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¿Un diccionario de eventos? Todos los profesionales de cualquier sector tienen un vocabulario propio, un tanto repetitivo a veces, “privado” en mayor o menos medida, que parece incluso secreto y en ocasiones prácticamente indescifrable para quien no pertenece a ese determinado círculo de expertos. 

La industria de los eventos no se escapa de tener su propia jerga profesional. Por ello, compartimos con vosotros un útil diccionario con vocablos, tecnicismos, abreviaturas, acrónimos y algún que otro anglicismo, que hacen alusión a la terminología del día a día de los expertos de la industria de los eventos en particular.

Por supuesto, no es un diccionario de eventos definitivo; irá creciendo gracias a las aportaciones de todos los que formamos parte de la industria de los eventos ¡Participa!

Nota: en construcción y constante actualización…

A

• Abstract: anglicismo que significa resumen o reseña, un breve pero exhaustivo resumen de un congreso.
• Ad hoc: latinismo, para un fin determinado, para un propósito particular. Se refiere a una solución específicamente elaborada para un problema o fin preciso, no generalizable ni utilizable para otros propósitos.
• ASAP: acrónimo inglés que significa As Soon As Possible, tan pronto como sea posible.
• Atrezzo: objetos, accesorios o vestuario utilizado para decorar un espacio o  que aquellos que utilizan ponentes, actores o animadores.
• Attentive: (¡nosotros!) que tiene fija la atención en algo. Cortés, urbano, comedido.

B

• B2B – business to business: transacciones comerciales entre empresas
• Back-to-back: organizar turnos del mismo evento en una franja de tiempo concreto
• BAR: Best available rate, o lo que es lo mismo, mejor tarifa disponible, mejor precio de una habitación del hotel en un día concreto.
• BBDD: base de datos. A veces DB, sigla del término inglés Data Base.
• Back office: anglicismo que se refiere a la parte privada que sirve para administrar la aplicación, conocido como panel de administración. El acceso al mismo se realiza a través de un nombre de usuario o email y una contraseña.
• Background: anglicismo que hace referencia a los antecedentes, experiencia, educación, formación.
• Backup: anglicismo que en computación hace referencia a la copia de seguridad de un archivo o disco. Hacer un backup supone copiar archivos o bases de datos para preservarlos en caso de catástrofe.
• Badge: acreditación, tarjeta identificadora con información del asistente como nombre, empresa, cargo, etc. ampliamente utilizado en eventos.
• Bío:  abreviatura de biografía en redes sociales, tu tarjeta de presentación.
• Brainstorming: “tormenta de ideas” o técnica grupal que promueve el desarrollo de nuevas propuestas acerca de un cierto asunto.
• Briefing / Brief: documento donde se encuentra información necesaria del cliente, por ejemplo: objetivos, estrategias de marketing y ventas, sus estadísticas, target o público objetivo, presupuesto, etc.
• Brochure: folleto.

C

• CAD/CAM: siglas inglesas de computer-aided design/computer-aided manufacturing , o sea diseño asistido por computadora y fabricación asistida por computadora.
• Catering: servicio de suministro de comidas y bebidas 
• CCTV: del inglés “closed circuit televisión” ; en español es “circuito cerrado de televisión”, es decir, cámaras de vigilancias conectadas a monitores reproducen las imágenes grabadas por las cámaras.
• Chyron  /cairon/: pequeños rótulos o recuadros que muestran  nombre  del ponente, empresa, puesto, u otra información adicional  y que se utiliza en webcasting para informar al espectador.
• Check In: trámite y registro de llegada.
• Check list: listas de control o chequeo, creadas para realizar actividades repetitivas y controlar el cumplimiento de requisitos y la recolecta de datos ordenada y sistemáticamente.
• Check Out: trámite y registro de salida.
• Claim: eslogan. Mensaje principal o frase memorable transmitir durante el evento cuyo objetivo es despertar en nosotros emociones, experiencias de los asistentes.
• Coach: anglicismo que significa tutor entrenador, es decir, persona que ayuda a aprender.
• Coffee-break: tiempo de descanso en eventos, normalmente una pausa breve durante la cual los asistentes pueden tomar un refrigerio.
• Compliance: cumplimiento normativo, función que tienen las empresas u organizaciones para establecer los procedimientos que aseguren el cumplimiento normativo interno y externo
• Cronograma: calendario de trabajo que contiene las actividades que se desarrollarán en el evento
• Copyright: derechos de autor, propiedad intelectual.
• Copywriting: redacción de textos publicitarios.
• CTA: del inglés Call To Action, llamada a la acción
• Customizar: adaptar un producto o servicio al gusto o las necesidades de cada cliente.

