Eventos híbridos, ¿ruido o realidad?

Tendencias en eventos 2021

Si ya no resulta sencillo predecir en tiempos “medio normales”, menos aún en tiempos de pandemia. No obstante, siguiendo nuestra arriesgada tradición de comenzar el año prediciendo, y tras estos 10 años de andadura, no podríamos pasar por alto nuestros pronósticos de cara a este particular 2021. Citamos a continuación 12+1 tendencias y cambios que creemos que dominarán la industria de los eventos, al menos este año o gran parte de él o del próximo, qué sabe nadie.

1. Mantener la importancia creciente que se le está dando al contenido en eventos. Estamos siendo testigos de una mayor preocupación de las marcas por crear contenido de altísimo valor.
2. Normalizar la hibridez como modo natural y correcto de “eventar”. Recuerda igualmente que si tanto el formato virtual como el híbrido tienen aspectos su lado positivo (lee este post), ¿por qué no mezclar por ambos?
3. Apostar por la búsqueda activa de soluciones que fomenten el engagement, ese gran reto del mundo virtual. Pues eso, a ver si incluyendo contenido trabajado, más entretenimiento y networking de calidad conseguimos algo.
4. Seguir trabajando en un modelo de negocio adaptado a los tiempos. Los eventos virtuales requieren de un modelo de negocio mejorado y de unas plataformas profesionales más adaptadas a las necesidades reales.
5. Creación de micro experiencias mucho más locales; una apuesta por eventos de pequeño tamaño invitando a “los elegidos”. Esto permitirá además la super personalización de la experiencia; asistir a eventos adquirirá un carácter extra de exclusividad para los afortunados.
6. Creatividad elevada al cuadrado. Tenemos que inventar temáticas nunca vistas, muy llamativas e incluir acciones de alto impacto jamás experimientadas.
7. Control muy estricto de la seguridad: distancia social, mascarillas, ventilación, desinfección o incluso tests antes del evento ¡Pequemos de prudentes! Apostemos por una política de prevención de riesgos y protección de la salud de manos de profesionales.
8. Apostar por nuevos formatos en venues reinventados. Comienza a ser común por ejemplo organizar eventos en espacios abiertos. Debemos apoyar y estar al tanto de la reinvención por la que apuestan los espacios para alojar nuestros eventos.
9. Ser sostenibles. La sostenibilidad está cada vez más demandada en este contexto que estamos viviendo. Ya no es cuestionable el hecho de disfrutar de un  modo de vida más sostenible. El nivel exigido pre pandemia ya era considerable, pero hoy en día cuidar nuestra salud y respetar la naturaleza   es ya todo un must.
10. Profesionalización de las redes sociales. Se disparará el uso de la redes sociales aún más si cabe. Continúa la obsesión por viralizar y la necesidad de difundir y compartir contenido de calidad es incuestionable.
11. Ojo a las cláusulas contractuales. Habrá que especificar todas las contingencias posbiles así como dejar constancia por escrito de los protocolos y otras medidas sanitarias.
12. Más que nunca, garantizar el respeto a la privacidad. La mayor conectividad de la que somos testigos acarrea una mayor preocupación por la privacidady el control de nuestros datos.
13. (12+1).  Ábrete a la digitalización. Cada vez más extendida, la organización de eventos no se queda al margen del acelerado fenónemo de la digitalización. En la lucha por ser más eficientes, ya somos muchas las agencias que estamos optimizando los procesos de gestión de eventos.

¿Estás más o menos de acuerdo con las 12+1 tendencias? ¿Qué nos falta? ¿Qué sobra? Somos todos oídos. Realmente, el viraje al mundo virtual es lo más reseñable. Gracias a lo digital,   seguimos en contacto con las marcas, clientes, proveedores, partners… P E R O determinadas experiencias   no las sustituye una pantalla. Los eventos presenciales van a volver dada su capacidad de permitirnos experimentar, relacionarnos y en definitiva vivir, y lo harán con más ganas que nunca. Mientras tanto, sigamos comunicando.

