo más registros, ¿se aprovecharon las promociones tipo “early birds”?,  número de asistentes   recurrentes, recaudación vía inscripciones así como por supuesto la  diferencia entre inscripciones y asistencia real, entre otros.

Un básico: encuesta de satisfacción a asistentes. La forma más inmediata de conocer si el evento fue del gusto de los asistentes  es preguntando. Con el fin de recabar información relevante, es imprescindible ser específico con las preguntas y apostar por opciones de respuesta numérica en la medida de lo posible, fácilmente cuantificables (responder sí o no, valorar de 1 a 10, etc.).

Y también a patrocinadores.  En determinados eventos son los patrocinios los que garantizan la financiación; que el evento se lleve a cabo depende enteramente de ellos. En este sentido es importante conocer cuán satisfechos están con su participación, qué mejorarían o si volverán a participar. No olvidemos preguntar también al asistente su opinión sobre el patrocinador, que en ocasiones se intuye mediante el número de búsquedas en la app, el nivel de interactuación en redes o el número de personas que visitan su stand y tiempo que invierten con el patrocinador. 

La herramienta: una dedicada web/app del evento o un potente CRM. Hoy en día es  necesario considerar la tecnología como aliada para obtener el máximo de información de un evento. Gracias a las plataformas podemos observar el tiempo que se invierte en la app, el número de interacciones, cuántos mensajes se envían o el número de visitas de usuarios a los perfiles de ponentes o a los vídeos pre evento. Por otro lado, recomendamos trabajar la manera de involucrar asistentes en las plataformas de promoción de eventos, dando por ejemplo la posibilidad de valorar al ponente,  de enviar preguntas en directo o de compartir fotos y opiniones.

Ruido social. Es vital medir el impactos en redes sociales, el nivel de participación y el engagement conseguido, considerando el número de “me gusta”,  de compartidos, de visualizaciones, de menciones, de nuevos seguidores, etc. Podrás comprobar así aspectos tales como qué ponentes resultaron más interesantes, qué tan impresionante fue la escenografía o la presentación del catering y hasta en cierto modo el grado de interés del público en general.

Y ruido en prensa. Aparecer en prensa es un claro indicador del éxito del evento siempre y cuando uno de los objetivos del evento sea generar confianza y aumentar el conocimiento de la marca. ¿Han aumentado las búsquedas de la marca en Google? La cobertura y nivel de compromiso de los medios de comunicación es pues un excelente indicador de éxito del encuentro.

Money, money! Analicemos siempre la relación coste- ingreso. Esta comparativa nos ayudará a comprobar las ganancias (o “pérdidas”) que el evento ha generado y seguir trabajando sobre cómo continuar mejorando la relación en eventos futuros. Este  KPI  resulta de indudable interés para otras partes interesadas, como patrocinadores e inversores. También comparar es útil comparar el presupuesto estimado con el real, determinando si hubo sobrecostes o no se invirtió lo suficiente en determinados aspectos (catering, señalización, seguridad, etc.).

Leads! Analicemos el número de leads cualificados, número de clientes adquiridos y su coste de adquisición. Cada empresa tiene su manera de determinar cuando un cliente es potencial en base a unos criterios definidos internamente para medir este KPI. Los considerados adquiridos deben ser escrupulosamente conseguidos como resultado del evento. Es necesario también definir otro KPI clave: coste de adquisición de clientes, basado en el tiempo y dinero invertidos para culminar con una venta.

¡Ventas! La estimulación y el volumen de las ventas como resultado de un evento no es especialmente fácil de medir. El quid de la cuestión es determinar si el negocio es generado como consecuencia de un evento concreto o se generó como consecuencia de otra acción de Marketing. ¿La venta es consecuencia del evento corporativo? ¿Provienen la mayoría de las ventas de clientes compraron tras asistir al evento? Medir el número de ventas durante el mismísimo evento e incluso en las semanas posteriores puede ser una solución (ofrece código promocional a los asistentes en el evento). Si coincidiendo con el evento el ritmo de ventas presenta una subida, pues algo se habrá hecho bien. La idea es utilizar siempre el mismo criterio para así poder comparar entre eventos en el tiempo.

organización de reunionesEn definitiva, nuestro objetivo como organizadores es demostrar el valor de los eventos. Definir y medir el éxito de un evento es un proceso específico y personalizado y como podéis comprobar, son numerosos los aspectos susceptibles de medición. La correcta elección dependerá no obstante de la naturaleza del acto, es decir, definir qué métricas son más relevantes para un evento depende básicamente de la naturaleza y objetivos de ese congreso, convención, reunión, incentivo, etc. que tengamos entre manos. 

Recuerda que este proceso no consiste únicamente en recoger datos masivamente y guardarlos en un cajón de sastre, sino de analizarlos, estudiarlos y profundizar hasta el punto en que entendamos en mayor medida qué se esconde detrás de la retorcida mente de los asistentes, sus preferencias, sus opiniones, sus gustos, etc. Así obtendremos conclusiones, haremos previsiones con fundamento y en definitiva adaptaremos la comunicación en vivo de acuerdo a esa útil, confiable y oportuna información. El seguimiento, análisis y medición ayudarán a definir una estrategia más eficiente de cara a próximos eventos. ¡Qué importante entonces definir los KPI!

«El conocimiento habla pero la sabiduría escucha.» – Jimi Hendrix.

ATTENTIVE Comunicación y Eventos

P.D. Os recomendamos igualmente echar un vistazo a este artículo “Tu checklist: unos ejemplos de lo que se puede medir“ de Eventoplus, o este “10 Metrics savvy Event Planners should track to maximize Event success” de Bizzabo. Y si tienes tiempo, no dejes de echar un vistazo a este vídeo: 

La entrada Impactos medibles del evento… ¿Eh? se publicó primero en Attentive Agencia de Eventos Madrid.

]]> Básicos de nuestra industria https://attentive.es/basicos-de-nuestra-industria/ Tue, 08 Jan 2019 10:10:26 +0000 http://attentive.es/?p=3564 La entrada Básicos de nuestra industria se publicó primero en Attentive Agencia de Eventos Madrid.

]]>

agencia de eventosDe vez en cuando, como bien sabéis, solemos indagar distintas fuentes fidedignas para mostraros un resumen de los básicos de la industria de los eventos, las tendencias, los cambios y otros datos que nunca está de más repasar y conocer. Y es que entendemos perfectamente que de entre nuestras numerosas tareas diarias en ocasiones obviemos la de indagar qué se cuece a nuestro alrededor en esta vasta industria.

En general, seremos testigos de una industria que crece de forma estable mientras aumenta la inversión en eventos corporativos. Ojo porque debemos poner  mayor énfasis aún en la experiencia del asistente y la personalización, sin olvidarnos de seguir al tanto de la continua irrupción de tecnologías. Las políticas de Compliance, tras la introducción de la normativa europea GDPR de protección de datos, también dará más quebraderos de cabeza.

Lo mejor. Se prevé una recuperación de la industria a nivel global, con el incremento de los presupuestos destinados a encuentros y del número de asistentes. El turismo MICE crecerá, y lo hará entre un 5% y 10% en Europa, Oriente Próximo y África (EMEA).