D

• DB&B – dinner, bed & breakfast: cena, alojamiento y desayuno.
• DDR -Day Delegate Rate: tarifa especial que hoteles y espacios ofrecen a cliente corporativo y que normalmente incluye uso de espacio de reunión, coffee break y almuerzo.
• Delegado: persona que asiste a un evento.
• Demo: abreviación de demostración.
• DMC- Destination Management Company: empresa de gestión de organización de eventos profesional con extenso conocimiento del destino.

E

• Early birds: en eventos, los primeros en inscribirse , los que primero se animan a participar.
• E-commerce: sitio web dedicado a la venta on-line.
•  
• Engagement: anglicismo que hace referencia al grado de implicación emocional que tienen los asistentes 
• Expertise:  destreza, habilidad,experiencia, práctica.
• Extranet: red que usa tecnología Internet para conectar a las empresas con sus proveedores, clientes y otras empresas que tengan objetivos comunes.

F

• Face to face: anglicisimo que significa cara a cara, en persona, en presencia de alguien y descubiertamente, de manera abierta y directa.
• Fair play: anglicismo que significa juego limpio.
• Fam trips o fam tours: viajes de familiarización  de cortesía que se ofrecen a agencias para que puedan vivir la experiencia de un destino en primera persona.
• Fan: admirador, seguidor, simpatizante, entusiasta.
• FAQ: de la expresión inglesa Frequently Asked Questions, preguntas y respuestas que surgen frecuentemente en un contexto y tema particulares.
• Fee: tarifa, honorario en inglés.
• Feedback: retroalimentación, conjunto de reacciones, respuestas u opiniones que nos da un interlocutor.
• Floor Plan: la disposición de la sala.Follow-up: del inglés, seguimiento.FreeLance: actividad que realiza un trabajador de forma independiente o autónoma y que le permitan desenvolverse en su profesión
• FTP: siglas inglesas de File Transfer Protocol Protocolo de transferencia de archivos.  Sirve para trabajar de manera remota en la página web. Es la forma en que normalmente enviamos archivos a nuestro servidor y recibimos archivos de nuestro servidor.
• Full time: anglicismo que significa tiempo completo, jornada completa, dedicación plena, dedicación exclusiva.
• Fundraising: captación de fondos para una institución.

G

• Gala Dinner: cena de gala, evento social destacado, generalmente de noche y como colofón final, que incluye entretenimiento, reconocimientos o discursos.
• Goal: del inglés, meta, fin, objetivo, propósito, finalidad.
• Gobo: disco metálico perforado o de vidrio resistente a altas temperaturas, características que permiten realizar proyecciones de gran tamaño. Gobo es un acrónimo, del inglés, “goes before optics” («va delante de la óptica»), que resulta ser una técnica fotográfica y cinematográfica que bloquea la iluminación mediante una pantalla opaca.

H

• Hashtag: del inglés ‘etiqueta’, se refiere a la palabra o la serie de palabras o caracteres alfanuméricos precedidos por el símbolo de la almohadilla.
• Híbrido: acto que combina elementos de eventos virtuales con lo presencial.
• High-tech: anglicismo que significa alta tecnología o tecnología de punta. 
• Holograma: imagen tridimensional creada con proyección fotográfica.
• Home page: primera página que presenta un sitio o una presencia en la World Wide Web, la primera hoja de un sitio en la Web.
• Hospitality: acogida y recibimiento que se hace a los asistentes o visitantes. En eventos, se trata de crear un ambiente propicio donde se sientan cómodos, mediante un trato exquisito por parte del anfitrión y personal involucrados.

I

• IA: inteligencia artificial o simulación de los procesos de la inteligencia humana por medio de máquinas.
• Interfaz: neologismo que hace referencia al accesorio que permite que dos o más unidades incompatibles se conecten mediante un sistema estándar de comunicación.
• In-House: internamente de la empresa, es decir producción de un product utilizando los propios medios y personal de la empresa.
• Illustrator: software de diseño y arte gráfico, editor gráfico vectorial desarrollado por Adobe Systems y compatible con otros programas como Photoshop, After Effects, etc. Contiene herramientas y parámetros para la elaboración de todo tipo de gráficos como ilustraciones, logotipos, diseño de personajes, maquetas, íconos, folletos, entre otros. 
• In-company: actividad que se desarrolla dentro de los límites de una compañía.
• In situ: del latín, en el lugar, en el mismo lugar, en el propio lugar, sobre el terreno. 
• Influencer: individuos con conocimientos, prestigio y presencia en un determinado  ámbito  cuyas opiniones podrían influir en cierta manera sobre comportamiento de otras personas.
• Instagramero: usuario  de Instagram; el anglicismo, instagrammer.
• Ítem: cada una de las unidades en que se dividen listas, formularios, pruebas o tests.