Haz clic en este link para revisar las tendencias que augurábamos para el 2020, el año del confinamiento y del distanciamiento social. ¿Quién nos iba a decir que seríamos testigo de este panorama? Ay, el 2021… ¿Qué pasará, qué misterio habrá? ¿Cómo será el post de tendencias en eventos de 2022? C’est la vie!

ATTENTIVE Comunicación y Eventos

¿Por qué estamos hartos de las reuniones virtuales? ¿Qué dicen los expertos? ¿Qué podemos hacer para sobrellevar la fatiga virtual? ¿Hacia dónde evoluciona el evento corporativo?

Si eras de los que al comienzo del confinamiento te apuntabas a todos los eventos y reuniones virtuales habidos y por haber, estamos seguros de que has doblegado la curva de grado de asistencia y de concentración, ¡descendiendo! Y sí, ya estás harto de las reuniones virtuales, pero queremos informarte de que no estás solo. Es más, son numerosos los estudios de expertos de prestigio que avalan esta hartura desde hace ya unos mesecitos. Además, como es necesario poner nombre a todo,   el  término con el que te identificarás se llama “video call fatigue” o «zoom fatigue».

Zoom se descargó casi 27 millones de veces en marzo de 2020; en enero «solo» 2,1 millones de veces.

Sin lugar a dudas,  avalado queda por  expertos

Exponemos uno de los muchos ejemplos de expertos que se han hecho eco: la prestigiosa Dra. Linda Kaye, Psychology academic en Edge Hill University, explica el por qué del término «Zoom fatigue». La principal razón radica en el hecho de incluir la vista de la cámara del usuario en la pantalla de llamadas, que implica un esfuerzo adicional de autopresentación superior al de una interacción cara a cara en el mundo real. También añade la casi imposibilidad de transmitir a través de la comunicación no verbal.

Y no es la única experta que lo pone de manifiesto. El Dr. Andrew Franklin, profesor adjunto de Ciberpsicología en la Universidad  Norfolk- Virginia, comenta  que una videollamada normal exige prestar una atención más constante e intensa. Como solo vemos la cara y los hombros del orador, la posibilidad de ver los gestos de las manos u otro tipo de lenguaje corporal queda eliminada.  La falta de señales no verbales  es  agotadora, especialmente para aquellos que depende de ellas.

En este sentido, D. Gianpiero Petriglieri,  profesor de Organisational Behaviour en Insead afirma que “nuestras mentes están juntas cuando nuestros cuerpos sienten que no lo estamos. Esa disonancia, que hace que las personas tengan sentimientos encontrados, es agotadora. No puedes relajarte en la conversación de forma natural«. La imposibilidad de relajarte en la conversación naturalmente y  el hecho sentirse  especialmente observado contribuyen a una fatiga más acuciada que en la habitual face-to-face. Opina que el confinamiento y todos los cambios por los que estamos pasando agudizan esa fatiga.

No obstante, la dichosa «fatigue» también tiene que ver con el hecho de estar agendando demasiadas reuniones virtuales solo por recibir una invitación gratuita y de disponer de más tiempo, sin considerar si son realmente necesarias. Esto, sumado a la falta de señales no verbales, a la “tentación” de multitasking (especialmente en encuentros largos y no colaborativos) o a los problemas técnicos contribuye a que cada vez estemos más cansados de vernos “cuadrados”.

¿Nuevos formatos? Sí,  es necesario seguir comunicando porque la sociedad sigue consumiendo

La fatiga virtual es un hecho. No hay duda de que de alguna manera y en algún momento volverán los eventos físicos;  cada día que pasa más se echan de menos, tanto por organizadores, como por las marcas y los asistentes. Igualmente, cada vez somos más tolerantes y complacientes con lo online, ya que es la forma segura en la que podemos comunicar y relacionarnos en tiempos de pandemia.

Si nos centramos en los eventos ¿puede un evento virtual generar engagement y conseguir esa ansiada participación de los eventos físicos?  De momento parece que el cara a cara es insustituible; estamos hartos de vernos “cuadrados” en las pantallas, necesitamos contacto personal y tiempo para hablar sobre generalidades. Es cierto que en los últimos meses vemos cómo proliferan formatos virtuales más dinámicos y más participativos que están  teniendo mucho éxito, pero…

ATTENTIVE Comunicación y Eventos

– Realizadores, azafat@s, escenógrafos, seguratas, artistas, choferes, directores, guionistas, transportistas, ponentes, floristas, productores, cocineros, editores, fotógrafos, camareros, estilistas, limpieza, coaches, ETC. ¿Qué queremos?