Poco a poco. El 10% de las empresas españolas espera invertir más este año en sus convenciones, eventos e incentivos, con un gasto medio estimado de 870 € por participante. El  72% de las operaciones se realizará en España, el 12% en otros países europeos y el 16% en el resto del mundo.

¿Dónde? ¿Interesado en destinos? Parece que el 75% de las empresas españolas suelen repetir destino. A nivel nacional,  Madrid y Barcelona siguen on fire, seguidas de Valencia, Málaga y Sevilla. En el ranking de ciudades europeas que albergarán un mayor número de eventos en 2019  gana Londres (*), 2 destinos españoles: Barcelona (en segunda posición) y Madrid (en quinta), en tercera y cuarta posición se encuentran Berlín y Amsterdam; Francia e Italia despiertan interés. A nivel mundial los españoles optan por el Caribe, Estados Unidos, China y Japón principalmente.  Los destinos griegos mejoran su situación gracias a la creciente demanda de reuniones en Atenas y a que sus islas son  apreciadas como destinos para viajes de incentivo, compitiendo con Ibiza, el sur de Francia y otros destinos populares del Mediterráneo.

Sabías que… Casi la mitad  de eventos fuera de España tienen menos de 50 participantes; 98% en el caso de viajes de incentivo. España y Alemania experimentarán un mayor crecimiento en el número de eventos corporativos en 2019, 3,5% y 4% respectivamente,

(*) Efecto Brexit: expertos auguran que el panorama puede cambiar radicalmente una vez se consume la salida británica de la Unión Europea.  El control fronterizo en el Reino Unido preocupa: medidas más estrictas desembocan en colas y esperas en los aeropuertos. París podría hacerse con negocios del Reino Unido.

Y el cuándo. Repiten los meses de mayo, junio y octubre como los más activos para la organización de reuniones. En cuanto a antelación, la negociación suele hacerse con entre seis y doce meses.  El precio de los billetes aéreos y la seguridad del destino son los principales factores que determinan la elección.  

Cómo no, el cuánto. En la región de Europa, Oriente Medio y África se prevé que el coste por asistente y día aumente un 6 % en 2019, hasta alcanzar una media de 255 $. Irremediablemente, se augura subida del precio de las tarifas hoteleras y los vuelos, un 3,7% y un 2,6%, respectivamente. En general, subirán los costes de proveedores, por lo que la flexibilidad en fechas y localización será determinante a la hora de conseguir tarifas más económicas. 

El cómo. Se insiste en mejorar la experiencia del asistente (ésta como epicentro del evento) y poner el  foco en la exclusividad y la personalización.  En Europa, los eventos internos y de teambuilding serán los que tengan más prevalencia. Se prevé que aumente el número de participantes en viajes de incentivo. En cuanto a venues, aumentará la demanda de los poco comunes, especialmente en mercados donde el turismo MICE ya está consolidado, como en Estados Unidos o Europa. Se diseñan eventos más originales y emocionantes y se apuesta por formatos más colaborativos (los asistentes crean contenidos y participan en la elección de ponentes).

Conceptos que repiten hasta la saciedad: sostenibilidad, mindfulness, engagement, responsabilidad social corporativa, colaboración, compliance, bleisure, influencer, millennial.

Siempre engagement, el gran mandamiento. Personalizar cada fase del evento para conseguir una experiencia a medida adaptada a cada participante. Y siempre la tecnología aliada al engagement.  Vuelve a destacar el papel de la tecnología como herramienta para ofrecer experiencias más atractivas. No sorprende, pues las innovaciones tecnológicas permiten aprendizajes más específicos y además posibilitan la captura y análisis de datos. Más robots, más realidad virtual, más inteligencia artificial, más drones, más  robótica, más chatbots, especial hincapié en más reconocimiento facial. 

El básico ineludible. Archiconocido es que las empresas consideran las redes sociales necesarias para la promoción del encuentro. Ahora además  las RRSS comunican, dirigen e influyen en el diseño de eventos, pues unos de los primeros pensamientos de muchos meeting planners ahora es: «¿Cómo se verá esta comida, este escenario o estas flores en Instagram?», “¿Tuitearán esta cita célebre”?, “¿Seremos #trendingtopic?”… Básicamente, si es “instagrameable”, produzcámoslo; si es “tuiteable”, digámoslo. 

¡Oh no, GDPR! Las políticas de Compliance adquieren mayor relevancia por la introducción de la normativa europea GDPR de protección de datos. Se acelera la adopción de una política formal para la gestión de eventos. El impacto de la normativa de protección de datos y de tecnologías emergentes (realidad virtual, AI, reconocimiento facial) aporta más y más datos de personas, por lo que las políticas de Compliance y privacidad se endurecen y adquieren también una importancia creciente.

Esta no es una lista cerrada; hay más tendencias y aspectos a considerar. Si has indagado un poco, ¡comparte tus opiniones, información y percepciones con nosotros!

Fuentes:

 “No sabemos lo que nos pasa, y eso es precisamente lo que nos pasa, no saber lo que nos pasa.” – José Ortega y Gasset. 

ATTENTIVE Comunicación y Eventos

 

Datos de interés relativos al impacto directo de los eventos empresariales a nivel global:

  • Número de participantes: más de 1.500  millones de participantes en más de 180 países.
  • Gasto directo: los eventos generaron 1,07 billones de $ de gasto directo representado en los gastos de la planificación y producción, viajes relaciones con el turismo de negocio, y otros gastos directos, como el gasto de los expositores.
  • PIB: 621,4 mil millones $ de PIB directo.
  • Empleo: 10,3 millones de empleos directos a nivel mundial.
  • Gasto medio por participante: 704 $ por evento.
  • Gasto en los 50 principales países: 1.03 billones de $ de gastos en eventos empresariales (96% del total mundial).
  • Impacto indirecto de los eventos empresariales globales: 2.5 trillones de dólares en ventas (producción), 26 millones de empleos, 1,5 millones de $ de PIB (producto interior bruto mundial).
  • Por lo tanto, los 1,5 billones de dólares del PIB total clasificarían al sector como la 14ª economía más grande del mundo (más que economías de países como Australia, España o México).

Fuente: “Global Economic Significance of Business Events”. Events Industry Council. Noviembre, 2018. 

La entrada Básicos de nuestra industria se publicó primero en Attentive Agencia de Eventos Madrid.

]]> Manías de un Event Manager cualquiera https://attentive.es/manias-de-un-event-manager-cualquiera/ Mon, 17 Dec 2018 09:31:13 +0000 http://attentive.es/?p=3548 La entrada Manías de un Event Manager cualquiera se publicó primero en Attentive Agencia de Eventos Madrid.

]]>

organización de congresos

¿Manías de un Event Manager? Se dice, se comenta que el organizador de eventos profesional tiene, como todas las profesiones, una serie de manías, convencionalismos y rituales, incluso  out of the office, que se materializan en peculiares comportamientos que a continuación desvelamos.