J

• Jet lag: anglicismo que se refiere a las inconveniencias que el cambio de hora causa a los viajeros de largos recorridos a través de meridianos distintos.

K

• Keyword: conjunto de palabras que emplean los usuarios para encontrar información o una página web concreta en buscadores como Google.
• Know-how: conjunto de conocimientos técnicos y administrativos imprescindibles para llevar a cabo un proceso.
• KPI: indicadores clave de rendimiento (en inglés, key performance indicators).
• Kosher: alimentos preparados según las leyes alimentarias judías

L

• Lanyard: cinta o cuerda para el cuello cuyo fin es sujetar el badge.
• Laser Pointer – dispositivo con forma de bolígrafo que emite un rayo láser. Se usa durante reuniones para llamar la atención sobre una presentación.
• Lead: cliente potencial. Usuario que ha entregado sus datos a la empresa pasando a ser un registro de su base de datos con el que la organización puede interactuar
• LCD Projector: tipo de proyector para la visualización de vídeo, imágenes o datos informáticos en una pantalla u otra superficie plana.
• LED: acrónimo de “Light Emitting Diode”, diodo emisor de luz de estado sólido, constituye un tipo especial de semiconductor, cuya característica principal es convertir en luz la corriente eléctrica de bajo voltaje que atraviesa su chip.
• Leitmotiv: idea alrededor de la cual se desarrolla un evento.

M

• Mailing: herramienta de marketing que permite llegar en forma personalizada a integrantes de una base de datos y obtener una respuesta medible.
• Mapping: técnica audiovisual que consiste en proyectar una animación o imágenes sobre superficies reales para conseguir un efecto artístico fuera de lo común.
• Mentor: consejero o guía de otra persona.
• Merchandising: objetos o artículos de promoción pero también publicidad y comunicaciones en punto de venta
• Monitoring: vigilar, controlar, revisar, verificar, inspeccionar. 
• Multisede: organización de eventos repartidos en “múltiples sedes”  conectadas entre sí mediante tecnología; bien interconectadas esas ubicaciones remotas para así interactuar durante todo el evento en directo.
• Multitasking: capacidad (sobre)humana de llevar a cabo muy distintas actividades de forma prácticamente simultánea

N

• Naming: técnicas que se utilizan para nombrar las cosas. Su objetivo es la creación de un nombre de evento, siendo por tanto una parte muy importante del proyecto.
• Networking – estrategia que consiste en ampliar nuestra red de contactos profesionales  mediante reuniones empresariales creando y desarrollando oportunidades de negocio, compartiendo información y buscando clientes potenciales.
• Nicho: segmento de mercado o de negocios. 

Ñ

O

• Off the record: del inglés, confidencial, no divulgable, en confianza, fuera de actas. 
• On demand: del inglés , a pedido, por demanda.
• One-to-one: en Marketing, estrategia que considera que cada cliente es único. También, relación de uno a uno.
• Open Bar: barra libre.
• Optimizar: aprovechar al máximo.
• Outsourcer: del inglés, proveedor externo, que hace provisión de servicios externos.
• Overbooking: anglicismo que se refiere a la sobreventa, venta de más plazas de las disponibles, especialmente en hoteles y medios de transporte, con el objetivo de asegurar el lleno.

P

• Photocall: espacio con fondo publicitario reservado para que los asistentes a un evento se hagan fotos.
• PHP:  lenguaje de programación que opera desde el lado del servidor y nos facilita  indicaciones sobre cómo debe funcionar la web.
• Phygital: physical + digital , fusionar lo del mundo online con el físico.
• Plugin:  extensión de WordPress que  nos descargamos para  agregar funciones especiales a la página web.
• PLV: publicidad en el punto de venta.
• Podio: plataforma sobre la que se coloca una persona para ser bien vista o para ver mejor.
• Podcast: archivo de audio digital.
• PR: responsable de asesorar a marcas en la gestión de la comunicación para establecer relaciones positivas con sus stakeholders: accionistas, clientes, medios de comunicación y otros grupos de interés.

