¿Alguna vez habéis indagado en cómo nos preparamos para las reuniones internas? Éstas son indudablemente una oportunidad de establecer relaciones, de debatir e interactuar, así como de compartir nuestras mejores ideas y promover el brainstorming. Resulta vital entonces que las reuniones se lleven a cabo de tal manera que sean productivas. Aunque parezca una obviedad, no lo es tanto, ¿o acaso nadie aquí se ha cuestionado que son tan sólo una pérdida de tiempo en nuestras apretadas agendas?

De inicio, de seguimiento o de control; presenciales, telefónicas o videoconferencias, aquí os mostramos una lista de nuestros mejores consejos para conseguir reuniones internas eficaces:

• No Wifi. ¿Medida controvertida? Admitamos que como asistentes no prestamos suficiente atención mirando Smartphones y tablets. Incluso aunque se trate de trabajo, la distracción está asegurada.
• Convocante con contenido. La persona encargada de dirigir la reunión es responsable de transmitir el contenido de la manera más amena, educativa e interesante posible. Apostar por el storytelling es garantía de aprendizaje; una simple exposición de estadísticas y datos, ya no tanto.
• No a la “reunión”. Cambia la denominación y evita así que los asistentes asocien reunión con procedimiento formal. Quedada o afterwork suena mucho más atrayente…
• El lugar. Apuesta por encuentros fuera de las instalaciones. La elección de cualquier otro entorno diferente al habitual supone la creación automática de ambientes más distendidos y que consecuentemente contribuye a despertar la creatividad e implicación.
• Momento previo. Permite que haya unos minutos sin tensiones, previos a la reunión, sin complicaciones, ya sea tomando un café o disfrutando de unas buenas vistas, teniendo los mismos asistentes una excusa para romper el hielo de manera natural antes de sentarse.
• Convocante, ¿con autoridad? Sí, autoridad con un toque de formalismo informal. Enviar acta con antelación, seguir sus pasos, moderar imparcialmente o cumplir con el timing son algunos de los pasos que no debemos pasar por alto.
• Y ahora, ¡todos juntos! Todos los asistentes deberán contribuir activamente a crear un resumen de los temas tratados: lo que se ha hablado y lo que se ha acordado.

He aquí un ejemplo de una desastrosa conference call que ha resultado ser todo un éxito de visitas en YouTube, ¿(será porque hay tantos viewers que se sienten identificados?) :

Y lo que es peor, la secuela, porque la historia se repite…

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