  • Del perfeccionismo a la neurosis.  Quizá somos perfiles demasiado críticos y exagerados que tendemos a la frustración por buscar la perfección en cada detalle de cada cosa llegando a complicarlo todo.
  • El teléfono como modo de comunicación y solución de problemas. Estamos en línea 24/7 y vayamos donde vayamos, los espacios con wifi con sus correspondientes tomas de corriente es lo primero que inconscientemente “olemos”.
  • Una vez más te recuerdo que no es lo que parece… «¡Qué bien vives, de país en país, de ciudad en ciudad, de hotel en hotel!» Son muchos los que envidian el rol del #eventprof. Si bien es cierto que el trabajo tiene su parte buena (pruebas todo lo que ofreces),  no es el organizador quien de verdad disfruta los servicios que se ofrecen (aunque a veces también…).
  • Juzgar, juzgar, juzgar sin parar. Entras en una sala o venue y automáticamente calculas aforo, localizas salidas de emergencia. Y es que tras visitar tantas salas y espacios nos sale de manera innata.
  • La falta de paciencia tecnológica. Ese proyector que no arranca, esa app que va lenta, ese wifi con señal baja, ese micro que deja de funcionar por momentos… Por favor, eso no es para nosotros.
  • ¡Oh, no! Me invitan a eventos. No disfrutas, no desconectas. ¿Por qué? Porque lo compruebas todo, y en ocasiones lo sufres… Ese photocall se tambalea, el registro es lento, la temática no va en línea con el objetivo del evento, la comida no llega a todos los rincones o esa música que claramente supera el límite de decibelios permitidos. También ocurre al contrario: la organización es top-notch e inconscientemente tomas nota mental de ello.
  • En un hotel…No habrá relax para los event planners. ¿Cuántos hoteles visitas a lo largo del año por trabajo? Luego llegan las vacaciones y… ¿Nos vamos a un hotel? ¿Pasamos todos los días por delante de sus meeting room en formato escuela con su poderoso proyector? Es como si nunca salieses de tu ámbito de trabajo. Y lo que es más, es innegable que nuestras expectativas respecto a los estándares se han vuelto un poquito más exigentes, ¿verdad?
  • Porque siempre estamos y tenemos que estar  a la última  en tendencias. Examinamos cada flyer, folleto, site o ad y los que le gustan los guardamos como “mi tesoro”. La  variedad de sectores para los que diseñamos propuestas y la cantidad de temáticas que manejamos nos fuerzan a convertirnos en culturetas: leemos muchos libros, visitamos exposiciones de arte, nos tragamos todas las series de TV americanas y frecuentamos los restaurantes y bares más trendy.  

¿Cómo lo resolvemos? ¿Cómo ventilamos estas manías? La clave es que estas adorables obsesiones no repercutan de manera negativa en el rendimiento; conservándolas de forma sana nunca se volverán en nuestra contra. ¿O acaso no son parte del sello personal del organizador?

ATTENTIVE Comunicación y Eventos

”Lo sé con certeza: nos terminamos convirtiendo en nuestras obsesiones”. – Oprah Winfrey

La entrada Manías de un Event Manager cualquiera se publicó primero en Attentive Agencia de Eventos Madrid.

]]> Sí, será maravilloso… https://attentive.es/mallorca-si-sera-maravilloso/ Mon, 12 Nov 2018 08:44:56 +0000 http://attentive.es/?p=3487 La entrada Sí, será maravilloso… se publicó primero en Attentive Agencia de Eventos Madrid.

]]>

Congresos en MallorcaInnegable es que España ofrece una destacable variedad de destinos bien preparados para organizar eventos, desde congresos, conferencias y convenciones hasta ferias, roadshows o incentivos. Aunque es cierto que Madrid y Barcelona acogen el mayor número de reuniones, otros territorios de nuestra geografía también tienen un gran potencial. En este post, haremos un análisis del que es el destino más solicitado por el turismo nacional y que cada vez es más demandado para reuniones empresariales: Mallorca.

Leed este artículo por si necesitáis “refrescar” las razones por las que España es un destino MICE muy top: (click aquí). 

“El turismo de reuniones en España sigue mostrando su fortaleza, generando más de 6.000 millones de euros en 2017”. Fuente: SCB, 2018.

Las Islas Baleares se consideran uno de los destinos turísticos líder más completos del mundo. Y sí, en Mallorca  el 70 % de la economía se basa en el turismo, pero también destaca por reunir todo lo que un destino MICE necesita: variedad de infraestructuras, servicios y equipamientos para la organización de eventos empresariales así como una serie de particularidades que la hacen única.

A continuación destacamos por qué destaca Mallorca, razones por las cuales un evento podrá encajar perfectamente en la isla:

  • Ubicación privilegiada. Bien conectado con la península y con conexiones diarias a la mayoría de las capitales europeas.
  • Climatología.  El clima es agradable casi todo el  año: más de 300 días de sol y 18º de media.
  • Infraestructura MICE. En la isla encontramos 1964 establecimientos turísticos, con más de 288.000 plazas hoteleras. El Palau de Congresos de Palma es la gran novedad de la oferta MICE; en plena bahía de Palma, con capacidad para 1978 personas, premiado con el máximo galardón de arquitectura en España y ganador del premio de oro Eventoplus 2018 al Mejor Espacio.

El Palau de Congresos de Palma contribuye de manera muy positiva al turismo MICE en la isla; según Meliá, desde su apertura en abril de 2017,  han tenido lugar  226 eventos en el Palau, atrayendo unos  76.000 asistentes aproximadamente. Sin lugar a dudas, un claro ejemplo de contribución a la ansiada desestacionalización.

  • Paisajes y riqueza natural. Destaca su particular orografía, desde la Serra de Tramuntana (Patrimonio Mundial de la UNESCO), con  picos de hasta 1400 metros de altura hasta el mar, contando con 42 puertos,  5 reservas naturales, cuevas naturales, 550 km de costa, playas paradisíacas (208 en total, 42 con bandera azul.) y 24 campos de golf. El 40% del territorio está protegido.
  • Vinculación al deporte. Mallorca, que vio nacer y crecer a Rafa Nadal, ofrece infinitas posibilidades para los amantes del deporte  gracias al mar y la montaña: desde trekking, karting, montañismo, senderismo, nordic walking, hípica, golf,  hasta buceo, náutica, vela, kitesurfing o piragüismo.  Rafa Nadal Sports Centre es un ¡must!
  • Población “abierta”. Con más de 800,000 habitantes censados, Mallorca tiene su propia historia, su lengua, su acento y una marcada personalidad. La isla está bien acostumbrada al paso de viajeros: es un discreto refugio de lujo de celebridades y la base de la Familia Real de España.
  • Artesanía. La isla está marcada por la tradición artesanal. Destaca por el calzado de piel, el vidrio soplado, las perlas de Manacor o la alfarería rústica.
  • Gastronomía local. Mallorca destaca por la producción de licores de hierbas, de tomillo, naranja y de aceite y por sus 2 D.O. de vino, 70 bodegas y más de 500 marcas de vino con reconocimientos a nivel mundial, sin olvidar el frito mallorquín, el tumbet, arroz brut,  el pa amb oli, los embutidos (sobrasada, el butifarrón o el camaiot) , el queso y por supuesto las ensaimadas
  • Ocio. Cosmopolita donde las haya, Mallorca es tradicionalmente mediterránea. Ofrece una  amplia variedad de restaurantes, cafés y locales de ocio. Destaca por la cantidad de opciones para compras (lujo, principales grandes marcas, boutiques, mercados , mercadillos y artesanía). A destacar también la vida nocturna en Mallorca (Puerto Portals, Porto Petro, Marina de Port Adriano, el Paseo Marítimo, la Bahía de Palma, etc.).