Q

• Q&A -questions and answers: tiempo de preguntas y respuestas.

R

• Rack rate: anglicismo que viene a significar tarifa oficial.
• Recap: repasar y repetir los puntos principales de una explicación o descripción.
• Render: imagen digital que se crea a partir de un modelo o escenario 3D realizado en algún programa de computadora especializado con el objetivo de dar una apariencia realista desde cualquier perspectiva del modelo.
• Rigging: anglicismo que hace referencia al conjunto de puntos de anclaje en el techo cuya función es permitir la correcta colocación de los equipos.
• Rooming List: anglicismo que hace referencia al listado nominativo de las habitaciones de una empresa de alojamiento.

S

• Set up: configuración, organización o disposición.
• Simposio: conferencia o reunión en que se examina y discute determinado tema.
• Site inspection: examinar un lugar personalmente para comprobar los pros y limitaciones de un determinado venue.
• Slide: diapositivas del PowerPoint.
• Sponsor: patrocinador, persona u organización que patrocina, apoya o financia una actividad o proyecto, habitualmente con fines publicitarios. 
• Streaming: transmitir vídeo o audio remotamente a través de Internet en tiempo real sin necesidad de descargar el archivo completo.

T

• Tailor-made: del inglés, hecho a medida.
• Target: segmento de mercado al que se dirige la acción de marketing.
• Team building: anglicismo que viene a significar «motivación de equipos” y que hace referencia a las actividades que buscan formar equipos de alto desempeño y mejorar las relaciones interpersonales dentro de un grupo
• Tech: del inglés: tecnología.
• Theatre Style – diseño de una sala donde las filas de sillas se enfrentan a un escenario
• Timing: momento que se elige para realizar una tarea.
• Toastmaster: maestro de ceremonias.
• Top: de primera línea, de la mayor importancia, del rango más alto, de mayor importancia, de más fama.
• Truss: estructura articulada versátil con diversas finalidades: techos temporales, iluminación, medios audiovisuales, soporte para lonas etc.

U

• U-Shape: disposición en la que el mobiliario se coloca en forma de U frente a un punto focal, como un podio o el área del escenario.
• Update: del inglés actualizar y actualización. 
• URL: Uniform Resource Locator, Localizador de Recursos Uniforme: es la dirección que determina la ubicación de un sitio web en forma de archivo en Internet.
   

V

• Value for money: del inglés, buena relación calidad-precio.
• VAT: siglas inglesas que corresponden a Value Added Tax. ¡IVA!
• Vegano: sujeto que no ingiere alimentos de origen animal.
• Vegetariano: sujeto que no come carne.
• Venue: lugar donde tiene lugar un evento o reunión.
• Viaje de inspección: aquel que realizan los organizadores de eventos con el propósito de inspeccionar el espacio elegido para el evento y asegurarse que cumple con todos los requisitos.
• Video on demand: del inglés, video a pedido, es decir, servicio que permite a un abonado visualizar inmediatamente películas y otros programas de entretenimiento en un aparato de televisión. 
• Videowall: panel de monitores, pantallas de vídeo o televisiones, formando una pantalla grande, en el que se pueden visualizar una o dos imágenes simultáneamente.
• VIP: siglas inglesas que corresponden a Very Important Person. Persona muy importante, personalidad.

W

• Waitlist: lista de personas que esperan su admisión a un evento.
• Webinar: curso, conferencia o seminario en formato vídeo impartido a través de Internet que permite la interacción entre usuarios asistentes al mismo.
• Webmaster: del inglés, persona responsable de mantener un sitio en Internet y de actualizar algunas o todas sus páginas.
• Workshop: taller, lugar donde se realiza un tipo de trabajo  manual o intelectual.
• WIFI : conexión inalámbrica a Internet (en inglés, wireless fidelity).
• Wow factor: anglicismo que viene a significar factor sorpresa.

X

• Xerografiar:  reproducir textos o imágenes por medio de la xerografía, un sistema de reproducción que, por medios fotoeléctricos, permite obtener en seco y sin contacto copias de un texto, una imagen, etc.

Y

• Youtubers: nombre en inglés con el que se llama a las personas que graban y suben videos al portal de YouTube, la plataforma de internet más famosa del mundo para generar y producir contenido. 

