Otra paradoja de la IA: cuanto más artificial, más humanos serán los eventos

No al gluten, ojo con la lactosa, ni una sola traza de frutos secos, ¡los huevos! Y por qué no vegano; mejor vegetariano, venga no, flexiteriano… Esta temporada sigo la dieta pescetariana, aunque como pollo pero, por favor, no carne roja, aunque el jamón serrano mmm… Pero estoy embarazada… ¡Ah! Y el  pescado solo azul ¡y congelado! Yo solo productos exclusivamente ecológicos, hoy dieta blanda, mañana detox, mejor pensado, sólo proteína.

Amigos, las necesidades médicas, las tendencias saludables, las decisiones personales y las costumbres culturales  revolucionan los eventos. A lo largo de los últimos años, los profesionales de la industria de los eventos hemos normalizado y nos hemos involucrado activamente con la creciente cantidad de asistentes con necesidades y requerimientos dietéticos que además no se saltan el cuidado durante la asistencia a eventos. Tanto es así que incluso la propia IACC (International Association of Conference Centres – Asociación Internacional de Centros de Convenciones) ha creado una guía informativa incluyendo consejos prácticos para facilitar la labor los Event Planners. Puedes consultarla aquí: “Guide to Managing Conference Delegate Dietary Requirements”.

LA NORMATIVA

Reto del sector hostelero: aplicación de la  normativa. Existe obviamente una generalizada preocupación por garantizar la seguridad y la confianza del consumidor. La incorporación de la normativa  aumenta considerablemente la competitividad  y contribuye además  a afianzar esa deseada confianza.

Por tanto, es de vital importancia que todo profesional relacionado con la restauración sea conocedor de la legislación e implemente paulatinamente los cambios con naturalidad a su trabajo diario. Información, formación del personal, definición de procesos y por supuesto mucha comunicación.

Desde el 13 de Diciembre del año 2014, el sector alimentario está obligado según (UE) 1169/2011 del Parlamento Europeo y del Consejo de Octubre de 2011 , a informar a todo consumidor de la presencia de elementos alérgenos que pueda contener todo aquello que esté destinado al consumo. El reglamento  incluye  alimentos no envasados, vendidos a granel y a distancia, entregados por colectividades: bares, restaurantes, caterings, hospitales, comedores públicos o máquinas expendedoras.

Hoteles, restaurantes y servicios de catering en eventos tienen el deber de informar sobre los alimentos que ofrecen y que pueden provocar alergias o intolerancias (concretamente, una lista de 14 alérgenos) por escrito y además proactivamente, aunque el consumidor no lo solicite.

«Las alergias a los alimentos afectan a entre un 1 y 3% de la población general.»

Fuente: Sociedad Española de Alergología e Inmunología Clínica (SEAIC).

https://www.instagram.com/p/BxPCEonhMdE/?utm_source=ig_web_copy_link

LO QUE MÁS SE CUECE…

• Alergia a los frutos secos.
• Celiaquía o intolerancia permanente al gluten.
• Paleo, plan alimentario creado sobre la base de la alimentación humana prehistórica.
• Kosher, todos aquellos alimentos que responden a la normativa de la ley judía.
• Halal, acciones y comidasque son permitidas por la religión musulmana. Lo contrario a halal es haram, que significa ilegal, prohibido y dañino.
• Vegetarianismo o vegetarismo, ​  evita el consumo de alimentos de origen animal.
• Dietacetogénica, basada en un alto contenido de grasas , muy baja en carbohidratos.
• Lacto-Vegetariano, vegetariano que permite productos derivados de la leche, especialmente popular en seguidores de religiones como  hinduistas y budistas.
• Ovo-vegetariano, no comen carne ni lácteos, pero comen huevos.
• Lacto-ovo-vegetarianismo, aunque vegetariano, se diferencia del vegetarianismo estricto por incluir en la dieta huevos y productos lácteos
• Pescetariano, que incorpora pescados y mariscos a diferencia de la dieta vegetariana, pero evitan alimentos provenientes de cualquier otro animal.
• Vegano no comen ningún producto de carne, leche, queso, huevos, o miel.
• Crudiveganismo, dieta basada en alimentos crudos de origen vegetal. Excluye productos de origen animal y alimentos que necesiten ser sometidos a cocción previo consumo.
• Frugivorismo, o también llamado frutarianismo, que consumen únicamente  partes de plantas recolectadas sin dañarlas. Incluye frutas, frutos secos y semillas.
• Otras situaciones habituales:
  • Embarazos. No jamón, no alcohol, no pescado crudo.
  • Alcohol. No todos beben alcohol, ya sea por amor, devoción o religión.