¿Hemos pasado algo por alto? ¡Ayúdanos a completar este artículo! ¿Has encontrado una buena justificación para llevar tu evento a  isla más grande del archipiélago balear? ¿Necesitas alguna razón más para organizar congresos en Mallorca? Entonces, escríbenos aquí. ¡Ya es hora de consolidar Mallorca como destino MICE! Sí, será maravilloso…

ATTENTIVE Comunicación y Eventos

“Me encanta Mallorca porque esta isla ha sido proyectada por la misma energía del amor.” -Dalai Lama.

“Mallorca es el paraíso, si puedes resistirlo”. – Gertrude Stein.

Listamos a continuación algunos de los hoteles MICE de 5* y 4* en la isla:
 
Protur Biomar Gran Hotel & Spa*****
Blau Privilege Porto Petro Beach Resort & Spa *****
Gran Melia De Mar *****
Es Revellar Art Resort
Formentor, A Royal Hideaway Hotel *****
Pure Salt Garonda *****
Hilton Sa Torre Mallorca *****
Hipotels Hipocampo Palace *****
Park Hyatt Mallorca *****
Jumeirah Port Soller Hotel & Spa *****
Belmond La Residencia *****
Hotel Llaut Palace & Spa *****
St. Regis Mardavall Mallorca *****
Be Live Collection Son Antem *****
Hospes Maricel & Spa *****
Hotel Nixe Palace *****
Iberostar Playa De Palma *****
Pure Salt Port Adriano *****
Gran Hotel Sóller Restaurant & Spa *****
Gran Hotel Son Net*****
Castillo Hotel Son Vida *****
Steigenberger Golf & Spa Resort *****
Gpro Valparaiso Palace *****
Gran Melia Victoria ***** Gl
Zafiro Palace Hotel Alcudia *****
Barceló Illetas Albatros ****
Melia Calvia Beach ****
Hotel Palma Bellver **** By Melia Hotel International
Hotel Riu Palace Bonanza Playa ****
Hotel Bon Sol ****
Innside Palma Bosque ****
Hotel Fergus Style Cala Blanca Suites ****
Colonia Sant Jordi Club ****
Hotel Cort **** Sup
Iberostar Cristina ****
Iberostar Suites Hotel Jardin Del Sol ****
Sallés Hotel Marina Portals ****
Me Mallorca ****
Protur Naisa Palma Hotel ****
Occidental Playa De Palma ****
Od Port Portals **** Deluxe
Melia  Palma Marina ****
Melia Palma Bay **** Sup
Hotel Fergus Style Palmanova ****
Hotel Fergus Style Pollensa Park & Spa ****
Portblue Club Pollentia Resort
H10 Punta Negra Resort****
Puro Hotel****
Hotel Son Caliu Spa Oasis **** Sup
Grupotel Taurus Park ****
Hotel Tres **** Sup

La entrada Sí, será maravilloso… se publicó primero en Attentive Agencia de Eventos Madrid.

]]> Publicaciones sobre la industria de los eventos https://attentive.es/publicaciones-sobre-la-industria-de-los-eventos/ Tue, 03 Jul 2018 17:55:46 +0000 http://attentive.es/?p=3381 La entrada Publicaciones sobre la industria de los eventos se publicó primero en Attentive Agencia de Eventos Madrid.

]]>

Una parte importante de nuestro trabajo consiste indudablemente en estar al día, pues formamos parte de una industria que mueve millones de €, que cambia constantemente, que innova y que se expande.

Durante el verano es probable que tengamos un poco más de tiempo para dedicar a la lectura de artículos útiles que nos ayuden a entender y conocer más a fondo la compleja y vasta industria de los eventos. Por ello, hemos recopilado medios, blogs y otros recursos de lectura obligatoria para que rápidamente accedas a publicaciones sobre la industria de los eventos y estés informado e inspirado en todo momento.

y Nuestro TOP-5:

  1. Event Manager Blog (Las Vegas-USA). Es el primer blog para profesionales de eventos, sin duda uno de nuestros recursos favoritos. Ofrece educación, innovación e inspiración a través de artículos diarios. Además, publica informes periódicos de la industria de eventos que ya acumulan cientos de miles de descargas. Fundado en 2007, se postula como pionero en contenido sobre tecnología de eventos, startups de eventos y el uso de redes sociales en eventos. Event Manager Blog ha sido ampliamente referenciado como recurso para profesionales de eventos innovadores dispuestos a aprender más sobre las tendencias en la industria de eventos. Además, nos encanta su canal de YouTube.
  2. Event Industry News (UK): Esta revista de eventos en línea ofrece las últimas noticias de la industria de eventos. Por su variado contenido, en EIN participan un amplio espectro de organizadores, desde responsables de festivales, hasta promotores, producción, las agencias de eventos puros hasta los responsables corporativos.Con tan sólo un click, podréis comprobar a primera vista la cantidad de recursos que ofrece.
  3. Eventbrite (San Francisco-USA). He aquí la mayor plataforma tecnológica de entradas y eventos del mundo. Desarrolla tecnología que permite crear, compartir, encontrar y asistir a eventos de todo tipo, desde congresos científicos a festivales de música o maratones. Ha comprado recientemente la plataforma española de venta de entradas Ticketea. El Blog que puedes encontrar en su Web es absolutamente recomendable.
  4. EventoPlus (España). Es la plataforma más conocida a nivel España. Desde el año 2000, informa y conecta a los profesionales, contribuyendo desde entonces muy positivamente a la difusión, desarrollo y educación sobre la amplia industria de los eventos. Es el primer portal de eventos en España, con su  revista de referencia (eventos Magazine). Organizan además los Premios eventoplus, ferias y conferencias innovadoras (Event Innovation Summit, Meeting and Incentive Summit, el Showroom evento Days) y han formado la comunidad de profesionales (Club Eventoplus).
  5.  Y por supuesto, Event Industry Council (Washington). Las más de 30 organizaciones miembros del Events Industry Council (EIC) representan a más de 103.500 personas y 19.500 empresas involucradas en la industria de reuniones, convenciones y ferias. EIC facilita el intercambio de información, promueve la adopción de las mejores prácticas de la industria, desarrolla programas para promover el profesionalismo de los organizadores de reuniones y educa al público sobre el profundo impacto económico de la industria de reuniones y eventos. Los programas de EIC incluyen el programa Certified Meeting Professional (CMP), la iniciativa Accepted Practices Exchange (APEX) y otros proyectos y recursos de la industria.

Las asociaciones del sector también son fuentes de información fidedignas a las que podemos acudir de vez en cuando:

  • AEVEA:  Agencias de Eventos Españolas Asociadas
  • MPI: Meetings Professionals International 
  • NSA: National Speakers Association
  • IACC: The International Association of Conference Centers
  • ICCA: International Congress And Convention Association
  • IAVM: International Association Of Venue Managers
  • SGMP: Society of Government Meeting Professionals
  • PCMA: Professional Convention Management Association  

Otros básicos, ordenados por orden alfabético, puesto que ¿quién es Attentive determinar quién es más o menos importante?:

Mantenerse al día y estar al tanto de las publicaciones sobre la industria de los eventos es esencial. Desde Attentive os recomendamos consultar los medios citados con mayor asiduidad con el fin de estar actualizados, seguir adquiriendo nuevos conocimientos, acceder a los inspiradores consejos y conocer los casos de éxitos más sonados. ¿Cuál es tu favorito? ¿Echas de menos algún medio o recurso que hayamos pasado por alto? Comparte tus recomendaciones con nosotros.

