Adaptación y supervivencia a nuestra manera

Podemos afirmar categóricamente que el networking es una de las principales razones por las que se organizan y se asiste a eventos. Innegablemente, nos guste o no, los eventos de networking son vitales para el éxito profesional.

Ya no sólo se trata de contar con ponentes de referencia, escoger el espacio más chic u ofrecer la comida más cool, sino también de facilitar algo tan básico como el networking entre los asistentes. En este sentido, la agencia debe trabajar para lograr que el encuentro se recuerde, por qué no, por el gran número de contactos conseguidos y que los asistentes encuentren un retorno de su inversión en base a las oportunidades de networking y contactos conseguidos. 

ATTENTip! Si no estás familiarizado con el concepto de networking, tendrás quizá que echar un vistazo a este artículo de networking para dummies antes de adentrarte en este post.

A continuación, compartimos con vosotros unos sencillos consejos a seguir durante la organización del evento para animar a que se creen esas ansiadas relaciones profesionales de una manera más natural:

• Entrega una breve guía con información sobre perfil de asistentes, temas a tratar, posibles actividades en las que participar, disposición del espacio, etc. Puede parecer obvio, pero en ocasiones se omite.
• Durante el pre-evento, envía a los asistentes una reseña de los temas a tratar de tal manera que tenga la oportunidad de preparar el contenido que van a compartir. Aprovecha este tipo de comunicaciones para preguntar por preferencias y gustos de asistentes que ayuden a predecir posibles situaciones e inspiren en la creación de nuevas ideas.
• Utiliza una plataforma online exclusiva diseñada para el evento y adaptada a las características de éste. Además, ponlo fácil y haz que se integre con Linkedin, a elección del usuario.
• Diseña badges utilizando diferentes colores que distingan a diferentes perfiles como speakers, prensa o asistentes. Es interesante que el nombre se imprima lo suficientemente visible para que se evite forzar la mirada. Puedes utilizar, dependiendo del tono del evento, portanombres con formas y colores originales. 

• Añade pequeños detalles a lo más mundano. Esto alentará a los asistentes a romper el hielo gracias a comentarios que puedan surgir alrededor de lo más llamativo. Puede parecer una simpleza, pero no genera la misma reacción una bandeja de galletas comunes que una de cookies con diferentes smiley faces. Pues así, con todo.

Recuerda, como organizador profesional, realmente es tu obligación facilitar que los asistentes conecten, incluso si el briefing del evento no menciona el networking como objetivo prioritario. Debemos buscar las soluciones que, en función del tipo de evento, terminen con esas situaciones tensas y animen a iniciar conversaciones. En los tiempos que corren, es todo un must! 

Y a ti, ¿qué tal se te dan los eventos de networking?

ATTENTIVE Comunicación y Eventos

La causa de la mayoría de los problemas de relaciones humanas está en la falta de reconocimiento mutuo.– Cieri Estrada Doménico

La irrupción de Internet en nuestras vidas ha facilitado la mayoría de los procesos cotidianos. El Marketing, y consecuentemente los eventos, no se escapan de las virtudes de la red de redes. Si bien comunicar eventos online es indiscutiblemente eficiente, no debemos ignorar distintas acciones offline que se han usado desde tiempos inmemorables y que son el complemento perfecto a las estratégicas herramientas online.

Ni ancestral, ni inefectivo, ni rancio, ni caducado, ni anticuado. Citamos a continuación ejemplos de comunicacion offline que recomendamos incluyáis, conjuntamente con las bien conocidas y requetecitadas herramientas online, en la promoción de vuestros eventos:

• Correo

¡Postal! CORREOS, el Internet del siglo XVIII. El gran detalle de recibir una carta personalizada es un gesto más que valorado en los tiempos que corren. Tan sólo piensa, ¿a cuántos eventos nos invitan vía emailing y a cuántos vía postal? 

• Flyers

El papel… se dice que la tasa de conversión es baja. su potencial para llamar la atención y visibilidad dependerá del diseño y contenido. Diariamente, más de uno pasa por nuestras manos; pero ¿de verdad lo ignoras cuando se menciona un tema de tu interés o del de tu compañero?