Z

• Zoom: programa de videollamadas y reuniones virtuales o también objetivo de distancia focal variable, que mantiene enfocada la imagen al variar la distancia focal. Efecto de acercamiento o alejamiento de la imagen obtenido mediante este objetivo.

ATTENTIVE Comunicación y Eventos

<<Los diccionarios son como los relojes: el peor es mejor que ninguno, pero del mejor uno no puede esperar que sea del todo preciso>> ( Dr. Samuel Johnson)

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Utilizar frases célebres está à la mode. Los ponentes en eventos utilizan esas ya perdurables citas para motivar a la audiencia, comunicar con más ahínco, llamar la atención y complementar sus ideas, enriqueciendo de paso sus aportaciones. Desde Attentive la verdad es que nos declaramos fanes incondicionales de citas célebres (siempre cierran nuestros posts) porque realmente son efectivas y te hacen parecer un poco más listo.  Obviamente, si lo ha dicho Henry Ford , Mark Zuckerberg o Steve Jobs, pues algo de razón van a tener.

Ahí van, según nuestro humilde criterio, una selección de las más manoseadas, en concreto 13+1:

1. “La manera de empezar es dejar de hablar y empezar a hacer.”– Walt Disney
2. “Un hombre con una nueva idea es un loco hasta que ésta triunfa.”– Mark Twain.
3. “El éxito consiste en obtener lo que se desea. La felicidad, en disfrutar lo que se obtiene.”– Henry Ford
4. “Me interesa el futuro porque es el sitio donde voy a pasar el resto de mi vida.”– Woody Allen.
5. “Elige un trabajo que te guste y no tendrás que trabajar ni un día de tu vida.”– Confucio
6. “He fallado una y otra vez en mi vida. Esa es la razón principal de mi éxito.”– Michael Jordan
7. “El mayor riesgo es no asumir ningún riesgo… En un mundo que cambia realmente rápido, la única estrategia en la que el fracaso está garantizado es no asumir riesgos.”– Mark Zuckerberg
8. “No es la especie más fuerte la que sobrevive, ni la más inteligente, sino la más receptiva al cambio.”– Charles Darwin
9. “El éxito consiste en ir de fracaso en fracaso sin perder el entusiasmo.”– Winston Churchill
10. “Vale más hacer la cosa más insignificante del mundo, que estar media hora sin hacer nada.”– Goethe.
11. “Las personas no son recordadas por el número de veces que fracasan, sino por el número de veces que tienen éxito.”– Thomas Alva Edison.
12. “Donde hay una empresa de éxito, alguien tomó alguna vez una decisión valiente.”– Peter Drucker.
13. “Nunca andes por el camino trazado, pues te conducirá únicamente hacia donde los otros fueron.”– Graham Bell.
14. “Si vives cada día de tu vida como si fuera el último, algún día realmente tendrás razón.”– Steve Jobs.

¿Cuál es tu cita motivadora favorita? ¡Qué tengas un buen día!

ATTENTIVE Comunicación y Eventos

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Grave error sería considerar que tras el servicio de elección y aprobación del venue –ardua actividad per se– es momento de confiarse y delegar.  A veces, los organizadores nos centramos tanto en otros aspectos primordiales del proceso de organización considerados de  importancia 10 sobre 10, que se obvian algunos básicos. Entre esos básicos, se encuentran determinados aspectos de la gestión del venue y esa información que los Responsables de Espacios necesitan saber de ti y que tú, como verdadero profesional organizador de eventos, no deberás pasar por alto. Aquí os dejamos 9 ATTENtips:

1. Objetivo del evento. Aunque creas que es obvio, la experiencia nos dice que no lo es tanto. Informa con todo lujo de detalles el por qué y la naturaleza del evento; el personal del venue podrá así responder y reaccionar eficientemente ante cualquier necesidad especial que pudiera surgir basándose en su experiencia.
2. Información básica. Es momento  de trabajar eficientemente juntos, así que provee de agenda a todos los responsables del venue y asegúrate que todo el personal involucrado tiene constancia del timing. Entiende que  los asistentes no difereciarán entre personal de la agencia y personal del espacio y sus respectivas competencias.
3. Plazos. Infórmate y cumple plazos para reportar aspectos como el número total de asistentes y efectuar pagos según exigencias. Los responsables deben establecer deadlines razonables para definir con acierto desde las necesidades de comida y bebida hasta la seguridad y personal externo involucrado.
4. Modificaciones del espacio. Planifica con antelación la señalización y su ubicación, la decoración, los accesos, la inclusión de logos de sponsor, etc. Por razones de seguridad o imagen, no siempre está todo permitido.
5. Contactos. En caso de emergencia y Murphy, determinar y proveer con antelación a todos los involucrados la lista de responsables con sus teléfonos directos. Siempre recomendamos un contacto único que se encargue de reportar a otros responsables según la emergencia, que podrían además estar trabajando por turnos.
6. Presentación de colaboradores. Como sabéis, son muchos los proveedores involucrados en eventos. Es importante reunir a todos previamente, nunca saltarse el briefing, hacer las presentaciones iniciales, definir la responsabilidad de cada uno y trasmitir las reglas del centro.
7. Comida. No sólo prima la calidad, cantidad e ítems.  Cada vez es más común encontrarnos con altos porcentajes de alergias e intolerancias. Asegúrate que todos los involucrados están informados de qué incluye cada plato, con especial cuidado en el servicio formato cóctel.
8. Día D. Horas previas al evento, los nervios suelen estar a flor de piel. Jamás será esto una excusa para no comprobar con los responsables del espacio el bien trabajado check list, solucionando con antelación todo aquel contratiempo que pueda surgir.
9. Actitud. Si quieres que todo fluya, mantén una buena actitud, sonríe, sé profesional. Es contagioso, disminuye el estrés, los responsables del espacio trabajaran más felices, los asistentes lo notarán y consecuentemente disfrutarás de un evento exitoso.

Se dice, se comenta, que para los organizadores no hay evento 10; siempre ocurre ese pequeño contratiempo que hubieras mejorado. Si hay algo cierto es que una actitud profesional y positiva con el personal del venue disminuye las posibilidades de que algo vaya mal. ¡Una de las mejores sensaciones post evento es comprobar que los responsables del espacio también quieran verte de nuevo en sus instalaciones!

Gestores de espacios, ¿algo que añadir?

“El talento gana partidos, pero el trabajo en equipo y la inteligencia ganan campeonatos.”– Michael Jordan.

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1.Alcanzar al target correcto.

Que el evento no recoja suficiente atención inicial, puede deberse a una incorrecta orientación al público objetivo. En este sentido, es vital identificar inicialmente los grupos de personas que se beneficiarían de asistir a un evento (¡y también los que no!) e implementar así esas acciones de Marketing ad hoc 101% adaptadas a ellos.

2.Uso de Redes Sociales.

¡A por los usuarios cualificados! Ni que decir tiene que una campaña de social media perfectamente ejecutada es ¡todo un must! Identificado el correcto público objetivo, es momento de “hablarles” y crear contenido promocional (no invasivo, por favor) que alcance a miles de potenciales interesados.

3.Incentiva a los Early Birds

¡Claro! Se debe premiar a aquellos que muestran interés y se deseen apuntarse con antelación. Que los interesados se inscriban cuanto antes es el deseo de todo organizador ¡Cuánto facilita el proceso! Animémosles entonces ofreciendo promociones especiales, acceso exclusivo al evento, tratamiento VIP, descuentos en viaje y alojamiento, participación en premios, mejores condiciones, contenido extra o rebaja en el coste de inscripción.

4.Seguimientos personalizados a los potenciales asistentes

Sí, eso que se solía hacer tiempo atrás. No temas a parecer un ser arcaico enviado emails o incluso cartas personalizadas a los asistentes. Escoge aquellos que hayan asistido a otros eventos de formatos similares anteriormente. El Marketing one-to-one nos encanta a todos y nos hace sentir protagonistas y parte importante. Eso sí, ten tacto y no parezcas desesperado. ¡Ah!, y haz estos envíos antes de que los incentivos early bird lleguen a su fin

5.Anima a los Speakers a promocionar el evento

Aprovecha el potencial de los ponentes. Averigua si tienen perfiles en medios sociales y su tipo de followers.  Los ponentes por supuesto estarán encantados de mostrar a sus fieles contactos que están asociados a un gran evento. Una simple publicación o tweet en su perfil podrá llamar la atención de los seguidores, que podrán compartir y hacer que el alcance del evento sea mayor.

«Plans are nothing, planning is everything.» – Dwight D. Eisenhower

Estas humildes tácticas que compartimos con vosotros con el fin de mejorar las inscripciones en eventos no son evidentemente la clave del éxito ni el Santo Grial –hay más factores que determinan el éxito: contenido, lugar, fecha, ponentes, etc.-, pero por supuesto ayudarán a generar un mayor número de inscripciones en eventos. A todos los implicados -empresa, organización, ponentes, asistentes, colaboradores, patrocinadores, proveedores- nos interesa el éxito del evento. ¡Hagamos ruido!