ATTENTIVE Comunicación y Eventos

La entrada Publicaciones sobre la industria de los eventos se publicó primero en Attentive Agencia de Eventos Madrid.

]]> Promocionar eventos sin Internet es posible https://attentive.es/promocion-de-eventos-offline/ Wed, 02 May 2018 16:59:59 +0000 http://attentive.es/?p=3281 La entrada Promocionar eventos sin Internet es posible se publicó primero en Attentive Agencia de Eventos Madrid.

]]>

Organización de CongresosLa irrupción de Internet en nuestras vidas ha facilitado la mayoría de los procesos cotidianos. El Marketing, y consecuentemente los eventos, no se escapan de las virtudes de la red de redes. Si bien comunicar eventos online es indiscutiblemente eficiente, no debemos ignorar distintas acciones offline que se han usado desde tiempos inmemorables y que son el complemento perfecto a las estratégicas herramientas online.

Ni ancestral, ni inefectivo, ni rancio, ni caducado, ni anticuado. Citamos a continuación ejemplos de comunicacion offline que recomendamos incluyáis, conjuntamente con las bien conocidas y requetecitadas herramientas online, en la promoción de vuestros eventos:

  • Correo

¡Postal! CORREOS, el Internet del siglo XVIII. El gran detalle de recibir una carta personalizada es un gesto más que valorado en los tiempos que corren. Tan sólo piensa, ¿a cuántos eventos nos invitan vía emailing y a cuántos vía postal? 

  • Flyers

El papel… se dice que la tasa de conversión es baja. su potencial para llamar la atención y visibilidad dependerá del diseño y contenido. Diariamente, más de uno pasa por nuestras manos; pero ¿de verdad lo ignoras cuando se menciona un tema de tu interés o del de tu compañero?

  • Networking

El face-to-face es unos de los  objetivos principales por los que se llevan a  cabo eventos. Saca tu mejor cara y aprovecha el potencial del encuentro para dar visibilidad; por qué no, haz que de un evento salga otro evento. Quizá te resulte más sencillo conseguir contactos mediante un solo clic, pero la calidad del conseguido cara a cara es suprema.

  • Publicación impresa

Cada vez menos demandada, es indudable que un diseño adecuado al medio y sus lectores sigue siendo efectivo. Cierto es que no tiene la capacidad de medir cuántas miradas han acaparado, pero un anuncio en un medio especializado no pasa tan desapercibido como podría pensarse. 

«Is Newspaper Advertising Worth The ROI?»

  • Marketing de guerrilla 

Las acciones sorpresivas ejecutadas a través de medios no convencionales y que están concienzudamente diseñadas impactan y conseguen el objetivo de llegar al público objetivo a a través de su ingenio y creatividad. 

«Campaña de Nike con marketing de guerrilla, internet y un gran evento» 

  • Objetos promocionales

Visibilidad y recuerdo… Cuando los gadgets cumplen el principio de utilidad, se conservan. ¿Por qué no sublimar un objeto promocional con el nombre y fecha de tu evento? ¿Acaso no conservarías y utilizarías durante un tiempo una taza, un imán, una funda de Ipad o un bolígrafo?

«Try These Clever Swag Ideas For 2018»

Conoces más, ¿verdad? No dudes en compartirlas con nosotros.

En conclusión, promocionar eventos en Internet es un básico hoy en día, ¿quién podría resistirse a descartar acciones como crear un evento en Facebook o una promoción en Twitter?  Sin embargo, no permitas a tu subconsciente incluir solo promoción online, especialmente las redes sociales. Piensa que antes de que el uso de Internet se extendiese tan vastamente, ya existían eventos ¡y asistentes informados!

 

“Se ha vuelto terriblemente obvio que nuestra tecnología ha superado nuestra humanidad.”– Albert Einstein.

 

«La tecnología no es nada. Lo importante es que tengas fe en la gente, que sean básicamente buenas e inteligentes, y si les das herramientas, harán cosas maravillosas con ellas.»- Steve Jobs.

ATTENTIVE Comunicación y Eventos

La entrada Promocionar eventos sin Internet es posible se publicó primero en Attentive Agencia de Eventos Madrid.

]]> Espacios que son más espacios https://attentive.es/eleccion-de-espacios/ Wed, 04 Apr 2018 16:20:40 +0000 http://attentive.es/?p=3251 La entrada Espacios que son más espacios se publicó primero en Attentive Agencia de Eventos Madrid.

]]>

Organización de seminariosLa elección del venue es una de las decisiones más estratégicas, delicadas y determinantes a la hora de organizar un evento. Por ello, los responsables de espacios son cada vez más conscientes de la importancia de diferenciarse de la ardua competencia. Se apuesta por decoraciones asombrosas, soluciones tecnológicas y digitales y también a otros formatos que no requieren de tanto soporte técnico.

La correcta elección del espacio es vital para el éxito del evento. Las opciones son infinitas; no obstante, no hay espacios ni mejores ni peores. Hoteles, recintos feriales, centro de convenciones, palacios de congresos, fincas, la calle…Lo importante es que se adapten a los objetivos del encuentro y a su hilo argumental, así como a sus necesidades particulares y a su presupuesto. En este sentido, no debemos precipitarnos ni eclipsarnos por gustos personales; no siempre las características, el estilo, la estética, la accesibilidad o la capacidad del venue encajan con los objetivos principales del evento.

Como sabéis, la formación y el networking son las principales razones por las que se asiste a un evento, por tanto, los diferentes agentes que intervienen en la organización deberán involucrarse para proporcionar suficientes opciones que promuevan dicho objetivos. Existen por tanto multitud de factores a valorar en la toma de decisión entre las distintas tipologías de espacios para eventos, pero si quieres que el espacio aporte valor al evento, tenemos que ir más allá de los básicos: aforo y presupuesto.

A continuación citamos algunas ideas y ejemplos que hemos considerado a la hora de sugerir al cliente centros de reuniones más “conscientes” y eficientes:

organizacion de eventosSingularidad

Garajes, cuevas, hangares, parkings, cárceles, viejas fábricas, etc. Prácticamente sólo por tal naturaleza, estos espacios invitan a interactuar y contribuirán a que el encuentro sea memorable. Cierto es que cae la demanda de ballrooms y aumenta la de espacios más “raros”, más industriales, más trendy, más polivalentes, sin duda novedosos, con personal cuyas funciones vayan más allá de lo puramente comercial, más involucrado y con expertise en esta compleja industria, cosa que se agradece. Y es que cada vez es más habitual el uso de lugares poco comunes con el fin de crear más expectación y consecuentemente mayor repercusión de un evento. Si bien es cierto que estos lugares requieren de un presupuesto más holgado que los considerados convencionales, hay que entender que serán de gran utilidad en la generación de interés, incluso publicidad gratuita, que  contribuirá a aumentar al máximo la asistencia a un evento corporativo.