• Objetos promocionales

Visibilidad y recuerdo… Cuando los gadgets cumplen el principio de utilidad, se conservan. ¿Por qué no sublimar un objeto promocional con el nombre y fecha de tu evento? ¿Acaso no conservarías y utilizarías durante un tiempo una taza, un imán, una funda de Ipad o un bolígrafo?

«Try These Clever Swag Ideas For 2018»

“Se ha vuelto terriblemente obvio que nuestra tecnología ha superado nuestra humanidad.”– Albert Einstein.

 

«La tecnología no es nada. Lo importante es que tengas fe en la gente, que sean básicamente buenas e inteligentes, y si les das herramientas, harán cosas maravillosas con ellas.»- Steve Jobs.

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La elección del venue es una de las decisiones más estratégicas, delicadas y determinantes a la hora de organizar un evento. Por ello, los responsables de espacios son cada vez más conscientes de la importancia de diferenciarse de la ardua competencia. Se apuesta por decoraciones asombrosas, soluciones tecnológicas y digitales y también a otros formatos que no requieren de tanto soporte técnico.

La correcta elección del espacio es vital para el éxito del evento. Las opciones son infinitas; no obstante, no hay espacios ni mejores ni peores. Hoteles, recintos feriales, centro de convenciones, palacios de congresos, fincas, la calle…Lo importante es que se adapten a los objetivos del encuentro y a su hilo argumental, así como a sus necesidades particulares y a su presupuesto. En este sentido, no debemos precipitarnos ni eclipsarnos por gustos personales; no siempre las características, el estilo, la estética, la accesibilidad o la capacidad del venue encajan con los objetivos principales del evento.

Como sabéis, la formación y el networking son las principales razones por las que se asiste a un evento, por tanto, los diferentes agentes que intervienen en la organización deberán involucrarse para proporcionar suficientes opciones que promuevan dicho objetivos. Existen por tanto multitud de factores a valorar en la toma de decisión entre las distintas tipologías de espacios para eventos, pero si quieres que el espacio aporte valor al evento, tenemos que ir más allá de los básicos: aforo y presupuesto.

A continuación citamos algunas ideas y ejemplos que hemos considerado a la hora de sugerir al cliente centros de reuniones más “conscientes” y eficientes:

Singularidad

Garajes, cuevas, hangares, parkings, cárceles, viejas fábricas, etc. Prácticamente sólo por tal naturaleza, estos espacios invitan a interactuar y contribuirán a que el encuentro sea memorable. Cierto es que cae la demanda de ballrooms y aumenta la de espacios más “raros”, más industriales, más trendy, más polivalentes, sin duda novedosos, con personal cuyas funciones vayan más allá de lo puramente comercial, más involucrado y con expertise en esta compleja industria, cosa que se agradece. Y es que cada vez es más habitual el uso de lugares poco comunes con el fin de crear más expectación y consecuentemente mayor repercusión de un evento. Si bien es cierto que estos lugares requieren de un presupuesto más holgado que los considerados convencionales, hay que entender que serán de gran utilidad en la generación de interés, incluso publicidad gratuita, que  contribuirá a aumentar al máximo la asistencia a un evento corporativo.

Punto de tabletas ¡y wifi!

Es muy interesante crear un espacio tipo chill out donde los asistentes puedan usar tablets para interactuar, obtener información en general, dejar comentarios sobre el evento, participar en chats, etc.

Colocar unas pantallas gigantes en las zonas de descanso, inteligentemente repartidas por el venue, son otra solución que facilitará que los asistentes accedan a contenidos, jueguen a un videojuego,  vean la televisión o simplemente se relajen (sin dejar de recibir impactos).

También nos encanta crear rincones de vídeo que permiten a los asistentes entrevistarse entre sí o simplemente mostrar sus observaciones, hacer comentarios y expresar lo que esperan del evento, del nuevo producto o de la marca en general.