– Eventos presenciales.

– ¿Y cuándo los queremos?

– ¡YA!

“Son demasiadas reuniones por Zoom, las odio”. – Eric Yuan,  fundador y consejero delegado de Zoom; el mismísimo CEO, ja, ja, ja

¿ Engagement virtual o cómo conseguir asistentes comprometidos en un evento virtual y atentos al mensaje? Sin espacio, sin compañeros, sin catering, sin networking… ¿Qué nos queda? Solo una pantalla y el CONTENIDO. El gancho y éxito de un evento 100% virtual pasa por afanarse más que nunca y dedicar un esfuerzo extraordinario a la creación de contenido de calidad.   ¿Cómo conseguirlo?

A continuación, os damos unos consejos prácticos para conseguir ese ansiado engagement virtual y contribuir a la organización de eventos impactantes en tiempos de Covid-19. ¡Atentos!

1. Crear contenido ágil y de verdadero interés. Debemos garantizar y asegurar que el asistente  reciba el  contenido más racional y acorde a sus intereses y preferencias reales. Cada encuentro y sus asistentes son distintos; marcas y agencias deberán trabajar conjuntamente y con tiempo suficiente de antelación para lograr este objetivo. Recuerda que no todo vale para todo tipo de asistente.

Además es vital apostar por una comunicación más ambiciosa no solo el día del evento, sino también antes y después de éste. Lo digital da la opción de visualizar el evento a posteriori y no os podéis imaginar la cantidad de asistentes que se enganchan al evento después del día D, siendo necesario adecuar la estrategia a esta situación.

3. Genera emociones y sé humano. Para atraer y mantener la atención del target detrás de la pantalla es conveniente crear desde intriga, sorpresa o asombro hasta expectación, risas o sustos durante el transcurso del evento. Emocionar es especialmente importante en eventos en los que una pantalla separa al emisor del receptor. Reír con ganas, tirar algo accidentalmente o trabarse al hablar es aceptado e incluso, con moderación, beneficioso para mantener o volver a captar la huidiza atención del asistente virtual. En definitiva, conectaréis mejor con los demás si mostráis vuestra humanidad. Sed expresivo y haced gestos:  utilizad el lenguaje corporal para comunicar como lo haríais  en cualquier conversación del día a día. Si no os movéis nada trasmitiréis rigidez; los movimientos de  brazos y otros gestos aportan naturalidad y hacen parecer más humanos en la pantalla. 

9. Ensayad, ensayad y ensayad ese evento online. ¿Por qué?

• Para conseguir un mayor control  y ajuste de tiempos de intervención,
• Porque es necesario evitar al máximo fallos técnicos (y saber cómo actuar si ocurren),
• Para encajar ponencias con sentido y estilo, evitando las pausas para pensar y esos titubeos y «ehhh», «emmm» , «aaa…» , etc.

De lo contrario, muy probablemente se producirá un abandono masivo de una audiencia aburrida y cada vez más saturada; ya sabemos lo fácil y discreto que es hacer “bomba de humo” en eventos virtuales.

1. COSTE. Son más económicos dado el evidente ahorro en costes logísticos y de tiempo tanto para organizadores como para asistentes.
2. AUDIENCIA E INCLUSIVIDAD. Tienen la capacidad de atraer a un mayor número de asistentes a un evento y expandir así el área geográfica. Se refuerza por tanto la red de contactos al permitir formar e informar a un potencial público objetivo más amplio que de otra manera no habría participado en el encuentro.
3. HIPERPERSONALIZACIÓN. Se trabaja más que nunca en sustituir esa falta de interacción del mundo presencial a cambio de un plus de valor añadido  ofreciendo acciones extrapersonalizadas y únicas.
4. RUIDO Y PARTICIPACIÓN. Se tiende a generar más contenido en redes sociales, lo que se traduce en beneficios tales como una mayor virilización o un incremento de la visibilidad. Además, se ha demostrado que la audiencia, además de poder interactuar continuamente y a la vez (con la tecnología adecuada), lo hace en mayor medida que en un encuentro puramente presencial, donde podría estar más cohibida y limitada.
5. IMPACTO MEDIOAMBIENTAL. El formato virtual es infinitamente más respetuoso con el medioambiente.
6. ROI. Se aumenta la recopilación de datos sobre los participantes, facilitando la medición de parámetros al permitir evaluar y medir resultados de manera más precisa gracias a la obtención más  de datos cuantificables.
7. SIMPLICIDAD. Se tiende a simplificar el evento, el mensaje y el contenido  dada esa naturaleza del entorno virtual, haciéndolo más  concentrado y trabajando duro para que resulte lo más impactante posible.