Y tres consideraciones súper importantes:

1. Asegúrate de que tu proveedor de catering en eventos es flexible y conocedor de la normativa.
2. Ahórrate comentarios sobre las preferencias, gustos y costumbres dietéticas de los que te rodean.
3. El tema es complejo; a la hora de organizar el deseado catering en eventos, antepón preguntar dos veces a asumir.

Es indudable que con la comida se conquista, pero qué difícil resulta agradar a todos los asistentes cuando se organizan eventos más o menos multitudinarios. Lo que sí afirmamos con rotundidad es que la información es un básico, cuanto más conozcas las preferencias de los asistentes más fácil será preparar, prevenir y curar. Y por supuesto, no olvidemos lo más más importante de todo, el RESPETO, siempre RESPETO. ¡Y que aproveche! 

«Un cocinero se convierte en artista cuando tiene cosas que decir a través de sus plato, como un pintor en un cuadro.» -Joan Miró.

«La cocina es un lenguaje mediante el cual se puede expresar armonía, felicidad, belleza, poesía, complejidad, magia, humor, provocación, cultura.» -Ferran Adrià.

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P.D. Ya que has llegado hasta aquí, te recomendamos que leas estos artículos relacionados: 

«How Do You Handle Special-Meal Requests?» Fuente: Event Manager Blog

«How to Plan for Attendees with Special Diets.» Fuente: PCMA

Innegable es que España ofrece una destacable variedad de destinos bien preparados para organizar eventos, desde congresos, conferencias y convenciones hasta ferias, roadshows o incentivos. Aunque es cierto que Madrid y Barcelona acogen el mayor número de reuniones, otros territorios de nuestra geografía también tienen un gran potencial. En este post, haremos un análisis del que es el destino más solicitado por el turismo nacional y que cada vez es más demandado para reuniones empresariales: Mallorca.

Leed este artículo por si necesitáis “refrescar” las razones por las que España es un destino MICE muy top: (click aquí). 

“El turismo de reuniones en España sigue mostrando su fortaleza, generando más de 6.000 millones de euros en 2017”. Fuente: SCB, 2018.

Las Islas Baleares se consideran uno de los destinos turísticos líder más completos del mundo. Y sí, en Mallorca  el 70 % de la economía se basa en el turismo, pero también destaca por reunir todo lo que un destino MICE necesita: variedad de infraestructuras, servicios y equipamientos para la organización de eventos empresariales así como una serie de particularidades que la hacen única.

El Palau de Congresos de Palma contribuye de manera muy positiva al turismo MICE en la isla; según Meliá, desde su apertura en abril de 2017,  han tenido lugar  226 eventos en el Palau, atrayendo unos  76.000 asistentes aproximadamente. Sin lugar a dudas, un claro ejemplo de contribución a la ansiada desestacionalización.

• Paisajes y riqueza natural. Destaca su particular orografía, desde la Serra de Tramuntana (Patrimonio Mundial de la UNESCO), con  picos de hasta 1400 metros de altura hasta el mar, contando con 42 puertos,  5 reservas naturales, cuevas naturales, 550 km de costa, playas paradisíacas (208 en total, 42 con bandera azul.) y 24 campos de golf. El 40% del territorio está protegido.

• Vinculación al deporte. Mallorca, que vio nacer y crecer a Rafa Nadal, ofrece infinitas posibilidades para los amantes del deporte  gracias al mar y la montaña: desde trekking, karting, montañismo, senderismo, nordic walking, hípica, golf,  hasta buceo, náutica, vela, kitesurfing o piragüismo.  Rafa Nadal Sports Centre es un ¡must!
• Población “abierta”. Con más de 800,000 habitantes censados, Mallorca tiene su propia historia, su lengua, su acento y una marcada personalidad. La isla está bien acostumbrada al paso de viajeros: es un discreto refugio de lujo de celebridades y la base de la Familia Real de España.
• Artesanía. La isla está marcada por la tradición artesanal. Destaca por el calzado de piel, el vidrio soplado, las perlas de Manacor o la alfarería rústica.