Decoración cool

En cuanto a estilismo se refiere, habría mucho que decir, pues casi todo vale a la hora de llamar la atención; que si todo muy urderground, que si decoración moderna y antigua perfectamente ensamblada, que si elementos que llaman a la inspiración.

En definitiva, espacios que invitan a interactuar y jugar o que a veces ¡ni sabes lo que son!

En la imagen podéis ver una de las estancias del maravilloso Fabrik 23 de Berlín, que tuvimos la ocasión de visitar y que figura en las primeras posiciones del ranking de mejores espacios para eventos a nivel mundial.

Punto de tabletas ¡y wifi!

Es muy interesante crear un espacio tipo chill out donde los asistentes puedan usar tablets para interactuar, obtener información en general, dejar comentarios sobre el evento, participar en chats, etc.

Colocar unas pantallas gigantes en las zonas de descanso, inteligentemente repartidas por el venue, son otra solución que facilitará que los asistentes accedan a contenidos, jueguen a un videojuego,  vean la televisión o simplemente se relajen (sin dejar de recibir impactos).

También nos encanta crear rincones de vídeo que permiten a los asistentes entrevistarse entre sí o simplemente mostrar sus observaciones, hacer comentarios y expresar lo que esperan del evento, del nuevo producto o de la marca en general.

Rincones atecnológicos

No todo es tecnología. ¿Por qué no complementarnos con lo más tech y hacer uso de la creatividad para fomentar la interacción? Crear una zona de descanso con juegos de mesa, mesas de World Café, mesas repletas de unas cuentas piezas de Lego, ensaladeras para dejar el móvil antes de acceder a la sala…

Sin duda estos simples actos contribuyen a la interacción, resaltan la creatividad, contribuyen  a crear un entorno de aprendizaje disruptivo y ayudan a conseguir el  ansiado efecto Wow.

Interactividad sí, pero no olvidemos estos 3 básicos: 

  • La ubicación. Pónselo fácil y escoge un lugar bien conectado (o pon los medios) y con significado conceptual para el evento.
  • El aforo. Descarta grandes espacios para grupos reducido de invitados y evitemos la temida percepción de vacío.
  •  ¿Outdoor? Aunque la prioridad sea disfrutar al aire libre, cuenta con una alternativa a cubierto..

 ¡Tampoco olvidemos los extras! A valorar servicios adicionales: ¿Parking? ¿Exclusividad? ¿Catering propio? ¿Multifuncionalidad? ¿Posibilidad de personalización? ¿Carga y descarga? ¿Personal de apoyo competente? ¿Flexibilidad? 

Cierto es por tanto que los espacios de reuniones que buscamos, además de proporcionar la logística básica necesaria para llevar a cabo la reunión con garantías, deben reconvertirse también en lugares inspiradores que fomenten el aprendizaje y contribuyan a generar experiencias positivas. Y es que los asistentes no solo esperan charlas interesantes y de formación sino también oportunidades para hacer crecer su red profesional y relacionarse con otras personas con responsabilidades y retos similares.

¿Qué factores tienen más peso? ¿El precio? Si es relevante el espacio para afianzar el mensaje del evento, será conveniente centrar los esfuerzos sobre un espacio que sí aporte valor conceptual. La elección del espacio está por tanto muy relacionada con las expectativas del cliente, qué mensaje se va a transmitir con su evento y a quién va dirigido. La personalidad del espacio tendrá que estar en línea con los objetivos de comunicación que tiene el propio evento.

«Hay lugares donde uno se queda y lugares que se quedan en uno.»

ATTENTIVE Comunicación y Eventos

P.D. Compartimos con vosotros este completo artículo que viene a cuento con lo expuesto -“The 7 Steps Event Venue Checklist (2018 edition): A bulletproof guide to find the perfect venue for your event”– y que sin duda te ayudará a entender la gran repercusión que tiene la elección del espacio correcto.  Amigos, ¡muy importante la parte del checklist!

La entrada Espacios que son más espacios se publicó primero en Attentive Agencia de Eventos Madrid.

]]> Nuestras frustraciones más frustrantes https://attentive.es/frustraciones-de-los-organizadores/ Thu, 08 Mar 2018 10:30:11 +0000 http://attentive.es/?p=3220 La entrada Nuestras frustraciones más frustrantes se publicó primero en Attentive Agencia de Eventos Madrid.

]]>

Evento Presentación de ProductoOrganizadores profesionales de eventos, ¿a que estamos unánimemente de acuerdo en que la organización de eventos es una profesión cuanto menos gratificante? No obstante, no ha sido, ni es, ni será un camino de rosas, pues como todo en la vida, tiene un lado oscuro y frustrante, que ha hecho que nos sitúe en el TOP 5 de las profesiones más estresantes. La idealizada industria de los eventos no está por tanto exenta de retos, llamémoslos frustraciones, pues dejan sin efecto nuestros propósitos bienintencionados; a continuación las explicamos.

Como veis, algunas de ellas tienen que ver con el tiempo:

  • Tic tac…Esperando a que el evento se confirme, pero ¡en firme!

Mientras, tempus fugit; el tiempo, uno de los recursos más preciados en esta profesión, transcurre especialmente rápido. Evidentemente, al margen de tu profesionalidad como organizador, los milagros no existen. Cuanto menos margen de tiempo, menos posibilidad de elección y coste más elevado de los servicios.

  • Cambios de última hora.

¡Atención! Acabas de recibir un email “prioridad alta” que contiene unos cambios de último hora. Esto afecta negativamente el presupuesto. Pero no solo las cifras se alteran, sino también la calidad a la hora de implementar la nueva acción.

Esto suele ocurrir cuando una persona de la empresa cliente con poder de decisión y hasta ahora no involucrada, decide unilateralmente incluir o prescindir de un servicio. Esto acaba suponiendo un despilfarro de recursos, tiempo y dinero, que no estaban contemplados cuando se inicia el proceso de organización.

  • Procrastinar, esa moda peligrosa.

Esta frustración no sólo tiene que ver con los retos organizativos con los que tienen que lidiar los organizadores a raíz de las demoras a la hora de tomar decisiones, sino también con el efecto negativo sobre el presupuesto por no haber tomado las decisiones con antelación.

Aquí en este punto rompemos una lanza en contra del cliché ibérico; procrastinar no es sólo cosa de los españoles. Es (felizmente) un malogro que comparten organizadores de cualquier parte del mundo.

Como veis, algunas de ellas no tienen que ver con el tiempo:

  • El famoso briefing incompleto.

El concurso al briefing más escueto parece no tener parangón. Casi siempre se echa de menos la información más clave. Y es que sin conocer las necesidades exactas del cliente, resulta complicado conseguir esos deseados eventos tailor-made que nos demandan. Necesitamos las respuestas a nuestras queridas W: qué, cuándo, cómo, quién, cuánto, dónde, por qué.

Recuerdo una ocasión (¡una!) en que recibimos un briefing con tanta información que el correspondiente email de vuelta incluía tan solo una felicitación a su autor. El evento tuvo mucho éxito porque la profesionalidad del interlocutor se reflejó en cada etapa del proceso.

  • La creatividad es de … Marujita.

¿Pero por qué nos hemos dedicado al producto intangible?