–   Seamos realistas: si una determinada tecnología permitiera conseguir su objetivo,

por ejemplo, networking, sin necesidad de que el asistente se mueva de su casa, ¿por qué la

marca iba a decantarse por un más costoso evento presencial?

–  Sigamos siendo realistas: si necesitamos proactividad total por parte del asistente, fomento de la interactuación o vivencia de toda una experiencia de marca, ¿cómo las marcas, en su sano juicio, podrían eludir el formato presencial?

Los eventos son el gran catalizador para la consecución de objetivos de las organizaciones. Al margen del formato escogido, tienen como objetivos principales generar leads, generar ingresos, concienciar o transmitir contenido. ¿Presencial, virtual o híbrido? Lo primordial es que los objetivos estén alineados con la estrategia de la organización.

No obstante, la experiencia que aporta la presencialidad es inigualable, indispensable, irrenunciable, imprescindible, incomparable, imperativa, i-,  y… ¡Da igual cuando leas esto!

Eventos híbridos, una opción llena de posibilidades

Como casi todo en la vida, “ni negro del todo, ni del todo blanco. Entre los extremos, siempre hay más espacio». ¡Experiencia phygital (físico + digital)! Un evento híbrido no es más ni menos que un formato que incorpora un componente virtual al evento presencial, bueno, y viceversa: cada marca decide cuánto será físico y cuánto digital.  Lo presencial y la digitalización no son para nada incompatibles, más bien complementarios. Eso sí, tened en cuenta que son dos experiencias distintas que es necesario conectar de alguna manera. Además, al contrario de lo que se suele pensar, también el evento virtual requiere  de un arduo trabajo previo. 

El ejemplo por antonomasia son los grandes eventos de la Liga Nacional de Fútbol Americano, donde miles de asistentes acuden  en persona, pero que a la vez se transmite a millones de personas en todo el mundo. El deporte viene celebrando eventos híbridos desde tiempos inmemorables, pero ¿acaso no difiere bastante la experiencia de la persona en un estadio a la de alguien que «asiste» desde su casa?

La aceleración de la digitalización en eventos es una bendición para el sector. Y es que ésta no pasa por invitar a clientes a Zoom o similares, sino que tiene que ver con cómo nos vamos a relacionar con asistentes, proveedores y clientes, su aplicación a los procesos de trabajo, la contribución a la eficiencia de la organización, cómo llegar a la audiencia generando contenidos, ETC. Gracias a la digitalización se abre un mundo de oportunidades para nuestro sector. Cómo integrarla, qué tipo de talento tenemos que reclutar o qué   alianzas tenemos que desarrollar, eso ya es cosa nuestra.

 Crisis COVID-19 en la industria de los eventos

Que sí, que estamos viviendo una crisis –en mayúscula-, una crisis que desafortunadamente mata personas, una crisis sanitaria, una crisis social, una crisis económica, una crisis de confianza, una crisis institucional, ¿una crisis sistémica? El impacto es prácticamente generalizado y la incertidumbre es total, además la sobre información y los sobre informados están on fire y básicamente todos los sistemas de pánico están activados.