• Gastronomía local. Mallorca destaca por la producción de licores de hierbas, de tomillo, naranja y de aceite y por sus 2 D.O. de vino, 70 bodegas y más de 500 marcas de vino con reconocimientos a nivel mundial, sin olvidar el frito mallorquín, el tumbet, arroz brut,  el pa amb oli, los embutidos (sobrasada, el butifarrón o el camaiot) , el queso y por supuesto las ensaimadas
• Ocio. Cosmopolita donde las haya, Mallorca es tradicionalmente mediterránea. Ofrece una  amplia variedad de restaurantes, cafés y locales de ocio. Destaca por la cantidad de opciones para compras (lujo, principales grandes marcas, boutiques, mercados , mercadillos y artesanía). A destacar también la vida nocturna en Mallorca (Puerto Portals, Porto Petro, Marina de Port Adriano, el Paseo Marítimo, la Bahía de Palma, etc.).

¿Hemos pasado algo por alto? ¡Ayúdanos a completar este artículo! ¿Has encontrado una buena justificación para llevar tu evento a  isla más grande del archipiélago balear? ¿Necesitas alguna razón más para organizar congresos en Mallorca? Entonces, escríbenos aquí. ¡Ya es hora de consolidar Mallorca como destino MICE! Sí, será maravilloso…

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“Me encanta Mallorca porque esta isla ha sido proyectada por la misma energía del amor.” -Dalai Lama.

“Mallorca es el paraíso, si puedes resistirlo”. – Gertrude Stein.

y Nuestro TOP-5:

1. Event Manager Blog (Las Vegas-USA). Es el primer blog para profesionales de eventos, sin duda uno de nuestros recursos favoritos. Ofrece educación, innovación e inspiración a través de artículos diarios. Además, publica informes periódicos de la industria de eventos que ya acumulan cientos de miles de descargas. Fundado en 2007, se postula como pionero en contenido sobre tecnología de eventos, startups de eventos y el uso de redes sociales en eventos. Event Manager Blog ha sido ampliamente referenciado como recurso para profesionales de eventos innovadores dispuestos a aprender más sobre las tendencias en la industria de eventos. Además, nos encanta su canal de YouTube.
2. Event Industry News (UK): Esta revista de eventos en línea ofrece las últimas noticias de la industria de eventos. Por su variado contenido, en EIN participan un amplio espectro de organizadores, desde responsables de festivales, hasta promotores, producción, las agencias de eventos puros hasta los responsables corporativos.Con tan sólo un click, podréis comprobar a primera vista la cantidad de recursos que ofrece.
3. Eventbrite (San Francisco-USA). He aquí la mayor plataforma tecnológica de entradas y eventos del mundo. Desarrolla tecnología que permite crear, compartir, encontrar y asistir a eventos de todo tipo, desde congresos científicos a festivales de música o maratones. Ha comprado recientemente la plataforma española de venta de entradas Ticketea. El Blog que puedes encontrar en su Web es absolutamente recomendable.
4. EventoPlus (España). Es la plataforma más conocida a nivel España. Desde el año 2000, informa y conecta a los profesionales, contribuyendo desde entonces muy positivamente a la difusión, desarrollo y educación sobre la amplia industria de los eventos. Es el primer portal de eventos en España, con su  revista de referencia (eventos Magazine). Organizan además los Premios eventoplus, ferias y conferencias innovadoras (Event Innovation Summit, Meeting and Incentive Summit, el Showroom evento Days) y han formado la comunidad de profesionales (Club Eventoplus).
5.  Y por supuesto, Event Industry Council (Washington). Las más de 30 organizaciones miembros del Events Industry Council (EIC) representan a más de 103.500 personas y 19.500 empresas involucradas en la industria de reuniones, convenciones y ferias. EIC facilita el intercambio de información, promueve la adopción de las mejores prácticas de la industria, desarrolla programas para promover el profesionalismo de los organizadores de reuniones y educa al público sobre el profundo impacto económico de la industria de reuniones y eventos. Los programas de EIC incluyen el programa Certified Meeting Professional (CMP), la iniciativa Accepted Practices Exchange (APEX) y otros proyectos y recursos de la industria.