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La entrada Lleno, por favor se publicó primero en Attentive Agencia de Eventos Madrid.

¿Alguna vez habéis indagado en cómo nos preparamos para las reuniones internas? Éstas son indudablemente una oportunidad de establecer relaciones, de debatir e interactuar, así como de compartir nuestras mejores ideas y promover el brainstorming. Resulta vital entonces que las reuniones se lleven a cabo de tal manera que sean productivas. Aunque parezca una obviedad, no lo es tanto, ¿o acaso nadie aquí se ha cuestionado que son tan sólo una pérdida de tiempo en nuestras apretadas agendas?

De inicio, de seguimiento o de control; presenciales, telefónicas o videoconferencias, aquí os mostramos una lista de nuestros mejores consejos para conseguir reuniones internas eficaces:

• No Wifi. ¿Medida controvertida? Admitamos que como asistentes no prestamos suficiente atención mirando Smartphones y tablets. Incluso aunque se trate de trabajo, la distracción está asegurada.
• Convocante con contenido. La persona encargada de dirigir la reunión es responsable de transmitir el contenido de la manera más amena, educativa e interesante posible. Apostar por el storytelling es garantía de aprendizaje; una simple exposición de estadísticas y datos, ya no tanto.
• No a la “reunión”. Cambia la denominación y evita así que los asistentes asocien reunión con procedimiento formal. Quedada o afterwork suena mucho más atrayente…
• El lugar. Apuesta por encuentros fuera de las instalaciones. La elección de cualquier otro entorno diferente al habitual supone la creación automática de ambientes más distendidos y que consecuentemente contribuye a despertar la creatividad e implicación.
• Momento previo. Permite que haya unos minutos sin tensiones, previos a la reunión, sin complicaciones, ya sea tomando un café o disfrutando de unas buenas vistas, teniendo los mismos asistentes una excusa para romper el hielo de manera natural antes de sentarse.
• Convocante, ¿con autoridad? Sí, autoridad con un toque de formalismo informal. Enviar acta con antelación, seguir sus pasos, moderar imparcialmente o cumplir con el timing son algunos de los pasos que no debemos pasar por alto.
• Y ahora, ¡todos juntos! Todos los asistentes deberán contribuir activamente a crear un resumen de los temas tratados: lo que se ha hablado y lo que se ha acordado.

He aquí un ejemplo de una desastrosa conference call que ha resultado ser todo un éxito de visitas en YouTube, ¿(será porque hay tantos viewers que se sienten identificados?) :

Y lo que es peor, la secuela, porque la historia se repite…

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La entrada También cuentan ellas, las reuniones internas se publicó primero en Attentive Agencia de Eventos Madrid.

Por un lado, parece obvio afirmar que la clave del éxito es la consecución del objetivo por el cual han sido concertadas. Y sí, lo es, pero merece la pena recordar lo evidente para que nosotros, los event planners,  propongamos ideas rompedoras y pequeños detalles sin alejarnos de las metas perseguidas y de la creación de valor. Aunque no sólo nosotros debemos entonar el mea culpa: en el lado opuesto, algunos CEOs, ejecutivos y responsables de Marketing se niegan a hacer cambios en los formatos preestablecidos que según su percepción siempre han funcionado, son seguros y eficaces.

La entrada Reuniones productivas ¡ya! se publicó primero en Attentive Agencia de Eventos Madrid.

Un nuevo año ya está aquí, así que queremos simplemente recordarte el top-8 tips  que como agencia de eventos creemos que deberás tener en cuenta si quieres  optimizar recursos en el diseño, planificación,  organización, producción y análisis de experiencias en reuniones y eventos.