Que sí, que tenemos que aprovechar para reinventarnos (ad nauseam). Pero, ¿has pasado ya por las 5 fases: negación, ira, negociación, depresión y aceptación? No podemos cambiar la situación, pero tenemos que participar activamente en buscar soluciones y prepararnos para esa nueva “normalidad” (odio máximo a la palabra “normal”) es una obligación.  Y sí, resulta demasiado frío pensar en  términos económicos en medio de tal pandemia (la salud y la vida están por encima de todo, esto no es discutible), pero ha habido frenazo en seco y la oferta está paralizada por Real Decreto. Se avecina una recesión -que también causa muertes- y hay que estar preparados: se desconoce cuándo rebotará la economía y hay sectores (turismo, aviación, comercio minorista, ocio y cultura, hostelería, automoción, textil, mercado inmobiliario, patrocinio deportivos, entre otro muchos más -nuestra querida industria de los eventos, claro está-) que obviamente no rebotarán (lo que se está perdiendo ya no se recuperará), o desaparecerán o experimentarán un cambio a todos los niveles.

Que sí, que determinados sectores tienen ahora la oportunidad de su vida (por citar algunos:   industria alimentaria, atención a domicilio, sanitario, limpieza, tecnológico, marketplaces, AI, plataformas de videoconferencias, industria farmacéutica, logística o streaming) pero la suma de estos grandes afortunados no impedirá la inexorable caída del PIB y la recesión. Por cierto, hay empresas en posición ventajosa que estos días se están retratando: las que facilitan toda la ayuda posible a sus clientes saldrán reforzadas; las que están sacando “provecho pandémico” de sus clientes lo pagarán. Quiero creer que son los valores (no los bursátiles) los que priman en estos momentos complicados sin precedentes.

Que sí, hemos sobrevivido a otras crisis y de esta también saldremos, y además reforzados, o eso dicen. Para la mayoría de seres humanos se trata de una nueva crisis ya que, a diferencia de otras (especialmente la de la burbuja y el “problemilla” interno de la banca que pudrió la economía hace una década), es que en esta todos luchamos en el mismo bando y hemos de pelear unidos mediante la solidaridad, la innovación o la ciencia. Como todas, también nos traerá algo positivo, o eso dicen; las crisis crean puntos de inflexión y debemos aprovechar esas partes positivas. Pero, ojo, jamás comparar estas dos crisis en términos de impacto, craso error: no son crisis de la misma naturaleza.

Estábamos todos “tranquilitos” en el mismo barco, mejor o peor posicionados pero de tal manera que conseguíamos un equilibrio; ahora la embarcación ha chocado contra un impredecible iceberg;  nuestra prioridad es luchar contra viento y marea para conseguir que ningún miembro de la tripulación caiga por la borda,  con el objetivo de que el barco siga a flote. Y sí, debemos lanzar un SOS – mayday, mayday, mayday- y buscar ayuda, pero mientras esta llega evitar a toda costa naufragar en este mar de incertidumbre. Volveremos a navegar, al principio despacito, pero cada vez con más fuerza. En general somos un sector muy unido; ojalá todos (en lo privado y público) lo fueran… Estamos viendo lo mejor de la buena gente; la solidaridad y la unidad nos hace más fuertes.

Que sí, que a pesar del maldito virus, las marcas siguen teniendo buenas historias que contar y que deben seguir contando a su confinado target; el público no se ha ido.  Las entidades no pueden prescindir de la comunicación -no decir nada es un error- y deberán transmitir mensajes con especial valor añadido, más emocionales, con mucho tacto, que aporten la correcta información que el cliente demanda, buscando igualmente ese ansiado engagement (que vía online nunca será del 100%). En definitiva, si no comunicas, asumes directamente que tarde o temprano dejarás de existir en la mente de tu target, de tu público objetivo.

Que sí, que la tecnología está siendo la gran aliada en esta batalla; pero la satisfacción evidentemente no es la misma: una videoconferencia, por mucho que la trabajes, no suplirá  la interacción y la emoción que hay en un encuentro presencial. La importancia de la presencia física es indiscutible, pero como herramienta salvadora temporal estamos muy agradecidos con la tecnología y tenemos que explotar al máximo su potencial. Y sí, los eventos que organizamos desde marzo son 100% virtuales pero tienen similitudes varias con los 100% presenciales: los participantes entran en un espacio privado (algunos también se pierden y llegan tarde), previa inscripción; como agencia  de eventos guionizamos, creamos imagen de marca, damos soporte, ensayamos, dinamizamos y creamos acciones para fomentar la interacción máxima con los asistentes.