Si un potencial cliente quiere un bien «Z», lo mira, lo toca lo remira, lo contrasta y a veces lo compra. Si un potencial cliente quiere un servicio «Y», lo mira, lo toca, lo remira, lo contrasta y a veces lo roba. Pensaba entrecomillar “roba”, pero siento decir que carece de ironía en este contexto.

No obstante, dadas las circunstancias, es preocupación del organizador encargarse de proteger legalmente la autoría de la creatividad «regalada» en la propuesta. A nuestro favor  diremos que si robas una idea, ya tienes 2 trabajos; el primero, ya te lo hemos dicho -robar- ; el segundo, buscar el “implementador” adecuado que la implemente.

<blockquote class="instagram-media" data-instgrm-permalink="https://www.instagram.com/p/BZiTbecAzLx/" data-instgrm-version="8" style=" background:#FFF; border:0; border-radius:3px; box-shadow:0 0 1px 0 rgba(0,0,0,0.5),0 1px 10px 0 rgba(0,0,0,0.15); margin: 1px; max-width:658px; padding:0; width:99.375%; width:-webkit-calc(100% - 2px); width:calc(100% - 2px);"><div style="padding:8px;"> <div style=" background:#F8F8F8; line-height:0; margin-top:40px; padding:55.04629629629629% 0; text-align:center; width:100%;"> <div style=" background:url(data:image/png;base64,iVBORw0KGgoAAAANSUhEUgAAACwAAAAsCAMAAAApWqozAAAABGdBTUEAALGPC/xhBQAAAAFzUkdCAK7OHOkAAAAMUExURczMzPf399fX1+bm5mzY9AMAAADiSURBVDjLvZXbEsMgCES5/P8/t9FuRVCRmU73JWlzosgSIIZURCjo/ad+EQJJB4Hv8BFt+IDpQoCx1wjOSBFhh2XssxEIYn3ulI/6MNReE07UIWJEv8UEOWDS88LY97kqyTliJKKtuYBbruAyVh5wOHiXmpi5we58Ek028czwyuQdLKPG1Bkb4NnM+VeAnfHqn1k4+GPT6uGQcvu2h2OVuIf/gWUFyy8OWEpdyZSa3aVCqpVoVvzZZ2VTnn2wU8qzVjDDetO90GSy9mVLqtgYSy231MxrY6I2gGqjrTY0L8fxCxfCBbhWrsYYAAAAAElFTkSuQmCC); display:block; height:44px; margin:0 auto -44px; position:relative; top:-22px; width:44px;"></div></div><p style=" color:#c9c8cd; font-family:Arial,sans-serif; font-size:14px; line-height:17px; margin-bottom:0; margin-top:8px; overflow:hidden; padding:8px 0 7px; text-align:center; text-overflow:ellipsis; white-space:nowrap;"><a href="https://www.instagram.com/p/BZiTbecAzLx/" style=" color:#c9c8cd; font-family:Arial,sans-serif; font-size:14px; font-style:normal; font-weight:normal; line-height:17px; text-decoration:none;" target="_blank">Una publicación compartida de ATTENTIVE (@attentivevents)</a> el <time style=" font-family:Arial,sans-serif; font-size:14px; line-height:17px;" datetime="2017-09-27T07:25:03+00:00">Sep 27, 2017 at 12:25 PDT</time></p></div></blockquote> <script async defer src="//www.instagram.com/embed.js"></script>
  • Barreras CEOgráficas. 

Aún las agencias son testigo de la errónea costumbre de CEO/responsable de delegar  la logística del evento (como que fuera lo único) al departamento más ocioso. No querer cambiar la manera de hacer las cosas sólo conduce a un estancamiento y falta de consecución de objetivos. Qué necesario es innovar los formatos y qué poco se implementan cambios (¡y cuanto lo deseamos los profesionales de eventos, aún testigos de la infravaloración!). Existe aún un gran gap entre lo que verdaderamente hace un event planner y lo que realmente ve el cliente. Incluso el acto más sencillo requiere un determinado tiempo de organización, gestión, ejecución y medición. Por cierto, qué difícil es a veces demostrar todo lo que un event planner realiza para conseguir los objetivos eficientemente…

  • La letra pequeña: fee oculto, un fee por descubrir.

Las negociaciones y comunicaciones iniciales con los proveedores implicados son de vital importancia. Ser cuidadoso con los contratos con cada una de las partes es más que una obligación si no queremos llevarnos sustos con las facturas finales. Debemos analizar y especificar, por ejemplo, todos los extras que conlleva el alquiler de un venue concreto, las dietas de ponentes o qué no incluye el software de inscripciones.

Por ello,  nos toca dedicar tiempo a poner zoom a la letra pequeña de todos y cada uno de los contratos de todos los involucrados en  un evento y así especificarlo correctamente en la propuesta.

  • Considera lo inesperado.

Aparte del propio evento en sí, siempre tenemos en mente lo inesperado; sí, lo que no esperas pero que en el fondo sabes que podría pasar. En ese caso, tenemos que evitar al máximo que esas impensadas obligaciones nos bloqueen, nos cieguen y nos frustren. Nunca idealizaremos un evento, tenemos que considerar distintos escenarios, más o menos dramáticos, para salir disimuladamente airosos de situaciones imprevistas. Aquí la experiencia juega un papel clave: cuantos más retos hayas lidiado, más eficazmente superarás los nuevos imprevistos.

<blockquote class="instagram-media" data-instgrm-permalink="https://www.instagram.com/p/BYFhnLygYP_/" data-instgrm-version="8" style=" background:#FFF; border:0; border-radius:3px; box-shadow:0 0 1px 0 rgba(0,0,0,0.5),0 1px 10px 0 rgba(0,0,0,0.15); margin: 1px; max-width:658px; padding:0; width:99.375%; width:-webkit-calc(100% - 2px); width:calc(100% - 2px);"><div style="padding:8px;"> <div style=" background:#F8F8F8; line-height:0; margin-top:40px; padding:33.33333333333333% 0; text-align:center; width:100%;"> <div style=" background:url(data:image/png;base64,iVBORw0KGgoAAAANSUhEUgAAACwAAAAsCAMAAAApWqozAAAABGdBTUEAALGPC/xhBQAAAAFzUkdCAK7OHOkAAAAMUExURczMzPf399fX1+bm5mzY9AMAAADiSURBVDjLvZXbEsMgCES5/P8/t9FuRVCRmU73JWlzosgSIIZURCjo/ad+EQJJB4Hv8BFt+IDpQoCx1wjOSBFhh2XssxEIYn3ulI/6MNReE07UIWJEv8UEOWDS88LY97kqyTliJKKtuYBbruAyVh5wOHiXmpi5we58Ek028czwyuQdLKPG1Bkb4NnM+VeAnfHqn1k4+GPT6uGQcvu2h2OVuIf/gWUFyy8OWEpdyZSa3aVCqpVoVvzZZ2VTnn2wU8qzVjDDetO90GSy9mVLqtgYSy231MxrY6I2gGqjrTY0L8fxCxfCBbhWrsYYAAAAAElFTkSuQmCC); display:block; height:44px; margin:0 auto -44px; position:relative; top:-22px; width:44px;"></div></div><p style=" color:#c9c8cd; font-family:Arial,sans-serif; font-size:14px; line-height:17px; margin-bottom:0; margin-top:8px; overflow:hidden; padding:8px 0 7px; text-align:center; text-overflow:ellipsis; white-space:nowrap;"><a href="https://www.instagram.com/p/BYFhnLygYP_/" style=" color:#c9c8cd; font-family:Arial,sans-serif; font-size:14px; font-style:normal; font-weight:normal; line-height:17px; text-decoration:none;" target="_blank">Una publicación compartida de ATTENTIVE (@attentivevents)</a> el <time style=" font-family:Arial,sans-serif; font-size:14px; line-height:17px;" datetime="2017-08-22T06:39:37+00:00">Ago 21, 2017 at 11:39 PDT</time></p></div></blockquote> <script async defer src="//www.instagram.com/embed.js"></script>
  • Presupuesto en la horquilla.