Interactividad sí, pero no olvidemos estos 3 básicos: 

• La ubicación. Pónselo fácil y escoge un lugar bien conectado (o pon los medios) y con significado conceptual para el evento.
• El aforo. Descarta grandes espacios para grupos reducido de invitados y evitemos la temida percepción de vacío.
•  ¿Outdoor? Aunque la prioridad sea disfrutar al aire libre, cuenta con una alternativa a cubierto..

 ¡Tampoco olvidemos los extras! A valorar servicios adicionales: ¿Parking? ¿Exclusividad? ¿Catering propio? ¿Multifuncionalidad? ¿Posibilidad de personalización? ¿Carga y descarga? ¿Personal de apoyo competente? ¿Flexibilidad? 

«Hay lugares donde uno se queda y lugares que se quedan en uno.»

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P.D. Compartimos con vosotros este completo artículo que viene a cuento con lo expuesto -“The 7 Steps Event Venue Checklist (2018 edition): A bulletproof guide to find the perfect venue for your event”– y que sin duda te ayudará a entender la gran repercusión que tiene la elección del espacio correcto.  Amigos, ¡muy importante la parte del checklist!

Se menciona el concepto de protocolo-normas de comportamiento- y son muchos los que lo conciben como ese algo “serio”, “antiguo”, “elitista” e incluso “rancio”. El protocolo es un instrumento para contribuir a crear un ambiente favorable que facilite las relaciones institucionales. Por eso, aprovechamos estas líneas para desmentir esta idea tan errónea que muchos tenéis sobre protocolo, (no es sólo la forma de comportarse ante el Rey).

El comportamiento es un espejo en el que cada uno muestra su imagen. Johann Wolfgang von Goethe.

Compartimos con vosotros esta pequeña introducción a la materia. El protocolo…

1. Existe desde que las personas necesitan organización en su vida cotidiana. Ha existido siempre, desde tiempo inmemorables; varían sus formas, que cambian para adaptarse a las necesidades del mundo moderno.
2. Procede del latin protocollum y deriva de la palabra griega “protos”, que puede traducirse como “primero”, y “kollea”, que es sinónimo de “pegamento”.
3. Son básicamente normas de comportamiento y procedimientos establecidos por ley y/o costumbre, pautas netamente diferenciadas, aplicables a personas, instituciones y/o países según el caso.
4. No se considera una ­ciencia exacta, someramente se ­fundamenta en el sentido común y en la ­naturalidad.
5. No tiene tanta importancia estratégica en el sector privado como en el sector público -éste es el “más oficial”, el protocolo por antonomasia. 
6. En la actualidad, el sector privado desarrolla gran cantidad de eventos de especial relevancia social que están regidos por reglas de protocolo y etiqueta.
7. Nos indica dice cómo hacer bien las cosas, cómo comportarnos; es el guión del “acto” Nos dice qué hacer, cómo proceder y cuándo intervenir.
8. Es todo un básico, pues contribuye al cuidado de esos detalles en las relaciones humanas y corporativas.
9. El protocolo “moderno” ha evolucionado desde el principio de los tiempos hasta hoy, considerándose una herramienta básica en la industria de eventos y por ende un medio de comunicación imprescindible en cualquier entidad.
10. Las relaciones dentro de una empresa serían un tanto caóticas sin él; sirve para lograr una óptima convivencia en el ámbito laboral. La falta de respeto ante las jerarquías y el desconocimiento de las reglas conduciría al fracaso de la organización.
11. Sirve para actuar de manera inteligente en nuestras relaciones sociales, aportando esa seguridad que contribuye consecuentemente al éxito en las relaciones profesionales.
12. Es una más que poderosa herramienta de comunicación que debe aprovecharse en el mundo empresarial. ¡Persuadimos a través de la excelencia profesional!
13. No deja absolutamente nada al libre albedrío. Al margen del objetivo de un evento en concreto, el protocolo empresarial nos puede servir para multiplicar el efecto.
14. En resumen facilita nuestra vida y resuelve nuestros problemas.

El concepto de protocolo es muy amplio, no esperes encontrarte todo en este post 🙂 .

«La naturaleza hace que los hombres nos parezcamos unos a otros y nos juntemos; la educación hace que seamos diferentes y que nos alejemos». — Confucio.

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