Que sí, que podemos seguir haciendo  <<cosas>> hasta que llegue el momento de trabajar en los actos pospuestos:

• Las personas, lo primero. ¿A que ya sabes que no son solo los virus lo que se contagia sino que también lo son la positividad y la fuerza? Ayudemos a desarrollar esa capacidad para afrontar esta nueva adversidad   y a transformarnos positivamente. Resiliencia lo llaman;  un inesperado virus nos obliga  a ser resilientes.  Empecemos entonces por cuidarnos física y emocionalmente, por aprender y sacar lo positivo de esta nueva vivencia; fuera miedo, aunque a veces inevitable, éste solo paraliza. ¿O acaso no vamos a tener que implementar nuevas habilidades en un mundo que será más o menos distinto al creíamos conocer?
  • Reforzar relaciones con clientes. Este parón nos está dando la oportunidad de escuchar las dudas de los clientes, de hablar más con ellos y de conocer así su lado más humano.  Cercanía, comunicación y confianza.
  • Colaboración máxima con los stakeholders de nuestra industria. Fomentemos las comunicaciones con agencias, asociaciones, clientes, medios, venues, etc. manteniendo contacto constante y buscando soluciones conjuntas consdierando diferentes escenarios adversos. La colaboración es más necesaria que nunca para sobrellevar este contratiempo.
  • Motivar empleados. Esta incertidumbre produce también ansiedad a los trabajadores.  Es vital la transparencia, el contacto continuo y comunicar abiertamente, lo cual conducirá a una visión más tranquilizadora y realista. Es un momento “interesante” para poner de relieve la importancia del trabajo en equipo, de las personas y de la necesidad del compromiso y sacrificio de ambas partes para seguir con la actividad. Además, parece que ya va siendo hora de hablar seriamente sobre conciliación y flexibilidad de horarios. Esta situación demostrará que se puede teletrabajar felizmente, consiguiendo incluso una mayor productividad, gracias a esa deseada flexibilidad.
• ROI / ROE, medir el impacto de eventos tendrá cada vez más sentido. Demostrar la importancia de la comunicación en vivo será cada vez más importante si queremos salvar el sector.
• Creatividad, base de la innovación. Esta nueva realidad nos desafía a buscar otras oportunidades, a desarrollar nuevas destrezas y nos empuja a ser más creativos. ¿Acaso no es una gran verdad que las adversidades resultan (casi) siempre ser un vector de impulso de ideas y oportunidades?  Es tiempo de buscar oportunidades, identificando nuevas maneras de hacer las cosas, nuevos enfoques de negocio que aporten valor añadido totalmente inmersos, eso sí, en este entorno VUCA (Volatility V, Uncertatinty U, Complexity C y Ambiguity A), como le llaman.
• Fórmate desde casa. ¿Acaso no es el momento idóneo para capacitarse? En general, tenemos más tiempo libre; aprovechemos este parón para dedicar tiempo al aprendizaje: trabaja esas asignaturas pendientes y/o pospuestas: desde el idioma inglés hasta el posicionamiento web, pasando por ensayar delante del espejo cómo hablar en público; no sé, siempre hay algo que mejorar, sembremos ahora y cosechemos en el futuro.
• Digitalizar procesos. Estamos siendo testigos de una digitalización más o menos acelerada en todos los sectores y las empresas han tenido que adoptar nuevas medidas de teletrabajo en tiempo récord. Ahora más que nunca es  necesario adaptarse y apostar por el desarrollo tecnológico; todo un básico en cuanto a conciliación laboral, reducción de costes y aumento de productividad se refiere. Es cierto que las crisis aceleran procesos y en esta ocasión la tecnología será muy protagonista. Esto además es super positivo como complemento ineludible para el futuro de los eventos y la mejora de la experiencia (sin duda, habrá otro post al respecto).
• Al día con la salud. De momento, los eventos no se podrán celebrar como hasta ahora y habrá que aplicar estrictas medidas de seguridad e higiene. Será obligatorio por tanto estar pendiente de las informaciones de las autoridades para así implementar los protocolos oficiales que garanticen la salud y la seguridad de nuestros trabajadores, colaboradores y clientes en cuanto tengamos el OK para arrancar.
• Medio ambiente. Se para el mundo y el aire se resetea. Los expertos dicen que se ha reducido sustancialmente la contaminación atmosférica y la calidad del aire ha experimentado una mejora drástica, que el planeta es el principal beneficiado del nuevo coronavirus y que la naturaleza quiere recuperar el espacio perdido. Parece que estamos en el momento adecuado para repensar los desafíos de movilidad y evolucionar así hacia un modelo de ciudad (más) ecológica.