Otros básicos, ordenados por orden alfabético, puesto que ¿quién es Attentive determinar quién es más o menos importante?:

• BBT Online- bbtonline.eu
• Bizbash- www.bizbash.com
• Bizzabo- bizzabo.com
• C&IT- www.citmagazine.com
• CIM – Conference & Incentive Management- www.cimunity.com/en/home
• CMW- www.c-mw.net
• Collaborate Meetings- www.collaboratemeetings.com
• Connect Magazine- www.connectyourmeetings.com
• Convene Magazine- www.pcma.org/convene-content
• Event- www.eventmagazine.co.uk
• Exhibitor – www.exhibitoronline.com
• Facility Manager- magazine.iavm.org
• Ignite Magazine- ignitemag.ca
• International Meetings Review- www.internationalmeetingsreview.com
• Kongres Magazine- kongres-magazine.eu
• Meet In- www.meet-in.es
• MeetingsFocus.com- www.meetingsfocus.com
• Meetings and Conventions magazine- www.meetings-conventions.com
• Meeting and Event Planning + Incentive Travel Programs – www.meetingscanada.com
• Meetings International- www.meetingsinternational.com
• Meeting Media Group- www.meetingmediagroup.com
• MeetingsNet- meetingsnet.com
• MeetMe- www.meetmiddleeast.com
• Meetpie.com- www.meetpie.com
• Micenet magazine- www.mice.net.au
• Midwest Meetings- www.midwestmeetings.com
• Odyssey Media Group- www.odysseymediagroup.com
• Plan your Meetings- planyourmeetings.com 
• Punto MICE- puntomice.com
• Prevue Meetings- prevuemeetings.com
• Rejuvenate Meetings Magazine- www.rejuvenatemeetings.com
• Smart Meetings- www.smartmeetings.com/magazine
• Speaker Magazine- speakermagazine.com
• Spice News- www.spicenews.com.au
• Succesful Meetings- www.successfulmeetings.com
• Themeetingmagazines.com- www.themeetingmagazines.com

Mantenerse al día y estar al tanto de las publicaciones sobre la industria de los eventos es esencial. Desde Attentive os recomendamos consultar los medios citados con mayor asiduidad con el fin de estar actualizados, seguir adquiriendo nuevos conocimientos, acceder a los inspiradores consejos y conocer los casos de éxitos más sonados. ¿Cuál es tu favorito? ¿Echas de menos algún medio o recurso que hayamos pasado por alto? Comparte tus recomendaciones con nosotros.

ATTENTIVE Comunicación y Eventos

La irrupción de Internet en nuestras vidas ha facilitado la mayoría de los procesos cotidianos. El Marketing, y consecuentemente los eventos, no se escapan de las virtudes de la red de redes. Si bien comunicar eventos online es indiscutiblemente eficiente, no debemos ignorar distintas acciones offline que se han usado desde tiempos inmemorables y que son el complemento perfecto a las estratégicas herramientas online.

Ni ancestral, ni inefectivo, ni rancio, ni caducado, ni anticuado. Citamos a continuación ejemplos de comunicacion offline que recomendamos incluyáis, conjuntamente con las bien conocidas y requetecitadas herramientas online, en la promoción de vuestros eventos:

• Correo

¡Postal! CORREOS, el Internet del siglo XVIII. El gran detalle de recibir una carta personalizada es un gesto más que valorado en los tiempos que corren. Tan sólo piensa, ¿a cuántos eventos nos invitan vía emailing y a cuántos vía postal? 

• Flyers

El papel… se dice que la tasa de conversión es baja. su potencial para llamar la atención y visibilidad dependerá del diseño y contenido. Diariamente, más de uno pasa por nuestras manos; pero ¿de verdad lo ignoras cuando se menciona un tema de tu interés o del de tu compañero?

• Objetos promocionales

Visibilidad y recuerdo… Cuando los gadgets cumplen el principio de utilidad, se conservan. ¿Por qué no sublimar un objeto promocional con el nombre y fecha de tu evento? ¿Acaso no conservarías y utilizarías durante un tiempo una taza, un imán, una funda de Ipad o un bolígrafo?

«Try These Clever Swag Ideas For 2018»

“Se ha vuelto terriblemente obvio que nuestra tecnología ha superado nuestra humanidad.”– Albert Einstein.

 

«La tecnología no es nada. Lo importante es que tengas fe en la gente, que sean básicamente buenas e inteligentes, y si les das herramientas, harán cosas maravillosas con ellas.»- Steve Jobs.

ATTENTIVE Comunicación y Eventos

La elección del venue es una de las decisiones más estratégicas, delicadas y determinantes a la hora de organizar un evento. Por ello, los responsables de espacios son cada vez más conscientes de la importancia de diferenciarse de la ardua competencia. Se apuesta por decoraciones asombrosas, soluciones tecnológicas y digitales y también a otros formatos que no requieren de tanto soporte técnico.