1. Technology. Las implementaciones tecnológicas seguirán jugando un papel protagonista. Las previsiones de algunos expertos hablan ya incluso de cuotas históricas en lo que a utilización de nuevas tecnologías en reuniones y eventos se refiere. Atención especial a la tecnología móvil: cambia a un ritmo demasiado rápido en comparación con la capacidad de adaptación que el sector MICE está mostrando.
2. Social Media. Las redes sociales seguirán ganando importancia en la estrategia de eventos. Decántate por  aquellas que tu público objetivo utilice más frecuentemente y facilita e incentiva la ansiada viralización de los contenidos. ¡6 de cada 10 españoles tienen RRSS!
3. Millennials. Acuérdate de la nueva generación presente en tus eventos. ¡Tienen (tenemos) necesidades muy diferentes! Puedes recordarlo haciendo click aquí.
4. Tradeshows. Las ferias siguen repuntando y los expertos afirman que la tendencia sigue al alza. Eso sí, este formato necesita de la implementación de “toques” e ideas frescas (¡añadir valor!)   tales como nuevas tecnologías, incentivos/premios a asistentes o gamificación, etc.
5. Travelers. Los viajeros están conectados continuamente en todas las etapas del viaje (búsqueda, compra, comparación…), y lo hacen cada vez más desde dispositivos móviles. Dales el contenido para facilitarles la toma de decisiones (¡y que éste esté adaptado a soporte Smartphone!) y, consecuentemente, seáis los elegidos.
6. Speakers. Está claro que estamos saturados de información y el saber empieza a ocupar lugar para algunos. Es por tanto esencial “recortar” tiempos de ponencias, incluir más imágenes y vídeos en la presentación, fomentar la interactuación y, por qué no, lanzar frases de 140 caracteres susceptibles de tuiteo inmediato.
7. Big data. Un gran incremento se prevé en  estas técnicas para conseguir datos de asistentes. Se permitirá así segmentar y adaptar las acciones al gusto del target o facilitar la medición  del ROI. Recuerda que el  Big Data nace de la exigencia de dar respuesta a necesidades del mercado actual, ya que cada uno de nosotros queremos ser tratados de manera totalmente personalizada. Puedes ampliar información haciendo click aquí.
8. Cutting. Los plazos de reserva de viajes y hoteles, así  como el tiempo de viaje en sí tienden  a ser más cortos de lo habitual. Intenta planificar con mayor antelación para garantizar disponibilidad, comparar ofertas  y tener mayor margen de negociación.

¡Seguro que hay más!  Os seguiremos informando.

“La inteligencia es la habilidad de adaptarse a los cambios.” – Stephen Hawking

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Los eventos están generalmente asociados al ocio o la diversión, esa es la visión de los asistentes y lo que les motiva en  mayor medida a asistir y participar. Luego estamos los organizadores y/o responsables de eventos; para nosotros éstos están enfocados a comunicar en vivo y a la consecución de unos determinados objetivos (entre los que realmente no puede faltar la diversión: cuando nos divertimos aprendemos más y mejor). En este sentido, es necesario buscar el equilibrio de todas esas fuerzas.

Es muy habitual encontrarnos con asistentes cuya actitud inicial es bastante pasiva. Al final del día, en realidad, lo que todos queremos oír es “¡ha sido una gran experiencia!”, “he conocido gente maravillosa”, “me ha aportado nuevos conocimientos”, “¿Cuándo es la próxima edición”?, etc. ¡Pues a trabajar!

5 Tips (hay miles más) para lograr eso que llaman engagement*:

1. Diseño de campañas pre evento originales, que generen expectativas y ganas, presentando los contenidos relevantes que se impartirán.
2. Utilización de Social Media, el complemento que no puede faltar para comunicar en todas las fases del evento: pre, post y durante.
3. Crear ambientes agradables; un entorno cómodo, luminoso, aromatizado hará que asistir y participar sea un placer.
4. Conectar y “presentar” a los potenciales asistentes ya durante la fase pre evento para romper el hielo y no se sientan intimidados entre las masas.
5. Diseñar conferencias que incluyan sorpresas, más storytelling, pausas y oportunidad posterior de networking, así como turnos de preguntas.

Quizá en este punto merezca la pena recordar este post de cómo  una reunión no consiste simplemente en desbloquear tu teléfono y llamar para reservar sala en el primer hotel que Google muestra más cercano a tu sede.

Para terminar, resaltar la idea de que sí, que Eventar**  consiste en diseñar experiencias en la que todos los asistentes se involucren e interactúen, y ese engage* debe ser promovido por el organizador, “a escondidas”, para que fluya de manera natural.

*Involucración, compromiso, conexión y participación del asistente en un evento.

«Dime y lo olvido, enséñame y lo recuerdo, involúcrame y lo aprendo.» -Benjamin Franklin

ATTENTIVE – Comunicación y Eventos

La entrada Engagement o cómo hacer que tus asistentes no sean parte del mobiliario se publicó primero en Attentive Agencia de Eventos Madrid.