¡A metamorfosearse! Sí, y además en tiempos de gran incertidumbre y escepticismo (casi nada).

Que sí, que estaremos alerta hasta que nos salve la ciencia. La COVID-19 no pasará en vano; preparémonos para el cambio y cocreemos. No dudamos que los eventos van a evolucionar (y será/tendrá que ser una evolución más que positiva que dé aún más valor a este nuestro sector)  y que tenemos que ser flexibles . Cambiará nuestra forma de relacionarnos, encontraremos nuevas oportunidades en este caos y cuando miremos atrás nos daremos cuenta de cuánto hemos aprendido. Dudo que los primeros eventos sean excesivamente multitudinarios, pero sí súper ansiados, de obligado mayor valor añadido y combinados con lo virtual. Y sí, nos estamos adaptando muy rápido a lo digital; el formato híbrido proliferará de manera exponencial   y casi con toda seguridad a partir de ahora se aprovechará al máximo la oportunidad del alcance de un evento presencial explotando al máximo las oportunidades tecnológicas.

Que sí, que nada sustituye la emoción del directo. Volverán los presenciales eventos, como las oscuras golondrinas, porque somos seres sociales por naturaleza y las personas y las marcas lo desean más que nunca. ¡Oh!  volver a juntarse con colegas, clientes, competidores…Además no tengo la menor duda  de que serán encuentros más emocionantes, más seguros, más impactantes, más originales…

Que sí, que nos estamos dando cuenta poco a poco de lo que realmente importa en la vida ¿y de todo lo que tenemos? ¿Y de todo lo que damos por sentado? ¿Nos haremos un poco mejores como seres humanos? ¿Podremos aparcar un momento nuestros intereses particulares en pro del beneficio colectivo? ¿Echaremos de menos momentos vividos mientras estábamos confinados?

Que sí, que no lo sabíamos, pero éramos “felices”; o eso dicen…

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«En los momentos de crisis, sólo la imaginación es más importante que el conocimiento.»- Albert Einstein

Hace un tiempo, durante una reunión previa a la organización de un evento con un cliente anglosajón, mencionaron más de un par de veces el curioso concepto «Big Hairy Audacious Goal« (algo así como el objetivo con mayor posibilidad de alcanzar el éxito) , por supuesto con su correspondiente acrónimo (BHAG). A raíz de ese término (desconocido para nosotros hasta entonces) y de camino a casa surgieron estas líneas; he aquí una breve alusión a ese estratégico briefing de eventos que cada vez se toma más en serio por los profesionales de esta dinámica industria.

El briefing es el punto de partida. Qué importante son los comienzos,  ese momento de entender las  bases que generarán eventos que comunican,  que buscan la relevancia, que pretenden cambiar comportamientos del target… Sí, los objetivos son cada vez más ambiciosos ( y así debe ser), así que la calidad del briefing debe evolucionar acorde a estos. Pero, ¿de verdad ponemos en práctica esa gran verdad?

Pregunta sin tapujos cuáles son los principales problemas de la marca, sus valores, qué cotilleos conocen sobre la competencia directa, cuáles son los hobbies de los potenciales asistentes, qué desearían si no hubiera límite de tiempo y dinero, por qué no invierten más presupuesto en eventos,  qué tiene que haber cambiado una vez realizado el evento, por qué fulano no quiere asistir, por qué hay mal rollo entre mengano y zutano, por qué perengano de Compras, perencejo de RRHH y Perico el de los palotes de Comunicación no se ponen nunca de acuerdo… Cosas así.