La correcta elección del espacio es vital para el éxito del evento. Las opciones son infinitas; no obstante, no hay espacios ni mejores ni peores. Hoteles, recintos feriales, centro de convenciones, palacios de congresos, fincas, la calle…Lo importante es que se adapten a los objetivos del encuentro y a su hilo argumental, así como a sus necesidades particulares y a su presupuesto. En este sentido, no debemos precipitarnos ni eclipsarnos por gustos personales; no siempre las características, el estilo, la estética, la accesibilidad o la capacidad del venue encajan con los objetivos principales del evento.

Como sabéis, la formación y el networking son las principales razones por las que se asiste a un evento, por tanto, los diferentes agentes que intervienen en la organización deberán involucrarse para proporcionar suficientes opciones que promuevan dicho objetivos. Existen por tanto multitud de factores a valorar en la toma de decisión entre las distintas tipologías de espacios para eventos, pero si quieres que el espacio aporte valor al evento, tenemos que ir más allá de los básicos: aforo y presupuesto.

A continuación citamos algunas ideas y ejemplos que hemos considerado a la hora de sugerir al cliente centros de reuniones más “conscientes” y eficientes:

Singularidad

Garajes, cuevas, hangares, parkings, cárceles, viejas fábricas, etc. Prácticamente sólo por tal naturaleza, estos espacios invitan a interactuar y contribuirán a que el encuentro sea memorable. Cierto es que cae la demanda de ballrooms y aumenta la de espacios más “raros”, más industriales, más trendy, más polivalentes, sin duda novedosos, con personal cuyas funciones vayan más allá de lo puramente comercial, más involucrado y con expertise en esta compleja industria, cosa que se agradece. Y es que cada vez es más habitual el uso de lugares poco comunes con el fin de crear más expectación y consecuentemente mayor repercusión de un evento. Si bien es cierto que estos lugares requieren de un presupuesto más holgado que los considerados convencionales, hay que entender que serán de gran utilidad en la generación de interés, incluso publicidad gratuita, que  contribuirá a aumentar al máximo la asistencia a un evento corporativo.

Punto de tabletas ¡y wifi!

Es muy interesante crear un espacio tipo chill out donde los asistentes puedan usar tablets para interactuar, obtener información en general, dejar comentarios sobre el evento, participar en chats, etc.

Colocar unas pantallas gigantes en las zonas de descanso, inteligentemente repartidas por el venue, son otra solución que facilitará que los asistentes accedan a contenidos, jueguen a un videojuego,  vean la televisión o simplemente se relajen (sin dejar de recibir impactos).

También nos encanta crear rincones de vídeo que permiten a los asistentes entrevistarse entre sí o simplemente mostrar sus observaciones, hacer comentarios y expresar lo que esperan del evento, del nuevo producto o de la marca en general.

Interactividad sí, pero no olvidemos estos 3 básicos: 

• La ubicación. Pónselo fácil y escoge un lugar bien conectado (o pon los medios) y con significado conceptual para el evento.
• El aforo. Descarta grandes espacios para grupos reducido de invitados y evitemos la temida percepción de vacío.
•  ¿Outdoor? Aunque la prioridad sea disfrutar al aire libre, cuenta con una alternativa a cubierto..

 ¡Tampoco olvidemos los extras! A valorar servicios adicionales: ¿Parking? ¿Exclusividad? ¿Catering propio? ¿Multifuncionalidad? ¿Posibilidad de personalización? ¿Carga y descarga? ¿Personal de apoyo competente? ¿Flexibilidad? 

«Hay lugares donde uno se queda y lugares que se quedan en uno.»

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P.D. Compartimos con vosotros este completo artículo que viene a cuento con lo expuesto -“The 7 Steps Event Venue Checklist (2018 edition): A bulletproof guide to find the perfect venue for your event”– y que sin duda te ayudará a entender la gran repercusión que tiene la elección del espacio correcto.  Amigos, ¡muy importante la parte del checklist!

Organizadores profesionales de eventos, ¿a que estamos unánimemente de acuerdo en que la organización de eventos es una profesión cuanto menos gratificante? No obstante, no ha sido, ni es, ni será un camino de rosas, pues como todo en la vida, tiene un lado oscuro y frustrante, que ha hecho que nos sitúe en el TOP 5 de las profesiones más estresantes. La idealizada industria de los eventos no está por tanto exenta de retos, llamémoslos frustraciones, pues dejan sin efecto nuestros propósitos bienintencionados; a continuación las explicamos.

