Grave error sería considerar que tras el servicio de elección y aprobación del venue –ardua actividad per se– es momento de confiarse y delegar.  A veces, los organizadores nos centramos tanto en otros aspectos primordiales del proceso de organización considerados de  importancia 10 sobre 10, que se obvian algunos básicos. Entre esos básicos, se encuentran determinados aspectos de la gestión del venue y esa información que los Responsables de Espacios necesitan saber de ti y que tú, como verdadero profesional organizador de eventos, no deberás pasar por alto. Aquí os dejamos 9 ATTENtips:

1. Objetivo del evento. Aunque creas que es obvio, la experiencia nos dice que no lo es tanto. Informa con todo lujo de detalles el por qué y la naturaleza del evento; el personal del venue podrá así responder y reaccionar eficientemente ante cualquier necesidad especial que pudiera surgir basándose en su experiencia.
2. Información básica. Es momento  de trabajar eficientemente juntos, así que provee de agenda a todos los responsables del venue y asegúrate que todo el personal involucrado tiene constancia del timing. Entiende que  los asistentes no difereciarán entre personal de la agencia y personal del espacio y sus respectivas competencias.
3. Plazos. Infórmate y cumple plazos para reportar aspectos como el número total de asistentes y efectuar pagos según exigencias. Los responsables deben establecer deadlines razonables para definir con acierto desde las necesidades de comida y bebida hasta la seguridad y personal externo involucrado.
4. Modificaciones del espacio. Planifica con antelación la señalización y su ubicación, la decoración, los accesos, la inclusión de logos de sponsor, etc. Por razones de seguridad o imagen, no siempre está todo permitido.
5. Contactos. En caso de emergencia y Murphy, determinar y proveer con antelación a todos los involucrados la lista de responsables con sus teléfonos directos. Siempre recomendamos un contacto único que se encargue de reportar a otros responsables según la emergencia, que podrían además estar trabajando por turnos.
6. Presentación de colaboradores. Como sabéis, son muchos los proveedores involucrados en eventos. Es importante reunir a todos previamente, nunca saltarse el briefing, hacer las presentaciones iniciales, definir la responsabilidad de cada uno y trasmitir las reglas del centro.
7. Comida. No sólo prima la calidad, cantidad e ítems.  Cada vez es más común encontrarnos con altos porcentajes de alergias e intolerancias. Asegúrate que todos los involucrados están informados de qué incluye cada plato, con especial cuidado en el servicio formato cóctel.
8. Día D. Horas previas al evento, los nervios suelen estar a flor de piel. Jamás será esto una excusa para no comprobar con los responsables del espacio el bien trabajado check list, solucionando con antelación todo aquel contratiempo que pueda surgir.
9. Actitud. Si quieres que todo fluya, mantén una buena actitud, sonríe, sé profesional. Es contagioso, disminuye el estrés, los responsables del espacio trabajaran más felices, los asistentes lo notarán y consecuentemente disfrutarás de un evento exitoso.

Se dice, se comenta, que para los organizadores no hay evento 10; siempre ocurre ese pequeño contratiempo que hubieras mejorado. Si hay algo cierto es que una actitud profesional y positiva con el personal del venue disminuye las posibilidades de que algo vaya mal. ¡Una de las mejores sensaciones post evento es comprobar que los responsables del espacio también quieran verte de nuevo en sus instalaciones!

Gestores de espacios, ¿algo que añadir?

“El talento gana partidos, pero el trabajo en equipo y la inteligencia ganan campeonatos.”– Michael Jordan.

ATTENTIVE Comunicación y Eventos

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