Sería inaceptable que a día de hoy el papel de una agencia en el momento del briefing de eventos sea el de un mero espectador. Dado el carácter cada vez más estratégico del directo, del cara a cara, es necesario dar una vuelta a las preguntas clave a realizar y así obtener esas útiles respuestas que quieres obtener. Recurramos a la analogía. ¿Crees que conoces realmente a una persona preguntando nombre, fecha y lugar de nacimiento, nacionalidad, estudios o lugar de residencia?

En definitiva, los eventos son cada vez más  estratégicos, contienen mensajes emocionales y se buscan resultados  más y más exigentes, por lo tanto, es vital contar con información de valor durante el proceso de organización. Los eventos son una herramienta de comunicación indiscutiblemente potente, también efímera, por lo que hay que diseñar mensajes con capacidad de mantenerse de alguna forma en el tiempo  en la mente de la audiencia. En el “momento brief”, ante este escenario, creedme, ya no es suficiente con dar respuesta a las bien aprendidas 6W; id más allá, preguntad ¡hasta el infinito y más allá!

«Un presentimiento es la creatividad que intenta decirte algo.»- Frank Capra

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•  Sostenibilidad. Reina de las tendencias ¡y de la responsabilidad! La idea de enfocar los eventos al bien de las comunidades globales resonará con fuerza en los próximos años. Y es que los “asistentes” de  generaciones venideras otorgan máxima importancia a la lucha contra el cambio climático, la reforestación y cualquier esfuerzo dirigido a cuidar el medio ambiente que perdure más allá de la duración del evento  en sí.
• Tecnología. Los avances tecnológicos marcan siempre la manera en cómo se organizan y se viven los eventos. Con tan solo comprobar las novedades que se presentaron en el CES 2020, podrás hacerte una idea de lo que llegará: un robot diseñado para ayudar en las tareas, realidad virtual con resolución 8K, exoesqueletos de cuerpo entero, dispositivos que leen la mente o el famoso “impossible pork”.  Vamos, que tenemos que trabajar para implementar adecuadamente las novedades tech, así que toca seguir familiarizándonos con las IA, los bots, los hologramas, el reconocimiento de voz, la realidad aumentada, los drones…

Tened  en cuenta que la digitalización es un todo must;  entramos en una década donde los millennials serán mayoría absoluta dentro de nuestro target. Y después vendrán los primeros nativos digitales o centennials, que solo conocen un mundo dominado por Internet…

• Experiencias y creatividad. Cada vez se busca más lo experiencial, se demanda más personalización y la autenticidad  y se ansía  vivir experiencias memorables que dejen huella. La apuesta por lo experiencial es consecuencia directa del cada vez mayor número de millennials, con sus altas expectativas en eventos. Es necesario la diferenciación y el diseño de experiencias que involucren  a la audiencia, creando contenidos estratégicos auténticos que faciliten la comprensión de los mensajes y les conecten con la marca.
• Vivencias memorables y auténticas, sí, pero también medibles. Te dejamos aquí un post para que recuerdes cómo hacerlo.
• Lo que no parará, in crescendo: la creación y mejora de Apps y webs para eventos, la demandada de la diferenciación, la difusión de contenido a través de redes sociales, la lucha por la creatividad, el útil streaming, el  mindfulness, la clave WIFI, la comida saludable…
• Los «ojalás»: más antelación y tiempo de planificación. Y ya puestos a pedir, más presupuesto…

Y ya para terminar, simplemente os informamos de que todos los estudios e informes consultados auguran un crecimiento de la industria, a pesar de la convulsa situación económica y geopolítica, así como un mayor porcentaje de presupuesto destinado a eventos. Así que compañeros,  toca trabajar.

Si necesitas más información o quieres conocer más opiniones, predicciones y puntos de vistas, consulta el  reputado Informe 2020 sobre tendencias futuras en reuniones y eventos publicado  por CWT Meetings & Events, o el super completo report de Event Manager Blog 100 Event Trends for 2020.

ATTENTIVE Comunicación y Eventos

«Primero tienes que aprender las reglas del juego, y después jugar mejor que nadie.» -Albert Einstein