Como veis, algunas de ellas tienen que ver con el tiempo:

• Tic tac…Esperando a que el evento se confirme, pero ¡en firme!

Mientras, tempus fugit; el tiempo, uno de los recursos más preciados en esta profesión, transcurre especialmente rápido. Evidentemente, al margen de tu profesionalidad como organizador, los milagros no existen. Cuanto menos margen de tiempo, menos posibilidad de elección y coste más elevado de los servicios.

• Cambios de última hora.

¡Atención! Acabas de recibir un email “prioridad alta” que contiene unos cambios de último hora. Esto afecta negativamente el presupuesto. Pero no solo las cifras se alteran, sino también la calidad a la hora de implementar la nueva acción.

Esto suele ocurrir cuando una persona de la empresa cliente con poder de decisión y hasta ahora no involucrada, decide unilateralmente incluir o prescindir de un servicio. Esto acaba suponiendo un despilfarro de recursos, tiempo y dinero, que no estaban contemplados cuando se inicia el proceso de organización.

• Procrastinar, esa moda peligrosa.

Esta frustración no sólo tiene que ver con los retos organizativos con los que tienen que lidiar los organizadores a raíz de las demoras a la hora de tomar decisiones, sino también con el efecto negativo sobre el presupuesto por no haber tomado las decisiones con antelación.

Aquí en este punto rompemos una lanza en contra del cliché ibérico; procrastinar no es sólo cosa de los españoles. Es (felizmente) un malogro que comparten organizadores de cualquier parte del mundo.

Como veis, algunas de ellas no tienen que ver con el tiempo:

• El famoso briefing incompleto.

El concurso al briefing más escueto parece no tener parangón. Casi siempre se echa de menos la información más clave. Y es que sin conocer las necesidades exactas del cliente, resulta complicado conseguir esos deseados eventos tailor-made que nos demandan. Necesitamos las respuestas a nuestras queridas W: qué, cuándo, cómo, quién, cuánto, dónde, por qué.

Recuerdo una ocasión (¡una!) en que recibimos un briefing con tanta información que el correspondiente email de vuelta incluía tan solo una felicitación a su autor. El evento tuvo mucho éxito porque la profesionalidad del interlocutor se reflejó en cada etapa del proceso.

• Barreras CEOgráficas. 

Aún las agencias son testigo de la errónea costumbre de CEO/responsable de delegar  la logística del evento (como que fuera lo único) al departamento más ocioso. No querer cambiar la manera de hacer las cosas sólo conduce a un estancamiento y falta de consecución de objetivos. Qué necesario es innovar los formatos y qué poco se implementan cambios (¡y cuanto lo deseamos los profesionales de eventos, aún testigos de la infravaloración!). Existe aún un gran gap entre lo que verdaderamente hace un event planner y lo que realmente ve el cliente. Incluso el acto más sencillo requiere un determinado tiempo de organización, gestión, ejecución y medición. Por cierto, qué difícil es a veces demostrar todo lo que un event planner realiza para conseguir los objetivos eficientemente…

• La letra pequeña: fee oculto, un fee por descubrir.

Las negociaciones y comunicaciones iniciales con los proveedores implicados son de vital importancia. Ser cuidadoso con los contratos con cada una de las partes es más que una obligación si no queremos llevarnos sustos con las facturas finales. Debemos analizar y especificar, por ejemplo, todos los extras que conlleva el alquiler de un venue concreto, las dietas de ponentes o qué no incluye el software de inscripciones.

Por ello,  nos toca dedicar tiempo a poner zoom a la letra pequeña de todos y cada uno de los contratos de todos los involucrados en  un evento y así especificarlo correctamente en la propuesta.

• Considera lo inesperado.

Aparte del propio evento en sí, siempre tenemos en mente lo inesperado; sí, lo que no esperas pero que en el fondo sabes que podría pasar. En ese caso, tenemos que evitar al máximo que esas impensadas obligaciones nos bloqueen, nos cieguen y nos frustren. Nunca idealizaremos un evento, tenemos que considerar distintos escenarios, más o menos dramáticos, para salir disimuladamente airosos de situaciones imprevistas. Aquí la experiencia juega un papel clave: cuantos más retos hayas lidiado, más eficazmente superarás los nuevos imprevistos.

• Presupuesto en la horquilla.