Y con todo lo expuesto, mantén el presupuesto al límite. Hemos visto que los inevitables cambios surgen a lo largo del proceso de planificación. Es habitual que el cliente pide más y aún así tengamos que ser fieles a la horquilla previamente definida. Por ello, nos vemos obligados a utilizar y actualizar los presupuestos cada vez que un ítem es añadido. No olvidemos comprobar un par de veces que los sumatorios son los correctos. Y como todo suma, por pequeño que sea, dividamos al máximo el presupuesto en diferentes partidas para así dar prioridad a lo más necesario en caso de esos temidos y obligados ajustes.

Esperamos que este post os haya ayudado a entender algunas de las frustraciones más habituales a las que un organizador de eventos profesional se tiene que enfrentar en su día a día. Es cierto que aquí no hay “mea culpa” que valga, pero es descorazonador que las buenas intenciones no se hagan efectivas por desconocimiento y por causas ajenas.

ATTENTIVE Comunicación y Eventos

La entrada Nuestras frustraciones más frustrantes se publicó primero en Attentive Agencia de Eventos Madrid.

]]> 6 mini consejos de éxito para esta peculiar industria https://attentive.es/consejos-para-la-organizacion-profesional-de-eventos/ Tue, 09 Jan 2018 12:46:50 +0000 http://attentive.es/?p=3181 La entrada 6 mini consejos de éxito para esta peculiar industria se publicó primero en Attentive Agencia de Eventos Madrid.

]]>

La organización de eventos va mucho más allá de lo que entendemos por el término “organización” de manera aislada. Por ello, compartimos con vosotros unos consejos para la organización profesional de eventos, consejos de actitud básicos a tener en mente si estáis pensando en convertiros en verdaderos profesionales de la industria de los eventos.

  • Sé comunicador. Siempre hacemos hincapié en que en un evento “todo comunica”. Sí, y el contenido es el Rey. Céntrate en que todos los elementos con potencial de comunicar sean coherentes.
  • Sé creativo. Un mensaje atractivo deja huella, da resultados. Eso sí, es una condición necesaria, pero no suficiente. La creatividad sin control no sirve de nada.
  • Sé planificador. Te diría incluso que vayas más allá, que planifiques lo impredecible. Confirmamos que la Ley de Murphy está presente en este sector.
  • Sé empático. Siente a tu audiencia, fomenta el face-to-face, ponte en su lugar. Todos somos personas al fin y al cabo, así que debemos identificarnos con los asistentes mental y afectivamente. #Engagement!
  • Sé generoso. Dada la intangibilidad de los servicios que ofrecemos, recomendamos siempre informar y asesorar al cliente y potenciales clientes de las acciones para que confíe en tu savoir-faire justificando la ejecución de cada acción en busca objetivos concretos.
  • Sé transparente. Ni ocultes información, ni mientas al cliente bajo ningún concepto, especialmente si llevas el control de gastos e ingresos del evento.

Son sólo 6 «sés», seguro que hay más… ¿Quieres compartir tu percepción? ¡Sé participativo!

Igualmente, os animamos a que profundicéis y dediquéis un par de minutos leyendo “Top 5 Qualities of a Successful Event Manager (Updated 2018)” de Event Manager Blog  o “The Top 10 Qualities of Successful Event Managers” de Eventbrite  que ayudan a entender el perfil deseado del verdadero Event Manager.

“Muchas empresas creen que la gente es intercambiable. La gente talentosa nunca lo es. Ellos tienen cualidades únicas. Este tipo de personas no deben ser forzadas a desempeñar roles para los que no están preparados. Los líderes efectivos permiten a la gente extraordinaria dedicarse a aquello para lo que nacieron”. – Warren G. Bennis

ATTENTIVE Comunicación y Eventos

<blockquote class="instagram-media" data-instgrm-permalink="https://www.instagram.com/p/BZvTrLdgqCC/" data-instgrm-version="8" style=" background:#FFF; border:0; border-radius:3px; box-shadow:0 0 1px 0 rgba(0,0,0,0.5),0 1px 10px 0 rgba(0,0,0,0.15); margin: 1px; max-width:658px; padding:0; width:99.375%; width:-webkit-calc(100% - 2px); width:calc(100% - 2px);"><div style="padding:8px;"> <div style=" background:#F8F8F8; line-height:0; margin-top:40px; padding:62.5% 0; text-align:center; width:100%;"> <div style=" background:url(data:image/png;base64,iVBORw0KGgoAAAANSUhEUgAAACwAAAAsCAMAAAApWqozAAAABGdBTUEAALGPC/xhBQAAAAFzUkdCAK7OHOkAAAAMUExURczMzPf399fX1+bm5mzY9AMAAADiSURBVDjLvZXbEsMgCES5/P8/t9FuRVCRmU73JWlzosgSIIZURCjo/ad+EQJJB4Hv8BFt+IDpQoCx1wjOSBFhh2XssxEIYn3ulI/6MNReE07UIWJEv8UEOWDS88LY97kqyTliJKKtuYBbruAyVh5wOHiXmpi5we58Ek028czwyuQdLKPG1Bkb4NnM+VeAnfHqn1k4+GPT6uGQcvu2h2OVuIf/gWUFyy8OWEpdyZSa3aVCqpVoVvzZZ2VTnn2wU8qzVjDDetO90GSy9mVLqtgYSy231MxrY6I2gGqjrTY0L8fxCxfCBbhWrsYYAAAAAElFTkSuQmCC); display:block; height:44px; margin:0 auto -44px; position:relative; top:-22px; width:44px;"></div></div><p style=" color:#c9c8cd; font-family:Arial,sans-serif; font-size:14px; line-height:17px; margin-bottom:0; margin-top:8px; overflow:hidden; padding:8px 0 7px; text-align:center; text-overflow:ellipsis; white-space:nowrap;"><a href="https://www.instagram.com/p/BZvTrLdgqCC/" style=" color:#c9c8cd; font-family:Arial,sans-serif; font-size:14px; font-style:normal; font-weight:normal; line-height:17px; text-decoration:none;" target="_blank">Una publicación compartida de ATTENTIVE (@attentivevents)</a> el <time style=" font-family:Arial,sans-serif; font-size:14px; line-height:17px;" datetime="2017-10-02T08:37:19+00:00">Oct 2, 2017 at 1:37 PDT</time></p></div></blockquote> <script async defer src="//platform.instagram.com/en_US/embeds.js"></script>

La entrada 6 mini consejos de éxito para esta peculiar industria se publicó primero en Attentive Agencia de Eventos Madrid.

]]>