Y con todo lo expuesto, mantén el presupuesto al límite. Hemos visto que los inevitables cambios surgen a lo largo del proceso de planificación. Es habitual que el cliente pide más y aún así tengamos que ser fieles a la horquilla previamente definida. Por ello, nos vemos obligados a utilizar y actualizar los presupuestos cada vez que un ítem es añadido. No olvidemos comprobar un par de veces que los sumatorios son los correctos. Y como todo suma, por pequeño que sea, dividamos al máximo el presupuesto en diferentes partidas para así dar prioridad a lo más necesario en caso de esos temidos y obligados ajustes.

Esperamos que este post os haya ayudado a entender algunas de las frustraciones más habituales a las que un organizador de eventos profesional se tiene que enfrentar en su día a día. Es cierto que aquí no hay “mea culpa” que valga, pero es descorazonador que las buenas intenciones no se hagan efectivas por desconocimiento y por causas ajenas.

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• Sé comunicador. Siempre hacemos hincapié en que en un evento “todo comunica”. Sí, y el contenido es el Rey. Céntrate en que todos los elementos con potencial de comunicar sean coherentes.
• Sé creativo. Un mensaje atractivo deja huella, da resultados. Eso sí, es una condición necesaria, pero no suficiente. La creatividad sin control no sirve de nada.
• Sé planificador. Te diría incluso que vayas más allá, que planifiques lo impredecible. Confirmamos que la Ley de Murphy está presente en este sector.
• Sé empático. Siente a tu audiencia, fomenta el face-to-face, ponte en su lugar. Todos somos personas al fin y al cabo, así que debemos identificarnos con los asistentes mental y afectivamente. #Engagement!
• Sé generoso. Dada la intangibilidad de los servicios que ofrecemos, recomendamos siempre informar y asesorar al cliente y potenciales clientes de las acciones para que confíe en tu savoir-faire justificando la ejecución de cada acción en busca objetivos concretos.
• Sé transparente. Ni ocultes información, ni mientas al cliente bajo ningún concepto, especialmente si llevas el control de gastos e ingresos del evento.

Speakers, conferenciantes, oradores o ponentes, lo mismo da, son indudablemente uno de los pilares básicos de numerosos formatos de eventos. Es vital que como organizadores profesionales de eventos que somos colaboremos activamente en la profesionalización de las presentaciones. Por nuestra experiencia gestionando tanto ponentes como presentaciones, exponemos una serie de recomendaciones para evitar el tedio e impactar así con exposiciones más dinámicas y amenas y mensajes más útiles y constructivos para nuestros asistentes.

 “Por supuesto el efecto wow de una presentación está en función del formato de evento, del número de asistentes, del  aspecto de la sala, de la decoración del venue o de la tecnología; pero speakers, conferenciantes, oradores o ponentes, lo mismo da, tienen un papel clave en eventos, en ocasiones son “el gancho”, no sólo por sus conocimientos, sino también porque son los responsables de transmitir el mensaje y conectar e interactuar con los asistentes, ¡engagement!”

• Destierra presentaciones tradicionales. No será necesario evitar por completo el últimamente demonizado Powerpoint; como todo en la vida, dependerá de cómo se utilice. Por ejemplo, evita sólo texto (y menos de copia pega), apuesta sólo por conceptos clave, muestra los principales mensajes al final o evita poner diferentes mensajes en una misma slide, pues esto descentra al asistente leyendo el siguiente bullet point o peor, consultando la información meteorológica de aquí a 10 días. 

• Menos texto; más imágenes y vídeos. ¿Sabías que nuestro cerebro no sabe leer y escuchar a la vez? ¡Un básico! Por tanto, ni escribas lo que vas a decir ni leas lo que has escrito, ¡confunde! Apuesta por incluir más imágenes, menos textos y ¡cúrrate la presentación! Muestra vídeos para impactar eficientemente y contribuir a crear un ambiente más distendido. 
• Participación y role play. El famoso y temido role play... Simular escenarios de la vida real es muy útil para enseñar a afrontar distintas situaciones de manera práctica. Invita a algún asistente al escenario y comprueba sus reacciones en tiempo real. ¡Cuidado! No todos los perfiles de asistentes están dispuestos a subir a la palestra (no fuerces la participación de introvertidos), pero será muy útil entonces “invitarles” a interactuar entre ellos –en pareja o pequeños grupos-. Es especialmente beneficioso como descanso entre largas presentaciones que devolverá sin duda la vuelta a la vida de muchos. 

PD. De nada sirve implementar todas estas recomendaciones en las presentaciones de manera forzada, sin pensar, sin trabajarlo bien y sin sentido, pues si no se aplica de manera natural, podrá incluso resultar hasta negativo.

Ahora la realidad…

• El reto: encontrar conferenciantes adecuados, disponibles y dispuestos a dar una charla resumen de sus amplios conocimientos en un escaso lapso de tiempo. Porque sí, porque se puede aprender mediante pequeñas píldoras de información. Recuerda que los eventos se orientan hacia lo más emocional, y no tan racional, de nuestro cerebro.
• El reto II: reducir el tiempo de ponencias, cubriendo el resto de agenda del evento contando con más ponentes adecuados dispuestos a dar las charlas de su vida en pequeñas dosis. Que colaboren entre ellos para que cada conferenciante aplique una de las recomendaciones anteriores, sin repetirse.
• El reto III: educar a nuestros oradores para romper con la idea de que las presentaciones tienen que ser teóricas, extensas y deben durar una hora, ¡o más! Si no, ¿por qué crees que ha triunfado tanto el formato TED? Porque condensa la información relevante en pequeñas y efectivas dosis de tiempo.

“Lo más importante en la comunicación es escuchar lo que no se dice”. –  Peter Drucker.

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Se menciona el concepto de protocolo-normas de comportamiento- y son muchos los que lo conciben como ese algo “serio”, “antiguo”, “elitista” e incluso “rancio”. El protocolo es un instrumento para contribuir a crear un ambiente favorable que facilite las relaciones institucionales. Por eso, aprovechamos estas líneas para desmentir esta idea tan errónea que muchos tenéis sobre protocolo, (no es sólo la forma de comportarse ante el Rey).

El comportamiento es un espejo en el que cada uno muestra su imagen. Johann Wolfgang von Goethe.

Compartimos con vosotros esta pequeña introducción a la materia. El protocolo…

1. Existe desde que las personas necesitan organización en su vida cotidiana. Ha existido siempre, desde tiempo inmemorables; varían sus formas, que cambian para adaptarse a las necesidades del mundo moderno.
2. Procede del latin protocollum y deriva de la palabra griega “protos”, que puede traducirse como “primero”, y “kollea”, que es sinónimo de “pegamento”.
3. Son básicamente normas de comportamiento y procedimientos establecidos por ley y/o costumbre, pautas netamente diferenciadas, aplicables a personas, instituciones y/o países según el caso.
4. No se considera una ­ciencia exacta, someramente se ­fundamenta en el sentido común y en la ­naturalidad.
5. No tiene tanta importancia estratégica en el sector privado como en el sector público -éste es el “más oficial”, el protocolo por antonomasia. 
6. En la actualidad, el sector privado desarrolla gran cantidad de eventos de especial relevancia social que están regidos por reglas de protocolo y etiqueta.
7. Nos indica dice cómo hacer bien las cosas, cómo comportarnos; es el guión del “acto” Nos dice qué hacer, cómo proceder y cuándo intervenir.
8. Es todo un básico, pues contribuye al cuidado de esos detalles en las relaciones humanas y corporativas.
9. El protocolo “moderno” ha evolucionado desde el principio de los tiempos hasta hoy, considerándose una herramienta básica en la industria de eventos y por ende un medio de comunicación imprescindible en cualquier entidad.
10. Las relaciones dentro de una empresa serían un tanto caóticas sin él; sirve para lograr una óptima convivencia en el ámbito laboral. La falta de respeto ante las jerarquías y el desconocimiento de las reglas conduciría al fracaso de la organización.
11. Sirve para actuar de manera inteligente en nuestras relaciones sociales, aportando esa seguridad que contribuye consecuentemente al éxito en las relaciones profesionales.
12. Es una más que poderosa herramienta de comunicación que debe aprovecharse en el mundo empresarial. ¡Persuadimos a través de la excelencia profesional!
13. No deja absolutamente nada al libre albedrío. Al margen del objetivo de un evento en concreto, el protocolo empresarial nos puede servir para multiplicar el efecto.
14. En resumen facilita nuestra vida y resuelve nuestros problemas.

El concepto de protocolo es muy amplio, no esperes encontrarte todo en este post 🙂 .

«La naturaleza hace que los hombres nos parezcamos unos a otros y nos juntemos; la educación hace que seamos diferentes y que nos alejemos». — Confucio.

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